这是来自于GTDer，也是我的好朋友-古道的投稿，在我写《搞定GTD系列》的关于GTD在Outlook中应用的文章之后，我就邀请他也把自己的经验写出来和大家分享，这是古道的系统、古道的思考、古道的经验，同时GTDLife.cn也希望您能将自己的经验提炼出来和大家分享，总结自己，帮助他人，谢谢。（zouxin2000$163.com）

古道视野之Outlook GTD应用教程
第四课 GTD应用流程

在GTD中有最为经典的五个步骤，收集、处理、计划、行动、回顾，本讲从GTD五步骤的角度，整体描述Outlook应用。

第一步：收集

收集步骤，我一般选择两种方式：

第一种是在桌面上创建Outlook便签快捷方式，有了新的想法立刻记录进去，具体实现方式见这篇文章：[Outlook技巧]在桌面建立Outlook的"便签"快捷方式。便签，是需要一天清理一次的！

第二种是直接在任务列表中设置InBox类别，直接添加任务，这种情况大多是想到一个Project但是不用立刻操作的，该列表一周清理一次。

第二步：处理

在处理步骤中，古道的GTD更加强调删除没有必要去做的任务，这一步骤在Outlook中的操作方式是：将所有打算去做的Projects列入“联系人Project文件夹”中，即可获得Project List，前面也已经讲到，可以将这些Projects设置好类别，按照人生规划的几大类别设置，方便管理。之后审视一下这些Projects真的都需要去做吗？真的需要立即去做吗？如果不是，建立一个Future类别，移动进去。

第三步：计划

这时就是计划步骤，如果是复杂的任务建议使用Project软件、思维导图软件来做，如果较为简单，在Project联系人对应的详细信息或便签的大幅空白处写即可。

之后，将可以立即实施的Actions添加为日程表中的“事件”或“任务”，按前几讲设好。同时，建议将Project上述对应位置的文字表示为灰色，意思是已经设置Actions或已完成。

这时您应该从第一项Project开始查起，每个均点选“活动”，如果哪一个Project没有一个活动，那么说明该Project应该被移动到Future类别或删除，因为Project List中的所有Projects都应该是正在进展中的，而没有一个Action说明该Project并为开始！当然，也需要注意，所有Actions是否已经被完成，如果均已完成，那么应该标志在Project已完成，隐藏即可。

第四步：行动

行动中，参考前面所谈到的各种技巧和方法即可。

注意：如果您完成了一项Action，立即设置下一步骤的Actions！！千万记得！因为一旦忽略此点，在您做周回顾之前，这项Project将会是停滞的！

第五步：回顾

回顾工作是非常重要的，虽然这确确实实很难坚持，但是个人认为至少应该做到以下几点：

日回顾：清理Inbox，各个Inbox！回顾一下今天都做了什么，是否有需要增加的Project，做好相关工作，每天大概10分钟即可。

周回顾：逐个查看Projects，是否每个都有可以执行的Actions。同时考虑该Project是否真的有必要立刻去做？

月回顾：我个人习惯使用思维导图，做一下全面的整理，尤其对应季度计划。

季度回顾：这个是个人习惯，并非GTD提到，因为我觉得三个月是一个非常好的时间段，做好计划和整理工作，对应全年规划做好安排！

年回顾：做好总结和计划等。

至此，古道视野的GTD Outlook讲座已经基本完成，下一讲将是一个常见问题FAQ，我会针对大家提出的问题不断完善！

这个系列的内容有很多并不完善，还希望大家一起讨论，共同进步！同时，文章写得比较匆忙，包含错误和问题还请大家原谅！

这是来自于GTDer，也是我的好朋友-古道的投稿，在我写《搞定GTD系列》的关于GTD在Outlook中应用的文章之后，我就邀请他也把自己的经验写出来和大家分享，这是古道的系统、古道的思考、古道的经验，同时GTDLife.cn也希望您能将自己的经验提炼出来和大家分享，总结自己，帮助他人，谢谢。（zouxin2000$163.com）

