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重新认识我们的清单:时间管理的漏斗式清单


22nd 五月 2008 重新认识我们的清单 4 Comments

不久前,GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题:

GTDLife问读者:我们要朴素化自己的GTD系统,就需要精简自己的清单数量。

问题来了:除了“下一步清单”是必须的,还有哪个清单是我们所必需的?

希望大家多多交流,共同成长~~

这个问题得到了大家踊跃的回应,先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦,让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇

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所有思想上的东西已经在前面几篇和大家交流过,今天我们就直接上图,看看漏斗式清单到底是如何工作的~这是一篇实操性很强的文字~但是仅仅是我个人的一种方法,希望能和大家一起交流,每个人都找到适合自己的方法~

screenshot

1.Bonsai清单的简单介绍:

  • Bonsai是一种outline方式工作的软件,我以前有过专题介绍
  • Bonsai有很强大的过滤器,漏斗式清单就是利用这一点
  • Bonsai的过滤器可以只在当前清单有效,也就是说可以给每个清单建立不同的过滤器,也可以进行整个清单的过滤。
  • 有些朋友使用Bonsai过滤器时会造成palm的重启,这可能是软件冲突或者未注册,不过至少在我的palm650上工作正常。

上面列出了我的一些清单,实际上只有“我的清单”是真正意义上的清单,其余的都是用来做项目管理的。没错,我既在Bonsai上进行清单管理,也在Bonsai上进行项目分解和管理,这也是我喜欢Bonsai的原因。

screenshot0001

2.只有想不到没有做不到的过滤器

你可以给Bonsai设置任意的过滤器,在这一点上,Bonsai几乎是万能的,他能根据:

还有很多我没有用到的功能。。。。

screenshot0000

3.建立自己的过滤器

  • 在XXX已经完成(或未完成或进行中或推迟开始或推迟结束)的:在“类别”里选择XXX(比如说是工作或者是生活,这需要你建立Item的时候进行设置),在“一般”里的status选项选择“completed”或者“incomplete”。。。。优先级和其他的选项选择“全部”
  • 然后就发挥你的想象吧~~可以建立在各种环境下的清单,各种状态下的清单,我在这里就不详述了,只要安装了Bonsai就会很快上手的,如果还有什么问题,可以在交流圈和大家分享,也可以email我

有一点需要提醒的是:设置过滤器的前提是你在写入每个Item的时候进行属性的设置:

screenshot0005

设置类别和优先级,以及项目的类型(普通,Todo,项目)

4.使用关键字进行过滤

screenshot0006

在“Links”标签卡进行关键字的设置

screenshot0007

可以根据自己的需要建立不同的关键字,比如“女友、公车。。。。”等等,使用了关键字的概念,就不用考虑清单过多的问题。

screenshot0008

在这里添加好关键字后,就可以在过滤器里进行关键字过滤了,呵呵

回到过滤器设置的界面。在“Keyword”选项卡添加关键字

 

screenshot0002

screenshot0003

screenshot0004

关键字搭配上时间、状态、等等,几乎可以打造出一个“万能的漏斗式清单系统”

Bonsai里很多的设置我还没有用到,因此如果有朋友对这个研究的比较细致的话,欢迎在GTDLife交流圈一起探讨

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这是GTDLife发布的《重新认识我们的清单》系列文章~

现有几个问题需要大家的帮助:

1.关于我们的清单大家还有什么想要知道的,或者希望GTDLife和大家一起分析的?
2.对于已经发表的《重新认识我们的清单》在写作方式上和内容上有什么建议??
3.如果这个系列的内容对您有一点点启发的话,希望在自己的blog上写出来(一定要写
出来才会深刻)
4.如果大家觉得《重新认识我们的清单》哪篇文字写得不错的话,请在抓虾或者鲜果
推荐,这样就为GTDLife的成长提供了很大的帮助,多谢~

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重新认识我们的清单:精简清单方法及实例2


24th 四月 2008 + GTD, 重新认识我们的清单 2 Comments

不久前,GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题:

GTDLife问读者:我们要朴素化自己的GTD系统,就需要精简自己的清单数量。

问题来了:除了“下一步清单”是必须的,还有哪个清单是我们所必需的?

