下午14:00，沙龙活动正式开始，非常有缘份的是，大家几乎都是来自于同一个行业：通信业，呵呵，有做市场策划，有做UI设计，有Palm的发烧友，有做增值服务，真的很开心。

特别值得一提的是，还有两位大学生参加，都是西安交大的，他们不约而同的选择了笔纸作为GTD工具，都非常的棒。

这里大家在听关于纸质工具的使用：

愉快交流中

GTD游戏中

这里和大家分享我们这次沙龙活动的部分成果：

讨论：为什么一定要写下来？

1. 提醒我们下一个行动是什么，避免陷入时间黑洞
2. 口说无凭，立字为据
3. 释放压力，清空大脑
4. 规划和管理功能，可以找到有联系的任务合并完成，提高效率，比如情境
5. 归纳和总结，像思维导图那样
6. 写下来之后可以便于做选择和权衡
7. 可以让别人看到你在做什么，或者做过什么
8. 方便回顾

在工作当中，考察如何给一个员工适当的工作任务，需要考虑

1. 他的能力是否胜任
2. 工作方法是否正确
3. 执行意愿是否强烈，这一点非常重要

通过统计发现，大部分人喜欢用数码工具完成GTD，比如outlook和palm等手机终端，学生则更愿意使用笔纸，因为简单方便，并且便于携带书写

同时，根据个人的经验，当工作环境和节奏发生变化的时候，必须要调整自己的时间管理体系。

对于日报表，周报表，月报表，年计划来说，公司要求的，我们一定不会去完成，自己要求的，我们一定会去完成～

。。。。。。。。

最后我们打算将这个沙龙活动定期的举办下去，可以换不同的主持人，可以换不同的形式，我们下次准备去户外噢，hehe ~~

目前尝试通过豆瓣小组作为西安线下沙龙的交流平台，不过还没有申请下来，呵呵。。。。一旦申请下来会在这里通知大家，也会在我的twitter上通知 ,敬请关注

GTDLife线下沙龙正式开始，欢迎参加，我们相信：沟通和交流是成长得捷径

邀请所有对GTD和个人成长感兴趣得朋友。

【活动时间】2010年03月13日(星期六)14:00-18:00（暂定，以03月12日得最终确定通知为准）

【活动目的】互相结识，主题交流，为今后GTDLife得线下沙龙献计献策

【活动主题】我的GTD流程，以及GTD中遇到得问题

【聚会宗旨】沟通和交流是成长得捷径

【活动地点】西安市北大街美杰咖啡馆（北大街西华门新华文轩旁边，北大街西华门钱柜KTV斜对面）

【活动费用】AA制

【活动主持】邹鑫

【活动人数】10人左右

【联系方式】有时间愿意参加此次活动得朋友Email到zouxin2000*163.c o m告诉我您得联系方式和电话，方便我确定最终得时间和人数，谢谢

让我们一起成长

上一篇中和大家分享了不能集中注意力得三个原因，以及解决得方法，它们是：

1. 对任务产生抵触－找到工作得理由，调整好自己得心态
2. 周围干扰源太多－搞清楚自己得职责范围，对职责外得便利贴说NO！
3. 时间过于宽裕－你需要一个合适得时间底线

今天，让我们继续这个话题，这是“不能集中注意力怎么办”得最后一篇，但是关于它得交流远远没有结束，Twitter上Follow我，或者去交流圈，都是深入这个话题得选择。

不合时宜得头脑风暴

不合时宜得头脑风暴在学生时代被那个花白头发得老头称作“开小差”，他当时总是在不厌其烦得告诉我们：“上课时间不要开小差！”工作之后似乎是没有人再去管我是否专心致志得学习或者工作，但是缺少了当头棒喝得老师之后，似乎“开小差”得问题愈演愈烈，想要解决？我们只能：

1. 找到解决“开小差”得方法
2. 重新找到“当头棒喝”得导师

“开小差”在现在被认为是头脑风暴，开会时甚至有专门的时间被用来做头脑风暴，因此它绝对不是一件坏事，但是如果是“不合时宜”的“头脑风暴”，就是一件坏事了，比如说你写报告的时候脑子里在构思着博客改版的事情，比如说你开会的时候，满脑子都是如何打发掉周末的事情。

