GTD Life » + GTD系统赏析 http://www.gtdlife.cn 让我们一起成长 Wed, 28 Jul 2010 08:26:51 +0000 en hourly 1 http://wordpress.org/?v=3.0.1 MAC和IPHONE的GTD应用（四）-我的GTD系统结构 http://www.gtdlife.cn/2009/1368/mac-and-iphone/ http://www.gtdlife.cn/2009/1368/mac-and-iphone/#comments Mon, 07 Sep 2009 00:49:27 +0000 DavidZou http://www.gtdlife.cn/2009/1368/mac-and-iphone/ 这是来自于读者 大狗熊 得投稿，GTD在Mac和iphone上有很多得使用经验，让我们来看看他是如何在Mac系统上实现GTD得～

我的GTD流程图.002

正如这张流程图所示，这一节我想分享一下信息和事项进入inbox后，我是如何应用mac和iphone进行管理的。
在GTD的概念中，事项（Stuff）在inbox里. 先要定义和分类. 我们这里就不谈作为垃圾扔掉的事项和委托别人办的事项了，进入我的inbox的信息，需要自己亲自处理的，我一般是这样分类的。
一、即时处理类。就是GTD里说的符合两分钟原则那一类，这一类事项拿到就马上处理掉了，有时都不用进入INBOX。

二、Todo类。超过两分钟的事项和及情景不符合的事项. 我放入自己的todo清单里。就像上一节提到的，我的todo清单现在用iPhone和mail的备忘录管理，具体分类形式见图。如果有确定时间的事项，而且一般如会谈、交流等需要和别人沟通的事项，我一般放到iCal里，然后同步到iPhone里。

三、复杂一些的事项(需要多个步骤)。我一般记入在todo清单里的“@project”清单里，整理出具体行动步骤，再分别录入todo清单处理。如果是再复杂一些的项目型工作，需要构想各步骤的结构和关系的那种，我会用纸质本子画出脑图，再将具体行动的步骤录入todo清单。如果是持续时间长，且需要团队配合或是要给客户演示交流的项目型事项(比如结婚筹备啊，装修规划啊之类)，那我一般会用mac端的脑图软件Mindnode来画一张脑图。 Mindnode这个软件简单好用，可以画出精美的脑图：毕竟如果要让人理解和接受你的想法，形式非常重要。

四、资料库。很多放在inbox里的文档和已经完成了的工作都需要放到资料库里存档，但感觉GTD的书里对资料库管理讲得不多，可能西方人的思维形式本身就很适合资料管理吧。这方面我也摸索了很久，走了不少弯路，现在的资料库基本还算好用。我的资料库是这样分类的：
A. 项目型工作和已完成的工作，一般体积较大，在本地电脑存档，也会移动硬盘备份（不过移动硬盘永远不保险，本地电脑也是一样）；
B. 网络收集整理的资料，如果是网页，一般用Firefox的书签管理，再装一个Xmark的插件，任何一台电脑用Firefox都可以找回我的网络资料。
C. 平时也有订阅很多RSS，主要用iPhone端的RSS阅读器来看，我是用Google Reader来订阅，觉得好的直接打个星号，然后在MAC里打个标签，以后查起来也很方便。
D. 自己写的文字/报表/方案等，纯文本的一般传到Google文档里，有的也在bearbig.cn的博客里整理，其实后者要实用一些。
E. 自己用纸笔做的脑图、设计稿等，一般我用evernote和iPhoto整理。我在Mac里新建了一个iPhoto的库，取名为Mywork，专门管理我自己的平面图作品、纸质翻拍文档。我一般在每月回顾时，将纸质资料翻拍一下（扫描当然更好），然后简单裁切整理后输入iPhoto，打上标签。近期为防万一，也用evernote管理，然后上传一下，每月40M的免费流量其实足够用了。
F. 当然，再怎么管理得好，实体资料还是有的，那就用书柜管理喽！

五、最后要提的是回顾和清理。这是GTD系统里非常重要的一个概念。其实自己在执行时就发现了，良好的回顾和整理能让我的思维既有条理，又能随时调用以往的经验和资源，在这个方面每天花一点点时间是绝对值得的。我的回顾工作分为日回顾、周回顾和月回顾，一般都在Excel做的晨间日记表里完成。其实也有很多东西是在写博的时候也就整理掉了，比如这篇关于GTD在MAC上应用的文章。