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第三课 Outlook日程表设置

在Outlook 2007中，虽然对日程表有了一定的功能加强，但是按照GTD的思路，用地点划分，依旧存在一定的困难，查看起来很是麻烦，尤其是当日程很多时，同时，日程表中内容无法标注“已完成”，也给使用带来一些麻烦，具体如何操作，本讲将会详细论述！

1、添加日程

依旧使用上一讲的例子，这次将“查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章”添加进日程表。设置时不要忘记设置联系人。

之后，设置“地点”为@Online

注意：上面步骤中，一定要标注“全天事件”！

2、日程较少时的使用方式：

具体使用时，针对日程，主要查看两个位置：（1）Outlook首页：

这里，我就不抓图了，里面的东西太多，不太方便，在这里查看有一个很大的好处：

所有“全天事件”都会在最上面显示，有时间设置的“事件”在下面，已经过了时间的“日程”会显示为灰色（如现在12点，那么8点到9点的日程为灰色），借用这样的特性，我们将所有日程均设置为“全天事件”即可显示在最上面，方便查看，一旦该日程完成，取消“全天事件”，即可在该页面中移动到下面灰色部分中！因此，个人习惯，所有日程均设置为“全天事件”，对于必须在某个时刻去做的事情，做好提醒，这种就不在这里查看了！

（2）日程表：

在首页查看虽然可以标注出地点，但是毕竟排序是混乱的，有点麻烦，如果您的日程不多，在这里查看也是一个较好的方式，不过最好做一些颜色的设置，以求更加方便，同时可以做一些筛选，减少Actions的数量。具体内容大家参考这篇文章：[Outlook技巧]巧设底色,都是自己的文章，我就不重复写了。

使用方法与上述相同。

3、日程较多的设置方式：

如果您的日程内容较多，依旧按照上述方式查看就很麻烦了，比如我的日程表同一天的“事件”经常会突破50件（当然还有一些“任务”需要查看……这就是最近不更新古道视野的原因，555）。我们需要做一些变通才好，最好日程表也可以像任务一样做成列表的形式，按照地点分类，同时最好可以标记已完成，就可以不显示了。

打开日历，选择视图-当前视图-当前约会，这时系统会有一些默认的筛选，但是这种筛选并不能够满足我们的要求，因为所有重复任务会在其中出现，如“生日”等，这时我们需要做进一步的设置：

在日历列表空白处右键，筛选，选择SQL，将下面内容粘贴进去：（删除括号内内容）

"urn:schemas:calendar:dtstart" = '今天' AND（开始时间等于“今天”且）
("urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Home%' OR （地点包含Home，我的地点设置为@Home）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%#2%' OR （地点包含#2-我将少于两分钟可以完成的工作地点设置为#2min）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Office%' OR （地点包含Office，对应地点为@Office）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Online%' OR （地点包含Online，对应地点@Online）

"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Call%' OR（地点包含Call，对应地点@Calls）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%外出%' OR（地点包含外出，对应地点@外出）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%北京%' OR（地点包含北京）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%项目%' OR（地点包含项目，大家可以删除这两个）
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%生日%') （地点包含生日，可删除）

AND "urn:schemas:calendar:alldayevent" = 1 （且，全天事件=是，即该事件为全天事件显示，非全天事件不显示）

这个系列的代码是与个人设置有关的，括号内内容为详细的解释，大家根据自己的情况做适当更改，另外，需要注意的是一旦您直接编辑了SQL，那么筛选中其他页面就无法打开，如果您不嫌麻烦，可以在前面一个一个进行设置。

这时，您会发现，“当前事件”的列表缩短了很多，这时，设置分组依据为“地点”。

但是应该注意：

此时，重复性事件是不会出现的，如生日！因为事件开始日期不在今天！

永远不要设置多天事件，即开始日期是1月1日，结束日期是1月3日，这样可能出现第一天显示，以后不显示的情况！

所以，在使用中：

首先查看该日历，优先完成#2min地点的Actions，之后查看一下Outlook首页，关注有没有重复的如提醒需要完成，这类事件一般挨着灰色事件的上面，这种任务一般不多，所以还算可以接受。同时在使用过程中，随时切换默认视图和“当前任务视图”也非常方便。