这些将会显而易见的影响到你的效率。

和大家分享一个解决“开小差”的方法：那就是GTD特别强调的“写下来”这三个字！

即使是像我这样大脑思维四平八稳的人，也难免会开小差，如果你能做到做任何事不开小差，那么恭喜你，你真的是天赋异禀。

举个例子，我正在做宣传方案的时候，突然灵光一闪，想到怎么走出《仙剑》的迷宫了，那么这个时候，立即将“写下这个灵感”当作一个“两分钟任务”，记录在随身携带的本子上，OK。记录完之后，将这个“灵感”清理掉，继续专注在编写宣传方案上，这时，很不幸的是又一个灵光一闪，家里饭厅光秃秃的墙上应该做一个照片墙！这个时候怎么办？如果你不立即处理，这个照片墙的想法就会像桌上的癞蛤蟆一样，在那边干扰你，立即去淘宝上选购照片墙吗？立即去设计7寸，10寸相框的摆放位置，颜色，质地吗？NO，你应该做的是立即写下来，当作一个“两分钟任务”，记录在随身携带的本子上。

我就是靠这样的方法抵御着一波又一波不合时宜头脑风暴的侵袭。

但是大家可以思考下，如果反过来说，我们在玩游戏的时候，突然灵光一闪，想到一个非常棒的新产品宣传口号，继续深入下去有可能挖掘出一整套的宣传方案，这时候，我们应该“写下来”呢？还是放弃手头不重要的事情，去进行“头脑风暴”呢？欢迎在交流圈讨论。

下一个问题，如何重新找到“当头棒喝”的老师，让我们先充分交流之后，再做分享吧，呵呵～

妥善解决两分钟任务

Ok，上面提到了，有想法干扰我们集中注意力的时候，就把它们当作一个“两分钟任务”写下来，但是对于一个思维比较活跃的人来说，“两分钟任务”是不是有点过于频繁了呢？有点像“广告中间插播电视剧”的感觉，呵呵～

关于这一点，GTD的创造者DavidAllen也没有明确的提到，他只说：“两分钟任务是非常神奇的，并且是应该立即去做的！”但是，他没有提到，如果有过多连续的两分钟任务该怎么办？

“两分钟任务”不能滥用，滥用就成了借口，甚至有人会利用2分钟＋2分钟＋2分钟这样的Bug去逃避自己的责任。

举个例子：我正在写博客，突然，想去倒杯水，2分钟任务嘛，刚坐到椅子上，又想去洗个水果吃，2分钟任务嘛，立即去做，苹果刚吃到嘴里，给XXX打个电话吧，2分钟任务嘛，立即去做，电话刚放下，发现桌子很脏，先擦擦桌子吧，2分钟任务嘛，立即去做。就这样2分钟＋2分钟＋2分钟＋2分钟＝8分钟，这不是“2分钟原则”而是“降低效率的8分钟”，究其原因，还是因为我对写博客发生了抵触，这时候我应该及时的扪心自问，问题出在哪里，当发现问题出在不知道写什么主题时，我应该将写博客这个任务细化，分为“寻找什么主题”，“阐述什么观点”，“需要哪些论据”，“在纸上写出提纲”等等，这样会提高我的行动力，也会减少无谓的“2分钟任务”。所以，我认为很有必要在2分钟原则后面加上一个原则：如果连续产生3个两分钟任务，就需要考虑自己是否是在逃避，并且立即重新规划，找出解决方法。

从容面对临时突发事件

关于临时突发事件，我以前已经有了比较系统的经验分享了，大家可以看这里。

没有人可以保证自己不被临时突发事件所打扰，被打扰之后最重要的两件事情是：

1. 保存现在工作和思考（肯定会有损失）的进度。
2. 及时调整自己的情绪（临时突发事件很能够干扰我们的情绪）

如果能从容的面对临时突发事件，就证明你对工作任务的平衡能力和掌控力，都已经到了游刃有余的地步。

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高效率的前提是集中注意力，我们如果能成功集中注意力20分钟，会比坐在那里神游3个小时的效率还要高，很多人抱怨自己的工作太忙，任务太多，但是是否是因为我们的注意力不够集中呢？效率不够高呢？