基本上我的GTD系统的框架就是这样，既然是基于MAC系统，里面当然也大量地用到了MAC系统的软件和工具。比较常用的其实就是上面提到的MAIL、iCal、iPhoto和Mindnode。这里不得不说iLife和iWork的确是非常牛的软件，也怪不得苹果一直将这两套软件平台固定在MAC系统上。

我个人觉得我的GTD系统还算是符合了这个系列文章本篇提到的“奥卡姆剃刀”原则吧。目前我的系统维护起来很简单，每天大概需要20分钟左右的时间（包含晨间日记、清理INBOX、清理TODO清单等等），从它给我带来的效率提升程度来看的话，我觉得这个时间投资是完全值得的。

下一节我会具体分享一下MAC端这些软件使用的一些小技巧，希望能和同好们再讨论。你也用MAC吗？你的GTD系统是什么样的？很想和大家多沟通一下，我的博客在这儿，欢迎大家来踩：http://bearbig.cn

9月 4th, 2009 By BearbiG

评论

  • 2009-09-07, 减肥方法 写到: “奥卡姆剃刀”原则是啥玩意.
  • 2009-09-07, andrew 写到: 我平时多用一个东西，就是syncpicity 也可以。用来在不同的电脑直接同步文档。所有的同步过程都是在后台发生的，不用人工干预. 同类的软件有很多，当然drop box, live mesh 也都可以完成同样的工作。都免费
  • 2009-09-08, 起点中文网 写到: 楼主用心良苦，其行为高尚，品德优良，精神是可嘉的，思想是可喜的，赞一下
  • 2009-09-09, BOBO的博客 写到: 楼主用心良苦，其行为高尚，品德优良，精神是可嘉的，思想是可喜的，赞一下 O(∩_∩)O~

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]]> http://www.gtdlife.cn/2009/1368/mac-and-iphone/feed/ 4 使用iGoogle个性化主页进行时间管理 http://www.gtdlife.cn/2008/909/uses-the-igoogle-personalization-main-page-to-carry-on-time-management/ http://www.gtdlife.cn/2008/909/uses-the-igoogle-personalization-main-page-to-carry-on-time-management/#comments Mon, 14 Jul 2008 00:14:39 +0000 DavidZou http://www.gtdlife.cn/2008/909/uses-the-igoogle-personalization-main-page-to-carry-on-time-management/ 有些人使用Google的应用已经非常顺手了，比如Gmail，Google Calendar，Gtalk等等，有没有想过使用iGoogle这个平台把Google App整合起来进行时间管理及日常事务管理呢？

其实iGoogle能做的事情很多很多，就看自己怎么用了，我这里站在使用四象限法进行时间管理的角度，为大家介绍一下如何应用iGoogle，其实很简单，我们对工具的要求就是这么简单。

打开iGoogle主页，除了Google Calendar之外全部删除

Snap1

点击“添加内容”

Snap2

搜索“todo”找到“待办事项”“便纸条”，添加四次“待办事项”

Snap4

Snap5

还可以添加“Gmail”

Snap6

将“四个待办事项”重新命名为“重要而且紧急”“重要但不紧急”“紧急但不重要”“不重要而且不紧急”