最后，在“当前事件”视图空白处右击，选择“字段选择器”，将“全天事件”添加在前面。

完成一项“事件”后，即可取消掉“全天”对号，即可隐藏。

这时，我们回来查看一下Project List中该Project的“活动”，即可出现下图，注意该视图同样增加“全天事件”字段：

对于任务来说，已完成的会很容易看清楚，而对于日程来说，需要注意“全天事件”是否勾选，如果未勾选，则为已经完成，勾选，则为“未完成”。

OK，最为复杂的日程表设置已经讲完了，不知道是否讲得清楚，有什么问题，大家尽管到古道视野（http://www.GudaoVision.com/）给我留言，我会尽力解答！

下一讲，将会说一下日常操作方面的东西，会从GTD的角度来说，涉及计划、回顾等等方面，欢迎大家多多提出意见！

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第二课 Project及Actions设置

现在开始第二讲，我将这次的Outlook成为古道的GTD 3.0版，虽然思想上没有太大的进步，但是使用工具和操作方法方面还是有很多改变的，当然，目前的方法依旧不是非常完善，或者说对我个人来说操作起来还是有点麻烦，欢迎大家多多提出您的意见和建议！

第二课主要讲Project和Actions的设置，前面的工作做好了，这一讲中的东西相对来说就简单很多，OK，不废话了，进入正题：

1、添加Project：

在Project联系人目录中（后称Project List）中添加联系人，如“与古道一起探讨GTD内容”，在联系人的姓或者名中添加都无所谓，把上面这个Copy进去即可，设置类别为“Project-休闲娱乐”。

2、Project分解

从个人思维习惯角度来说，我一般喜欢拿过来一个Project先做一下任务分解，之后再开始做事，当然很多朋友喜欢先做，然后再逐步展开思考，这个看您个人习惯，千万记得：GTD只是时间管理工具而已，要符合您的习惯，绝非改变您的习惯！尤其是那些并没有绝对对错之分的习惯！

所以，我一般会在“与古道一起探讨GTD内容”页面的“便签”中写一下大概的想法，如“Google找到古道视野；查看古道视野网站地图寻找感兴趣的文章；阅读文章；查找古道的email；给古道发mail”等等。

当然，如果是较为复杂的Project，我还是比较喜欢使用思维导图做分解，毕竟文字显示看起来总不是非常方便，不过这个讲座不做思维导图方面的东西，以后再聊吧。

3、设置Actions

做好项目分解后，您会发现其中大部分Actions都不能够立刻实施，因为很多Actions必须在前一个或前几个Actions之后才可以做，强烈建议，只将可以立刻实施的Actions放入任务或日程表，否则会带来很多麻烦！

现在这个Project比较简单，第一步可以实施的是，“Google找到古道视野”。

对于Actions，有朋友问我何时选择日程表，何时使用任务，理论上来说，必须当日完成的使用日程表，否则选择任务，但是在具体操作方面，个人感觉，您会经过一定时间以后才会将两者划分开来，一般来说，刚开始时会大规模的使用任务，日程几乎不用；之后会转向另一个极端，几乎不用任务；最后，您才可以很好的把握这个度，所以，说实话这个是无所谓的。

任务设置较为简单，本讲先说这个，下一讲将会详细论述如何设置“日程”！

添加任务:“Google找到古道视野”,类别设置为“@Online”，注意，下面的联系人对话框中的设置。点选联系人，弹出窗口中，展开联系人目录，选择Projects，下面会显示所有该目录下的联系人，记不记得前一课我在这个“联系人模板”的图片中勾画了“职务”和“单位”，说这两个有必要添加上去，主要目的是为了索引？就是在这里用的!