希望大家多多交流,共同成长~~

这个问题得到了大家踊跃的回应,先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦,让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇

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今天将继续和大家分享另外一种简约的清单系统:漏斗式清单系统

主要工具为Bonsai

主要方法为:“设置标签+过滤器”

主要原则为:合理的利用bonsai自带的强大过滤器功能将清单融合在一起,实现“一张大清单”的管理方式。

就像GTDLife在“精简清单的切入点。”里提到的那样:清单如果太个性化就容易混淆,而如果使用经典的清单分类,又过于繁琐

清单太个性化

比如说:

  • “公交车清单”---  专门在公交车上阅读的清单
  • “女友清单”  ---  答应女友要做的事情
  • “无聊时清单”  ---  在无事可做是要做的事情
  • “厕所清单” ---  在如厕时阅读的清单

这里面存在两个问题:

1.同时维护这么多的清单会造成效率低下

处理一个stuff你可能会产生犹豫:“看《三国志》的电子书这件事情好像既属于公交车清单,又属于无聊时清单,到底应该放到哪个清单里呢?”这就是我前面提到的耦合问题

2.降低清单的可跟踪性

假如你选择了折中方案,将“看《三国志》的电子书”同时放入了两个清单,虽然解决了选择清单的问题,但是有没有想过,如果这件事情做完了,难道还要分别在两个清单里将他们分别划掉??这样下去我们的清单系统就会一塌糊涂。

解决方案参考时下流行的tag方式,进行“tag式清单录入”,并且利用bonsai的过滤器功能进行检视工作

什么是“tag式清单录入”呢?举个简单的例子就清楚了,还是拿上面“公交车清单”和“无聊时清单”来说事,在处理“看《三国志》的电子书”这个stuff的时候,我们可以将它分别放入“公交车清单”和“无聊时清单”,因为这件事情在“公交车”上和“无聊时”都可以做,所以这样的处理是合乎逻辑的。

ok,你现在非常的无聊,这时候你拿出bonsai,点击“无聊时清单”的过滤器,这时候会显示出你可以“看《三国志》的电子书”,同样,你在公交车上的时候也可以找到这件stuff,这样你公交车上就有事做了。

当这件事完成的时候,你从任何一个清单来看,他都是完成状态。具体的图文设置方法将在后面的日志中放出,感谢支持。

经典清单太繁琐

GTDLife认为DavidAllen的清单系统之所以对我们来说过于繁琐是因为我们所承受的压力和他预计的并不一致,当然这仅仅是对一部分朋友而言(每天邮件少于50封,每天的stuff少于20件,每天的日程表常常排不满)。

举个例子来说,我们在购车的时候需要考虑自己的用途以及自己的承受能力,比如说如果是一位探险队成员的话,或许需要一辆能抵御恶劣环境的越野车,如果家和公司距离比较远的话,或许需要考虑一下车辆的耗油指标,DavidAllen的清单系统就像是一台经典的沃尔沃轿车,我们虽然非常赞叹,也非常认可,但是我们可能买不起,也有可能并不需要,就像我这种情况,家和公司只有两站路,最多一辆自行车就搞定

所以GTDLife认为:经典的清单系统虽然很好,但是我们要将他改造的更适合自己。

                                                                                                        --GTDLife

其实GTDLife认为,对于一般人来说只需要两个清单就足够了:

  • 任务清单
  • 下一步清单

“任务清单”充当孵化器和暂存器,用“下一步清单”指挥我们的日常工作,就这么简单。

  • 一个“工作”清单
  • 记录在日程表的行动和信息
  • 各种“下一步行动”清单
  • 一个“等待”清单
  • 一个“将来某时/也许”清单

David Allen提到的这么多清单其实就可以分为三个类别:待孵化、将执行、暂存储

待孵化:指还没有开始做的事情。

将执行:指“下一步行动”。

暂存储:指正在操作中的事情。

虽然分为三个类别,但是我们两个清单就够了:任务清单,下一步清单

我们可以用下图表示:

绘图1

具体在bonsai的设置方法将在后面的blog中介绍,敬请期待。~

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这是GTDLife发布的《重新认识我们的清单》系列文章~

现有几个问题需要大家的帮助:

1.关于我们的清单大家还有什么想要知道的,或者希望GTDLife和大家一起分析的?
2.对于已经发表的《重新认识我们的清单》在写作方式上和内容上有什么建议??
3.如果这个系列的内容对您有一点点启发的话,希望在自己的blog上写出来(一定要写
出来才会深刻)
4.如果大家觉得《重新认识我们的清单》哪篇文字写得不错的话,请在抓虾或者鲜果
推荐,这样就为GTDLife的成长提供了很大的帮助,多谢~

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重新认识我们的清单:精简清单的切入点


10th 四月 2008 + GTD, 重新认识我们的清单 3 Comments

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不久前,GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题:

GTDLife问读者:我们要朴素化自己的GTD系统,就需要精简自己的清单数量。

问题来了:除了“下一步清单”是必须的,还有哪个清单是我们所必需的?