Snap7

按照你喜欢的方式布局

Snap8

完成iGoogle的时间管理个性化主页

Snap10

朋友们，你们在工作中是如何应用“四象限法”的?希望您能联系我，或者在交流圈里和大家一起分享，让我们一起成长吧。。

评论

  • 2008-07-14, wantfee 写到: iGoogle不能生成循环任务，还是用PI方便啊。
  • 2008-07-15, skystone 写到: 可以把rememberthemilk的代办事项导入iGoogle界面，管理起来也很方便。另外我把google reader也集成到iGoogle了，不用再另外打开页面看有没有rss更新。 我还没发现Google Calendar有什么好的用处，尤其集成到iGoogle界面后所显示的信息就更少了。
  • 2008-07-15, DavidZou 写到: iGoogle毕竟并不是日程管理系统啊，只是一个个性化主页，之所以介绍在igoogle上进行一些简单的时间管理，是因为很多人已经习惯使用google apps了，呵呵～ 另外，循环事件是不是可以在google calendar里面设置，然后集成到iGoogle上？
  • 2008-07-15, DavidZou 写到: 看来iGoogle真的是很强大呢，不愧是“个性化主页”，Google Calendar的好处应该是方便你往里面添加事件吧？可能并不是用来查看的，我没有仔细研究过，咱们还要再交流啊。 呵呵～～
  • 2008-07-15, wantfee 写到: 那样也可以，但iGoogle只适合做简单的时间管理，复杂点的就不太行了。
  • 2008-07-15, skystone 写到: Google Calendar不够直观，循环设置上不够灵活，说到底，任务管理有一种就够了。
  • 2008-07-15, DavidZou 写到: 赞同，我用的是bonsai，你呢？大家多交流交流
  • 2008-07-15, DavidZou 写到: 是啊，有人已经给‘使用iGoogle做时间管理’ 下了定义，呵呵“懒人的时间管理方案” 主要是体验一下四象限法则，呵呵
  • 2008-07-15, skystone 写到: 前面说过了www.rememberthemilk.com 我也是刚接触GTD，做一些简单的任务管理。 那个网站现在可能要翻墙访问。
  • 2008-07-17, styxfire 写到: 很好。一直想找一个实现四象限法的工具呢。
  • 2008-09-13, 守护你的美丽 写到: 怎么取消这个服务啊,我讨厌这个服务.我在把我的QQ空间添加来后,以后我要用浏览器进入QQ空间的时候,总是要跳到iGoogle个性化网页上来.真烦,现在想取消也不知道怎么弄这个讨厌的东西.
  • 2008-09-17, DavidZou 写到: 好像有google上可以设置吧？这个不太清楚，抱歉
  • 2008-11-21, SAM 写到: 没有添加内容一项...是不是更新了....我没有办法像你说的去做..... SAMs last blog post..本BLOG暂停更新一段时间
  • 2008-11-21, SAM 写到: iGoogle主页，没有Google Calendar SAMs last blog post..本BLOG暂停更新一段时间
  • 2008-11-28, SAM 写到: 有了.找到了..要改英文语言的. SAMs last blog post..本BLOG暂停更新一段时间
  • 2008-11-30, 万博士 写到: 我感觉用OUTLOOK做需要较长时间的需要提醒的备忘事件； 用白纸2次对折后，4块区域来模拟4象限来填充 当前的和突发的事件，比较有效率， 希望和专家一起交流四象限时间管理方法。
  • 2009-05-31, Cms 写到: iGoogle还可以这样用呀,下次去试试
  • 2009-06-21, 利用 iGoogle 與 RTM 規劃自己的目標與工作事項 写到: [...] 參考這一篇：「使用iGoogle個性化主頁進行時間管理」。 真的相當有創意！ [...]
  • 2009-07-23, dfa 写到: 打不到 纸条管理什么的啊
  • 2009-07-23, dfa 写到: 找不到,纸条管理,什么待办事项啊

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]]> http://www.gtdlife.cn/2008/909/uses-the-igoogle-personalization-main-page-to-carry-on-time-management/feed/ 19 GTD系统鉴赏：Russell Crosswy的GTD系统 http://www.gtdlife.cn/2007/542/gtd%e7%b3%bb%e7%bb%9f%e9%89%b4%e8%b5%8f%ef%bc%9arussell-crosswy%e7%9a%84gtd%e7%b3%bb%e7%bb%9f/ http://www.gtdlife.cn/2007/542/gtd%e7%b3%bb%e7%bb%9f%e9%89%b4%e8%b5%8f%ef%bc%9arussell-crosswy%e7%9a%84gtd%e7%b3%bb%e7%bb%9f/#comments Wed, 06 Jun 2007 00:06:41 +0000 DavidZou http://www.gtdlife.cn/2007/542/gtd%e7%b3%bb%e7%bb%9f%e9%89%b4%e8%b5%8f%ef%bc%9arussell-crosswy%e7%9a%84gtd%e7%b3%bb%e7%bb%9f/  