在Outlook的联系人选择中，没有提供快捷选择的方式，如首字母拼音等，因此当Projects很多时，一个一个查找非常麻烦，只有“表示为”排序会带来很多困难，这时我一般会将“职务”设置成与Project的“类别”相同，对于本例来说，就是休闲娱乐，将单位设置成进一步缩小范围的内容，如“交友”等，这样查找起来会方便一些！

最终，选择“确定”，此时回到Project List文件夹，打开“与古道一起探讨GTD内容”，点击“活动”，即可得到下图：

在这里，所有与该Project有关的活动均会有所体现！如果该任务已完成，会有对应的表示方式，非常方便您的回顾！

OK，本讲先说到这，下一讲将会详细论述“日程表”的设置方式，要想使用方便，又与上述内容相结合，还是有点复杂的，独立一讲吧！不过一次设置以后，使用起来就好多了……

这是来自于GTDer，也是我的好朋友-古道的投稿，在我写《搞定GTD系列》的关于GTD在Outlook中应用的文章之后，我就邀请他也把自己的经验写出来和大家分享，这是古道的系统、古道的思考、古道的经验，同时GTDLife.cn也希望您能将自己的经验提炼出来和大家分享，总结自己，帮助他人，谢谢。（zouxin2000$163.com）

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第一课 开篇介绍及Outlook设置

我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

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这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

Tags: GTD 3.0, GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, GTD工具,Outlook

让我们一起成长！

这是来自于读者hhw的投稿，他对Outlook有着自己的经验。如果大家在使用OUTLOOK进行GTD方面有自己的方法的话，欢迎投稿：zouxin2000$163.com

分使用Outlook的Task模块进行GTD的安排。

平时可以使用笔记本或者卡片构筑自己的Inbox，不要太多渠道，我一般使用一个本子、以及email的Inbox作为自己的Inboxes。每天下班的时候卸载Inboxes到Task里面。

卸载分为两步：建立Task和设置Task。

可以一次把Inboxes里面的所有内容先建立Task，然后一个一个设置。或者卸载一个设置一个，按照自己的习惯来做，反正每次的最终结果是Inbox保持清空，以及每个Task都设置完全。
一、建立Task

注意：建立Task的时候，应该使用Category来区分Task的类别，这个类别可以是项目，或者是环境，或者Reference/Someday等等。你也可以将没有设置的Task就归类为Someday的。如下图：

二、设置Task

打开具体的Task，是可以设置很多内容的，首先当然是标题和内容，可以插入图片、相关邮件等等。

Outlook的Task设置的时候，可以通过拖拉，设置任务的开始日期和结束日期。

具体设置一个Task，要注意几个要点：
1、细分子任务：一定要按照1小时左右的工作量来细分任务，如果有交付时间要求，写上要求交付日期和时间。 甚至像后文介绍的那样，使用Calendar安排好日程；
2、重视提醒：提醒功能可以任务是一个任务的开始信号，通过snoop来逐次推移任务提醒，直到完全完成；
3、优先级：可以帮助你安排并行任务的执行次序。

三、使用Calendar

有些任务的子任务，需要规定时间地点完成的，可以通过Calendar设置指定日期和时间，或者作为某日的Boss Task，就是必须完成的任务，设置在All day event里面。

GTD的主旨是随时收集任务、分析细分任务到易执行的子任务，然后按照优先级逐个击破。 整个过程的提醒不断，也可以看到并行任务的状况。

Happy GTD !

如果您有什么关于在OUTLOOK上使用GTD的经验，可以和我联系，与大家一起分享，谢谢。

在《搞定GTD，从入门到精通》这个系列的开始就提到了，这个系列将是：

1. 读者想了解什么，我就去研究什么，就和大家分享什么，也希望大家能把自己的经验通过GTDLife.cn的平台和大家一起分享。
2. 以工具为线索，让大家迅速上手，在实践中不断优化。
3. 复杂的理论放在一边。

那么从这一篇开始，GTDLife.cn和大家一起体验OUTLOOK带来的GTD魅力。

OUTLOOK是最受欢迎的GTD工具之一，起码在GTDLife.cn对1221名读者的调查中是这样。

[poll=2]

OUTLOOK为什么被大多数人接受

据我所知，OUTLOOK成为最受欢迎的GTD工具原因有下面几个：

• 被捆绑于绝大多数人使用的操作系统上。
• 很多公司都是用电子邮件作为日常沟通、交流、布置任务的工具。
• OUTLOOK作为一个个人管理工具来说功能相当完善，通讯录、任务、日程表、便签、网络会议、邮件。
• 他有超强的组织、过滤、规则、管理功能
• 他支持很多很棒的插件，有轻松备份文件夹的、有支持无线备份的、还有超强的Xobni插件。
• 关于GTD的插件也有很多：Outlook on the desktop、Jello.Dashboard、GTD Outlook Add-in