集中注意力，提高效率，就是提高我们的生活、工作质量，就是对自己的释放，希望GTDLife.cn的这个系列可以帮大家更好的集中注意力。

《不能集中注意力怎么办?》这个系列到这里就告一段落，更多的讨论可以在交流圈和Twitter上进行。

ps：点击每篇文章下的Bshare，可以将文章分享到Google Buzz噢，呵呵

这是来自于读者“扯WEB”得投稿，虽然他更多关注得是web和技术，但是他对任务清单得领悟还是相当深刻得，值得分享：

虽然创建和使用任务清单是相当简单的，但是仍然需要讲究一些技巧和诀窍以提高办事效率的。下面我将与大家分享多年来我管理日程安排和任务时总结出来的一些诀窍：

1.选择合适的媒介
你需要选择一个方便你随时查阅记录工作清单的地方。对于大多数人来说，可能是桌上的一个小记事本，但也可以是你电脑、手机中的一款小软件应用。只要确保你能够随时轻松地在你的清单上添加、删除和编辑条目就行。

2. 保持任务列表整日可见
有必要让你任务清单整日出现在你的眼前。这样会加强紧迫感，一旦自己开始懈怠了，看到它就会不断督促自己赶紧工作。

3. 从任务列表开始你的每一天
养成在每一天早上开始坐下办公桌时就着手写任务清单的习惯。这是安排计划的最佳时间，因为你的脑子是新鲜、精神饱满，也是你最能清晰抓住当天必须要完成的所有重要事情。

4. 只列出当天的任务
不要试图把整个星期或者就算提前几天的安排都列出来。你应该只记录在当天必须完成的任务， 因为你无法知道白天一天下来会发生什么事情，因此一天后的事情它们的优先次序可能会发生变化。

5. 把重要的任务置顶
始终把最重要的任务放在最前面，也就是说重要的事情先来。有必要要顺序来完成任务， 否则将重要的事情置顶也是没有用的。

6. 留出一块单独的地方来记录想法和注释
白天里非常有可能会有一些新的想法和任务冒出来。切勿将这些东西与你已经列出的任务清单混在一起， 否则，你将会搞乱。你应该专门弄一块区域来记录这些想法和其他注释，以作为你明天工作安排的参考。

7. 列出你不该做的事情
出了列出你需要做的事情之外，你也可以列出你不应该做的事情。例如，如果因为你每隔十分钟就检查一次电子邮件或者一整套都登陆在Twitter上而造成效率不高，你可以在你的任务清单上列这样的条目，“每天检查邮件两次”和“只在下午六点以后打开新浪微博”。如果你有设法遵照列表去做，那么一天结束后，你就不会做这些不该做的事情了。

8. 列出的任务数量应该符合实际
即使早上自我感觉良好，不要试图将脑袋里所有想做的事情都加到任务清单中。任务的数量、事情不能过多而应符合实际，并尽量在一天结束时能将所有的条目都完成。列出的任务太多可能会让你感到气馁，完不成又让你沮丧。

9. 完成一个任务后稍作休息(不要在任务中间休息)
适当的休息是提高工作效率不可或缺的，只要确保你是在任务与任务之间休息的，而不是在执行一个任务的半中间停下来去休息就行。换句话说，完成手头的任务再去休息。如果你在做某一件事情的时候停下来去休息，会让你无法做到集中注意力，完成该任务的时间很可能就会拖延了。记住，休息之前完成你已经开始做的事情。

10.如果你无法完成一个任务，将它列入明天的列表
碰到一两个任务无法完成是正常的。你也无法精确地预计每件事都需要多长的时间来完成。最重要的是不要将这些事情给忘记了。你应该将今天无法完成的一些任务放到明天任务列表的前面。

上一篇中和大家分享了不能集中注意力得三个原因以及解决它们得方法，它们分别是：

1. 身体有些疲劳－通过锻炼健身去打败亚健康
2. 思考陷入僵局－通过站起来思考，切换环境得方法来获得新得思路
3. 失去了下一步行动－坚持进行项目得分解和找到下一步行动