PS：点击看大图，上面都是英文的注释，如果看着不方便的话，just follow me

一：收集

  1. “我”通过email、电话、网络、工作篮获取外界的信息
  2. 获得信息后迅速的把他们记录在数码设备、录音机或者如moleskine等的笔记本上，这是清空大脑的过程
  3. 每天清空moleskine、声音记录、email、工作篮、其他记录设备。

二：GTD处理

  1. 垃圾  ---   直接处理掉
  2. 涉及到数码的，放到DEVONthink pro office，涉及文本的，归类到抽屉里
  3. 项目或者支持事宜可以记录到the Levenger circa系统里
  4. 与人在线协作的项目以及Nextaction、someday/maybe、waittingfor、project、calender items统统记录到Apple imac G5
  5. 根据工作场合的不同由Apple imac G5同步到powerbook G4，iDisk，WinXP，Shirt Pocket Briefcase

老外的系统看起来是比较复杂的，能否按照这套系统养成习惯很成问题，至少我不行，呵呵

他里面提到的：the Levenger circa和Shirt Pocket Briefcase都是一种纸质的记录工具。

评论

  • 2007-06-06, leeron 写到: 我在用FusionDesk，但总觉得不如Thinking Rock,但我这种极挑剔细节和美观的人实在忍受不了那个丑陋，而且极不喜欢安装那个JAVA什么，挺占资源的说。但在WINDOWS操作系统里面出来TR还真是没有严格GTD的软件了，倒是无意间看到这个MAC下的Midnight inbox，真是喜欢的不得了啊！！ZOU要是有兴趣不妨看看，可以在你这里介绍给MAC的用户 地址： http://www.midnightbeep.com/
  • 2007-06-07, DavidZou 写到: ok，多谢leeron的推荐我会去看看的，呵呵～ 其实为什么要那么严格的GTD软件呢？ 只要你觉得适合你就行了～～ ps：MAC下的所有软件我都喜欢，因为我喜欢mac

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来自于davidseah的Printable CEO是一款针对临时任务编制的GTD系统，看起来象是经过精心设计的表格，真的佩服老外的DIY能力(中国的GTDer,加油啊！)。
他自己是用纸张实现的，但是网上也有类似的在线系统。

回到Printable CEO上来，他的表格分为三个部分

  1. 左边的“时间进度表”
  2. “一天的重要任务”在右上方，可以容纳9个任务
  3. 右下方有“备注栏”

对davidseah来说“时间进度表”有两个好处：

  1. 如果计划是现实的，可以对每个任务进行评估并且填入“时间进度表”(把每天分成很多时间片)
  2. “时间进度表”里有时间设置，这样可以跟踪时间和提醒自己不要懒惰。

用法：一天的开始

 

Beginning of the Day

在一天开始的时候写下要做的事情，对每一个任务的持续时间进行估算，然后做一些笔记。

为自己保留一些计划外的时间去完成一些自己的事情。

作者还指出了一些细节：

  1. 使用任务代号指向到时间进度表
  2. 我叠加了两个任务在12点的时候，因为根据经验，在等待服务器备份的时候完全有时间去做另外一件事情。

用法：一天的结束

 

End of the Day

==================================================================================

作者设计的这张表格布局非常的合理，而且可以当作Time Log 使一天的时间安排一目了然。

我个人最喜欢的还是其中“可支配时间段”的设置，相当的人性化。

多余的话不说了，自己下载一张表格实践一下吧。

» Download Standard Color PDF    彩色PDF版
» PCEO-ETP01-Standard.pdf

» Download Standard B&W PDF     黑白PDF版
» PCEO-ETP02-StandardBW.pdf

评论

  • 2007-06-13, rocky 写到: 右上角小格子是干吗用的？还有填的数字啥意思？
  • 2007-06-13, DavidZou 写到: 右上的小格子是以15分钟为一个单位的刻度。 可以记录你做这件事情所耗费的时间
  • 2008-04-15, 白立冬 写到: 看不到图片哦
  • 2009-03-29, ycf1398 写到: 看不到图片

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C/J Says:
5月 23rd, 2007 at 11:28 上午 e