希望大家多多交流,共同成长~~

这个问题得到了大家踊跃的回应,先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦,让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇

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David Allen 为我们列出了下面这些清单:

  • 一个“工作”清单
  • 记录在日程表的行动和信息
  • 各种“下一步行动”清单
  • 一个“等待”清单
  • 一个“将来某时/也许”清单

有一些喜欢思考的朋友会给自己定义一些新的清单,比如:

  • “公交车清单”---  专门在公交车上阅读的清单
  • “女友清单”  ---  答应女友要做的事情
  • “无聊时清单”  ---  在无事可做是要做的事情
  • “厕所清单” ---  在如厕时阅读的清单

如果给我足够的时间的话,我能列出成百上千个这样的清单,按照上一篇文字提到的对清单的定义(清单是具有同一特征的事物集合)我们其实可以列出无数个清单。

为什么我们没有那么做?或者说为什么David Allen没有那么做?

我想可能有下面几个原因:

用最少的清单涵盖最多的事情

用最少的清单涵盖最多的事情,为此,我们必须提高自己的检视高度,我们需要从我们的清单系统去考虑,就像我刚才提到的那样,如果我们不提高自己的检视高度,那么我们可能会有成百上千个清单,并且这个数目还将继续增加,那将会是一个长尾~~

想象一下心静如水的境界吧,我们要追求一个能够涵盖所有事情的清单系统,就像绘制饼图那样,任何事情都能找到他们的位置。

那么如何得到这样的清单系统呢?从我们的生活中有一些这样的分类方法,比如:

  • 男人和女人和非男人女人:这三个类别基本上包含了所有的人类,未知的外星生物不算。。。。。
  • 工作、生活、娱乐:我们的每天都离不开这三种类别
  • 亲人、朋友、知己、认识、其他:如果想按照老师、同学、同事、网友、驴友。。。。这样的方式去划分的话会很累。

好在DavidAllen已经帮我们做好了这部分工作,他的划分方式应该是经过实践检验的,但是他的清单系统仍然有个问题:对我们来说过于繁琐。

这也是《重新认识我们的清单》系列文字和大家探讨的问题

GTDLife认为DavidAllen的清单系统之所以对我们来说过于繁琐是因为我们所承受的压力和他预计的并不一致,当然这仅仅是对一部分朋友而言(每天邮件少于50封,每天的stuff少于20件,每天的日程表常常排不满)。

举个例子来说,我们在购车的时候需要考虑自己的用途以及自己的承受能力,比如说如果是一位探险队成员的话,或许需要一辆能抵御恶劣环境的越野车,如果家和公司距离比较远的话,或许需要考虑一下车辆的耗油指标,DavidAllen的清单系统就像是一台经典的沃尔沃轿车,我们虽然非常赞叹,也非常认可,但是我们可能买不起,也有可能并不需要,就像我这种情况,家和公司只有两站路,最多一辆自行车就搞定

所以GTDLife认为:经典的清单系统虽然很好,但是我们要将他改造的更适合自己。

清单越多,耦合的几率越大,越容易迷茫

经常写代码的朋友可能对耦合有比较深入的认识,我还是简单的说明一下:

内容耦合:如果发生下列情形,两个模块之间就发生了内容耦合

(1) 一个模块直接访问另一个模块的内部数据;

(2) 一个模块不通过正常入口转到另一模块内部;

(3) 两个模块有一部分程序代码重迭(只可能出现在汇编语言中);

(4) 一个模块有多个入口。

每一个模块都相当于一个清单,举个例子来说:

“女友清单”里你写下了这样一项内容“为女朋友买一条项链”,那么他有可能和“将来某时/也许”清单重复。

其实你使用自定义清单一段时间之后,都会发现,其实这些都是可以包含在那个“经典的清单分类”里的。

至少他会使你概念上模糊“将来某时/也许”清单的定义,时间长了你有可能会产生这样的疑问“这个清单干什么用的?这件事情应该存在于哪个清单呢???这两个清单的区别是什么??”