让我们从头学起

到这里，可能有些朋友会说：“不是已经有那么多插件了吗？可以直接按照GTD的方法使用了，为什么还要从头学起？”

很多GTD的插件都类似于一种“批处理”，把我们对GTD的需求进行了打包处理，因此你可以很快入门的去使用它，但是这里面也有个问题，当你吃“速食快餐”的时候，你很难根据自己的需求去定制，况且，我们的GTD方法和流程又是不断修改的，所以就像我对THINKINGROCK使用者的建议那样：入门不错、优化很难。

提升效率的第一步

我走路的速度一向很快，我认为这既符合“快走慢跑”的养生规则，也能够替我节省不少时间，不要小看了每天节省下里的五分钟，可以做很多事情，我使用软件的时候也一样，常用软件尤其如此，比如说Firefox，比如说Windows，比如说OUTLOOK，快捷键能帮助我们积累起一点一滴的时间，所以，在我们进行OUTLOOK的学习时，先来认识一下它的快捷键：

切换到邮件 CTRL + 1
切换到日历 CTRL + 2
切换到通讯录 Ctrl + 3
切换到任务 Ctrl + 4
切换到笔记 Ctrl + 5
新建约会 CTRL+SHIFT+A
新建联系人 CTRL+SHIFT+C
新建日志项 CTRL+SHIFT+J
新建会议 CTRL+SHIFT+Q
新建信件 CTRL+SHIFT+M
新建笔记 CTRL+SHIFT+N
新建任务 CTRL + SHIFT + K
拼写检查 F7
转发信件 CTRL + F
搜索 F4
切换到收件箱 CTRL+SHIFT+I
切换到发件箱 CTRL+SHIFT+O
发送 Alt + S
回信 Ctrl + SHIFT + R
收信 CTRL+M or F9
写信 CTRL + N
打开信件 CTRL + O
标为已读 CTRL + Q

很多朋友都觉得GTD很困难、很难入门，的确，这毕竟是David Allen花了几年时间研究的成果，从他的《尽管去做》这本书就能看出来，好一个滴水不漏的处理系统。

但是如果作为一个像GTDLife.cn一样的初学者，应当如何入门GTD呢？

说实话，我第一遍看《尽管去做》压根就没有看完，不是说他书写的不好，而是因为我缺少对时间管理和GTD的感性认识，我不理解他书中提到的那一堆东西对我有什么用，后来是这些流程图帮了我，可以说是这些直观的流程图帮助我入了GTD的大门，感谢他们的同时也把他们拿出来和大家一起分享：

点击这里下载上面四张流程图

GTDLife.cn个人认为GTD从入门到精通应该经历这几个阶段：

1.了解流程：这个是最基本的，体会整套流程带来的快感和效率提升

2.深入了解：进一步思考流程之外的东西，比如：要事第一、一时一事、六个高度

3.体会境界：心如止水的境界、左右逢源的境界、成熟稳重的境界。

所以，GTDLife.cn将在《搞定GTD》这个系列的下一篇文章里，跨过对流程细节的讨论，而直接进入实战，通过实战来帮助我们对GTD有个感性的认识，希望得到大家的支持。

对此您有任何的建议都可以到交流圈讨论或者直接联系我。谢谢

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GTD的入门经典教程：《搞定GTD-从入门到精通》

在前面《到底什么是GTD 一》里分享了GTDLife.cn关于“什么是最好的GTD软件”的一些想法，对三种工具也做出了简单的分析，最后的结论仍然是“适合的就是最好的！”

那其实不管你选择工具的标准是什么，你都需要考虑下面几个方面：

• 收集快速
• 处理方便
• 组织周到
• 回顾全面
• 坚持使用一年以上

仍然需要提醒大家的是，不要又走入了另一个误区：“以上五点必须全部满足才是最好的工具”，这仍然是错误的，我们是可以有侧重的，根据自己的实际情况，比如拿我来说，我要求最高的是“收集快速”，其次是“回顾全面”（只要自己喜欢用了，坚持1年就是小问题了）只要能做到这两点，我就认为是“最好的工具”了。