（大家或许注意到了，我在每篇网志下面加了一个分享功能，通过它可以把感兴趣得东西分享到开心网，人人网，豆瓣，白社会，QQ，新浪，等等，非常得方便）

今天，让我们继续

对任务产生抵触

我们每天面对的任务大多数是我们不愿意去做的，这一点应该很容易和大家取得共识，比如说：

• 你是一个财务人员，但是老板让你跑腿，或者你是一个销售人员，但是老板让你营销预算
• 每天上班都极其不情愿，觉得在为老板做牛做马，而任务，就是老板的皮鞭
• 很多任务都是简单而且重复的，比如说每月的计划、报表、策划、总结，等等，早已失去激情
• 等等

因为我们很容易给自己一个思维定势：我只做份内的工作，或者我压根就不喜欢任何的任务。

在这样的前提下，我们有可能长时间的集中自己的注意力吗？我解决这个问题的办法是：

你可能不喜欢你的工作，但是你必须找到工作的理由！

比如说，我工作是因为我要通过工作为家人和自己创造更加美好的生活，那么我每天的任务就是在为自己的目标前进，即使是遇到自己不喜欢的任务，但是我知道：

• 任务是躲不掉的，我们应该有责任感，既想轻松工作又想获得丰厚回报是不可能的，第一点就是要摆正心态
• 我完成这项任务就是在完成创造更美好生活的目标
• 我必须集中精力在最短的时间内高效的完成，这样我才可以有更多的时间去和家人、朋友相聚
• 要我爱上自己不喜欢的任务几乎是不可能的，但是只要能找到完成任务的理由，就可以帮助我们集中注意力。

找到自己为什么而工作，然后摆正自己的心态，就可以帮助你集中注意力。

周围干扰源太多

我的工作环境是充满干扰的：

• 周围每个人的工作是聊天而不是做事（我在国企工作）
• 对面就是饭堂，基本午餐前后1个小时内风机会不停的发出噪音
• 几乎所有的计划都无法按照计划完成，每个人都在竭尽所能的拖延
• 你越表现的有能力，任务就会越多的压在你身上，而待遇并没有任何提高

在这里我并不想提包括QQ，MSN，Email在内的这些干扰，这些都是我们可以避免的（下定决心工作时关闭它们！）

有人说我可以通过毅力，和自己内心的力量去与那些干扰对抗，这样做没有错，但是，不足够平衡。（时间管理的核心是平衡）举个例子：

别人都在聊天的时候，你通过自己的毅力，让自己坚持在那里看书、学习、甚至为了提高心灵力量而从内心去鄙视对方（非常正常的心理补偿），这样的话会造成什么后果？

被孤立！不合群！渐行渐远！

根据我的经验，我发现，（10+2）×5的方法应对这种情况很有效果。

我不一定限定自己10分钟，我感觉到自己不能够集中精力了，就开始休息，和周围的人聊聊天，喝喝水，最多不超过5分钟，就继续集中精力工作，就这样重复。

这样可以很好的平衡工作和人际，另外一个方法，就是猴子法则了。

别人看到你效率比较高，想要把你当作“便利贴先生”，这时候一定要分清楚自己的职责范围，对别人的便利贴说NO！

时间过于宽裕

每一个任务都需要设置一个底线（deadline），这毋庸置疑，但是设置时间底线也是一门学问，谨慎的人一般会设置的比较宽裕，比较急躁的人会设置的比较紧张，没有概念的人会很少设置时间底线，如果时间设置的比较宽裕，就相当于鼓励自己拖延，因为我观察到一个非常有趣的现象：我们不到时间底线是不会完成任务的。同样一个任务，你设置3天后完成，那么你可能在2天半后完成，你设置1天后，你可能第二天就能完成。那么如何能训练自己设置合适的时间底线呢？呵呵，这不是我们现在要讨论的问题，但是有一点经验和大家分享下，对项目分解的越细致，时间底线设置的越精确。
关于如何集中注意力，大家还可以在GTDLife交流圈讨论，这是一个关注时间管理，个人成长的邮件组，目前有3000个朋友可以看到你的信息，呵呵～（因为众所周知的原因，大家目前可以通过这个地址访问交流圈http://groups.google.de/group/gtdlife）