但是我们是否需要“自定义清单”呢?我认为是有必要的,自定义清单对我们来说有很多“实际意义”,具体有哪些呢?请在交流圈交流吧~

同样的例子还能举很多,请大家仔细理解一下“内容耦合”的定义。

其实,大部分的自定义清单都是可以整合到其他清单里的~只不过我们强调他的场合、对象、时间段,所以将他单另提出来变成了一个“自定义清单”。

这是我们精简清单的雏形~

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这是GTDLife发布的《重新认识我们的清单》系列文章~

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1.关于我们的清单大家还有什么想要知道的,或者希望GTDLife和大家一起分析的?
2.对于已经发表的《重新认识我们的清单》在写作方式上和内容上有什么建议??
3.如果这个系列的内容对您有一点点启发的话,希望在自己的blog上写出来(一定要写
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4.如果大家觉得《重新认识我们的清单》哪篇文字写得不错的话,请在抓虾或者鲜果上
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重新认识我们的清单:精简清单方法及实例1


17th 一月 2008 重新认识我们的清单 8 Comments

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不久前,GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题:

GTDLife问读者:我们要朴素化自己的GTD系统,就需要精简自己的清单数量。

问题来了:除了“下一步清单”是必须的,还有哪个清单是我们所必需的?

希望大家多多交流,共同成长~~

这个问题得到了大家踊跃的回应,先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦,让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇

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在本篇,GTDLife尝试和大家探讨一下精简清单的具体方法,您有可能认同,也有可能不认同,不过不管怎么样,都希望您将您的想法发给我,或者通过交流圈和大家交流,谢谢。

清单的精简思路都是一样的,只是存在两种诠释。

通过和twhsi的交流,推荐一种筷子式清单系统

第一根筷子:任务清单

第二根筷子:下一步行动清单

这里面需要解释一下:

1.为什么这两个清单不能被“精简”?

  • 首先,“下一步清单”是绝对不能精简或者合并的,我想这个应该能达成广泛的共识。
  • 其次,David Allen提到的各种清单,比如“将来也许/可能清单”“等待清单”“工作清单”等等,其实性质都是一种“任务”,只不过用途不同罢了,DavidAllen之所以分的这么详细,我估计可能是他的Item比较多,如果说你属于像我这样的“普通生活”(每天邮件少于50封,每天的stuff少于20件,每天的日程表常常排不满),建议你还是考虑精简清单~呵呵~

2.为什么其他清单可以被“精简”?

  • 就像前面说到的,其他清单都可以当作“任务清单”的一部分,当然,必须再次强调一下,这样只适合像我这样“普通生活”(每天邮件少于50封,每天的stuff少于20件,每天的日程表常常排不满)的朋友,呵呵~

3.为什么“下一步行动清单”不能和“任务清单”合并?

    The Dark Knight trailer

  • 他们的高度不同:“任务清单”是对工作和生活的一个总览,类似于Bonsai中的outline的概念,我们需要注意细节,关注每一个“下一步行动”争取第一次就做到最完美,但是我们仍然必须有时提高自己的检视高度,从而做出整个人生的规划,整年的计划,这应了那样一句话“大处着眼,小处着手
  • 他们的回顾周期不同:“下一步行动清单”应该是每天回顾,而“任务清单”则应该是每周回顾

 筷子式清单系统 使用起来和我们以前使用的没有什么两样,软件不用换,方法也不用做太多改变,只需要把清单精简一下即可~

很多刚入门的GTDer对庞大的GTD系统望而生畏,继而选择放弃~

如果你过得只是“普通生活”的话,建议你可以试试筷子式清单系统

这个“重新认识我们的清单”系列介绍的重点将是清单在Bonsai上的使用,敬请期待~

 

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这是GTDLife发布的《重新认识我们的清单》系列文章~

现有几个问题需要大家的帮助:

1.关于我们的清单大家还有什么想要知道的,或者希望GTDLife和大家一起分析的?
2.对于已经发表的《重新认识我们的清单》在写作方式上和内容上有什么建议??
3.如果这个系列的内容对您有一点点启发的话,希望在自己的blog上写出来(一定要写
出来才会深刻)
4.如果大家觉得《重新认识我们的清单》哪篇文字写得不错的话,请在抓虾或者鲜果
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重新认识我们的清单:什么是清单?你需要数字清单还是实物清单?


7th 一月 2008 重新认识我们的清单 6 Comments

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不久前,GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题:

GTDLife问读者:我们要朴素化自己的GTD系统,就需要精简自己的清单数量。

问题来了:除了“下一步清单”是必须的,还有哪个清单是我们所必需的?

希望大家多多交流,共同成长~~

这个问题得到了大家踊跃的回应,先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦,让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇

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既然我们在谈清单,我们就应该知道在GTD里,什么是清单?