可能对GTDLife.cn比较熟悉的朋友都知道，我现在选择的工具是bonsai。

GTD给我们带来了多大改变？

使用GTD方法已经几年了，根据我的经验，GTD给我在下面几个方面带来了不小的改变：

心态：虽然还没有达到“心如止水”的境界，但是我的心态已经有了很大改变，尤其表现在处理临时突发事件上，以前总是很急躁，心情很不好，在我建立了自己的临时突发事件处理流程之后，我不怕临时事件了，不管我处理的好不好，解决的怎么样，首先我的心态很平和，我明白，我们每天都必须要和临时突发事件打交道，就像“天要下雨，娘要嫁人”一样，其次，我知道该如何处理，我有自己的一套流程去对付临时事件，不会产生太多的焦虑。

处事：通过对人生和工作的规划以及回顾，我可以做到主动的去抓取资源、人脉、时间，因为我做任何事情都是有目标、有计划、有步骤的，我知道我需要什么，所以就会主动出击。GTD还告诉我要学会抓大放小，我们的清单里可能有数不清的事情，我会将那些不太重要而且不太紧急的事情直接当作垃圾从收集篮里删除掉，节省了我不少的时间。

性格：对我的性格塑造来说，我慢慢的改变了我在同事朋友心目中的形象，以前我给大家的印象是头发眉毛一把抓，总是感觉很忙碌，但又不知道忙些什么，现在我给大家的印象是：做事有条理，做人讲信用！不管什么事，我知道该怎么处理，并且我用清单记得承诺别人的所有事情。

习惯：GTD让我养成了不少的习惯，首先是做计划，然后是做收集，下来是做回顾，拿到一个任务，只要是还可以分解的，我都会第一时间将他们进行分解，并且找出下一步行动，我还会随时收集大脑中的想法，不错过任何一个灵感，我还会利用周末的1个小时去做回顾，看看我的做事的方法是否还可以改进，我的目标是否还需要调整等等，受益匪浅。

GTD对你带来了哪些改变？来交流圈和大家聊聊吧？

前不久的《搞定GTD-从入门到精通》我曾经给大家简单的介绍了：什么是GTD以及GTD的网络资源，其实那些介绍的都是书上和网络上的东西，所以并不是很详细，今天和大家聊的是：到底什么是GTD，将和您分享一些我的经验，同时也希望咱们能产生互动，在交流圈里聊聊自己觉得GTD到底是个什么东西，谢谢。

我们对GTD的理解

一种生活方式：GTDLife.cn一直认为应该把GTD当作一种生活方式，也就是说，要把GTD方法变成一种习惯，纳入到工作和生活体系里面去，就像每天早起锻炼，或者每天整理办公桌的习惯一样，因此，我们除了将精力放在学习GTD以外，更重要的是培养起自己GTD的好习惯，所以GTDLife.cn建议大家，GTD或者时间管理，入门即可。重要的是实践之后培养起习惯，然后在习惯之上形成生活方式。这才是我们的目的。

心如止水的心态：我觉得心态对一个人来说是非常重要的，你的心态是乐观的还是悲观的？积极的还是消极的？平和的还是烦躁的？对你的一生都有很大影响，可以说心态决定了一个人是否能成功，能有多大成功，显然，拥有乐观、积极、平和的心态是成功的关键，而GTD恰好可以帮我我们做到这一点，他可以让我和你的心静下来，平和的面对项目、任务、临时事件、成功、失败等等。

无压工作的愿望：对我来说，工作只是谋生的一种手段而已，我对工作有两个要求，1.追求最大的回报，2.不要对生活造成压力。对于前一点，有两层意思，第一，我的付出要和回报成正比，不能说我忙碌了一天，结果什么收获没有，白忙活。第二，要尽可能的通过自己的努力和绩效早日晋升。这一点就需要先进的管理方法才可以做到，一个只知道干活的人是不会得到晋升的，只有一个会干活的人，才能得到晋升。GTD可以协助我管理工作，管理项目，有条不紊，清晰有序。对于后一点，我虽然不赞成生活和工作绝对的隔离开，但是，我觉得我们的重心应该落在生活，而不是工作上，如果因为工作给生活带来了太大的压力和焦虑的话，就有点本末倒置了，因此，我需要GTD。