谢谢版主分享。
看了两遍还是有点晕乎乎的，
关于页的格式没问题，
但我关心的是如何在纸张上面记录这些东西，
当一个任务从收集变为执行，难道要从收集页抄写至某日页，同时抄一份到环境页？
如何排列这些页面？
如果能有实例将不胜感激。

先汗一个，一看就是从BBS出来的人物，呵呵～版主版主的。
首先要先承认一下错误，因为编辑器的bug，我今天的blog确实很难让人一目了然，抱歉啊。呵呵～
你提的这个问题非常好！
整个moleskine pocket diary GTD系统分为

  • “当日”(day page)
  • “收集”(inbox page)
  • “环境”(Context Page)
  • “某日”(someday page)
  • “项目”Project Pages

五个部分。

真正的stuff入口只有一个，那就是“收集”，在“收集”之后去“处理(process)”“收集”的材料，而“当日”“环境”“某日”“项目”都是“处理”之后的结果，当然，这个过程是上文提到的，用不同类型的工具去区分的。

笔 = Inbox
Bookdart = @环境分类表 --书签的一种在这里看图
书签 = 项目
带子 = 当日

所以C/J提到的排列问题，他们不会被安排到同一页，同一页的内容按顺序列就行了～必要的时候可以加上time trace。

很多人会说，这样“抄”过来，“抄”过去的不会很麻烦吗？

这里不是简单的“抄”，“抄”其实是“处理(process)”的过程。

举例子来说：

给某客户打电话，当你认为你需要打这个电话的时候，请写入“收集”，

  • 在你有空浏览你的“收集”页清空工作蓝时，你需要确定这是一个todo，还是一个project？还是someday？
  • 如果是todo请写入“当日”页，然后写上客户的联系方式，大致需要沟通的内容，等等（本例应这样处理）。
  • 如果是project，那么请写入“项目”页，重要的是需要把整个的步骤、实施计划、下步工作全部写清楚。
  • 如果是someday，那么直接抄过去好了，反正以后才会考虑这个事情。
  • 至于“环境”，我以前说过(马上发布的blog内容中提到，题目是：GTD词典：Context 情境)，他是另一种排序查找方式，举个例子说明一下，比如说有一个@电话 的情境，你从“当日”或者“项目”里都不能完成这样一件事情：我想知道我需要用"电话"做多少事情，好一次干完。情境可以做到。

如果有什么问题欢迎和我继续交流～多谢C/J对GTD Life的关注

评论

  • 2007-05-24, C/J 写到: 活活～叫版主很方便。 感谢分享例子，我试着做一次就明白了， 环境这个环节有些麻烦，我不想借助纸和本子以外的任何东西， 我用单列一页“＠”的做法， 每次写入to-do以后，再到＠里面注明简短说明和原来记载的页码，暂时没有更好的做法。 纸和笔的感觉很实在，比那些软件都好。 用G-Reader订这个Blog实在太方便了， 顺便BS下那些不支持全文输出的站。
  • 2007-05-24, DavidZou 写到: 是的，呵呵～这次赏析的这套GTD系统就是纯粹用笔纸实现的。 单列一页“@”的做法我也是认同的。 我想纸和笔是暂时没有更好的办法解决情境(context)记录的 数码工具可以轻易实现 呵呵，虽然是全文输出了，但是希望能及时反馈您的想法，咱们共同交流，共同进步啊。 谢谢C/J
  • 2007-09-03, 轰隆隆的云 写到: 关于用MoleSkine实现GTD, 有一点最基本的考虑必须重视: 我们要记录/安排的事件, 该事件发生的场所和时间, 是否有利于使用MoleSkine进行处理; 或者说, MoleSkine进行处理是否比使用便条/曲别针/ListPro/Outlook/OneNote更好? 比如说, 一个办公室文员在电脑处理一半以上的工作, 这一部分如果使用电子化的工具可能更有利于提高效率, 另一部分工作, 可能不在电脑前完成, 当然使用纸质的工具更加便利了. 以上是一点体会, 主要是基于"一臂之间"的原则, 希望同斑竹探讨.
  • 2007-09-17, DavidZou 写到: 说的不错。工具的选择是在长期执行GTD的过程中慢慢成型的～

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