Fast Food Nation movies

清单是具有同一特征的事物集合

日常生活中的很多东西我们都可以称之为“清单”,比如说:

  • 去超市购物前列出的“购物清单”
  • 主持人手中的“节目清单”
  • PowerPoint中的“幻灯清单”
  • Google Reader里的“阅读清单”
  • 还有很多

不管怎么样,我们每天都在接触着各种各样的清单,清单本身只能帮你清晰任务,但并不能帮你提高效率

对于GTDer来说,最重要的不是“什么是清单?”,而是“清单上写什么?”或“如何有效的组织清单?”

当我们掌握了“如何组织清单”之后,我们的效率才会增长,这清单才称得上是一份“高效的清单”

殖民者的火枪和印第安人的标枪同样是远程攻击工具,但是就是因为制作方法和工作原理上的差异,标枪在火枪面前失去了意义。

您是如何让您的清单拥有“高效”?快来GTDLife交流圈讨论吧

“实物清单”和“数字清单”

我们目前使用的不是“实物清单”就是“数字清单”。

下面这些清单都是“实物清单”:

  • 一张有标题的纸上列出的项目
  • 白板上罗列出的步骤
  • 书本的目录
  • 结绳记事

我们可以准备几个文件夹,在文件夹的封面上写上他们的分类,比如说“办公室”“家庭”“乘地铁”“电话”等等,之后你可以把下面的任何东西放在文件夹里从而形成一个清单

  • 需要抽空阅读的纸质资料
  • 需要电话回复的姓名、号码、及核心内容
  • 今天之内需要完成的任务
  • 有空继续构思的小说大纲

这是一个非常不错的方法,我们可以想想看:

  • 早晨乘地铁的时候打开随身携带的“乘地铁”文件夹,或许里面是当天的任务列表,也有可能是自己正在构思的小说大纲
  • 到办公室之后将“乘地铁”文档放入包中,打开桌上的“办公室”文件夹,看看需要做哪些工作,需要阅读哪些与工作相关的资料
  • 早晨10点的时候把“电话”文件夹打开,给里面记录的每一个回电话,沟通你已经做好充分准备的话题
  • 下班回家后打开“家庭”文件夹,看看改修马桶了?还是该指定家庭理财计划了?

多么的游刃有余,多么享受的生活啊~~呵呵~~

数字清单的特点是:

  • 便于携带(PDA,Notebook)
  • 方便提醒(定时提醒功能)
  • 更新方便
  • 方便协作(outlook、在线系统

你需要数字清单还是实物清单?

在我们分析了数字清单和实物清单的特点之后就不难选择了。

首先还是需要强调一下:每个人都应该有自己的GTD系统,对于清单也一样,每个人应该建立属于自己的清单体系

GTDLife的个人建议按照下面的原则使用清单:

原则一:数字清单当索引,实物清单当内容

比如说我们因为要写一个策划书,所以需要阅读一些相关的资料,那么我们应该在电子清单上写下“撰写策划书---阅读XXXXXXX”,并且如果有具体时间的安排话应该设置提醒器。

当你去执行它的时候你可以在你的资料夹找到“XXXXXXX”并阅读,这样就完成了清单上的一项内容。

数字清单是非常适合管理和分享的,因此我们应该把它链接到某些实物,形成一个清单的“超链接”,这时候我们只需要关心“怎么做”而不用在意“做什么”,这也是一个清空大脑的过程

原则二:数字清单用作回顾

我们在做周回顾的时候需要对包括“下一步清单”在内的所有清单进行浏览,这时候我们就不需要面对着纷乱复杂的实物清单了,我们只需要对数字清单进行回顾即可,遇到印象不是很深刻或者想要加深印象的部分,再循着“超链接”找到文字资料进行浏览。这是一个提高周回顾效率的好办法~

原则三:根据自己的情况精简清单数量

在DavidAllen的书里提到了这些清单:

  • 工作清单
  • 下一步清单
  • 等待事宜
  • 将来某时/也许清单
  • 悬而未决清单

关于清单的精简我已经在GTDLife交流圈里和大家做了些交流,希望您也能和我们一起分享您的经验,让我们一起成长

根据我的经验,某些清单可以用context代替,至于具体的方法,将在《重新认识我们的清单》系列里和大家一起分享~~

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希望大家在自己的blog中,谈谈自己对GTD中的清单是如何认识的?相信在写的过程中和写完之后都会对清单系统有一个新的认识,这一点我深有体会~~让我们一起成长吧~~~

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