什么是最好的GTD软件？

有人说是Thinkingrock，他的优点是完全按照GTD的流程去设计，五个水平流程清晰而且明确，并且也有中文版，另外他还是开源的，虽然要下一个java才能运行，但是现在包括freemind之类的软件都需要java支持，一劳永逸吧，但是，我只使用了1个月就没有继续用下去了。原因恰恰是因为他做的太“正规”了。完全按照GTD的流程，自己没有一点点的余地，所以我坚决弃用了，不过GTDLife.cn强烈建议：刚刚接触GTD的朋友，一定要从Thinkingrock这个软件用起！这对你理解GTD很有帮助。

有人说是Rememberthemilk，他是一个在线的系统，不论你是通过手机还是笔记本还是家里的台式机，只要你是“上线”状态，就可以进行GTD，他是最出色的GTD工具之一，我建议喜欢经常保持“在线”状态的朋友使用，比如说那种经常使用手机QQ或者单位家里都离不开电脑的那种人，不过我还是强迫自己离网络远一些，不喜欢时刻保持“在线”状态，因此我只是试用了一下这个软件，没有做深入的研究。

有人说是笔纸，笔纸是最方便快捷的工具了，我非常喜欢他，并且到现在，不管使用什么工具，都是要有笔纸作为辅助的。但是我不太建议完全的使用笔纸进行GTD，我觉得根据笔纸的特性，应该当作一个辅助工具，比如说临时任务列表啦，做任务分解啦，等等。

其实每一个人都是一个世界，每个世界里都有一个国王，那个国王就是自己。说到底还是要结合自己的实际情况去选择工具，但是最忌讳的就是今天试试这个，明天试试那个，或者是把时间花在研究工具本身而不是使用它上，可能有些人会说：“就知道你最后要说适合自己的就是最好的”，没错，因为这个就是事实，但是我前面给出了Thinkingrock、Rememberthemilk、笔纸的使用建议，希望这个能给大家带来一些帮助。

未完待续。。。。。。。。。。。。。

续前篇《搞定GTD-从入门到精通：什么是GTD？》

首先得说，网络资源的收集需要大家的帮助，让我们一起维护这样一个列表吧，您想和我们分享哪些好的网站、博客、社区请推荐给我，谢谢。

GTD的相关网站

当然，首先为您介绍的还是GTDLife.cn：http://www.gtdlife.cn关注GTD、时间管理、个人提升

博客类：

• 生活帮：其中有一部分的GTD内容，大部分为翻译作品，可以和GTDLife.cn的原创形成很好补充
• 褪墨：有一部分精彩的GTD翻译内容
• 张永锡：永锡老师的博客，很多精彩的论述，来自台湾，是GTD的忠实推广者之一
• 古道：有非常优秀的原创作品，值得我们去仔细品读
• 旅程无限：GTD在outlook中使用的达人，他对GTD有非常细致的研读，有独到的见解
• 徐恒：GTD的实践者，在路上的朋友
• 学无止境：学生，GTD的实践者

社区类：

• GTDLife交流圈：到今天（2008年6月29日）已经超过758人注册，专门讨论GTD和个人提升的google group，采用邮件列表方式。
• PDAFANS日程管理讨论区：虽然不是很活跃，但是比较专注

即时沟通类：

• QQ群：57737806，由PDAFans网友创建
• QQ群：11572606，Windows Mobile GTD

关于GTD的感悟

GTD是一种生活方式。

没有检视的人生不值得活

GTD的关键在于执行

我们要在心中埋下GTD的种子，然后靠自己实践的浇灌，生长出属于自己的GTD之树

记住：是人使用工具，而不是工具使用人

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您在使用GTD的过程中，也会有很多感悟吧？如果愿意的话，和大家分享一下好吗？

来让我们一起成长的交流圈吧～

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《搞定GTD-从入门到精通》的第一篇：什么是GTD，基本上告一段落，朋友们如果觉得有需要添加和修改的地方，可以及时和我联系，非常感谢。