我是一个非常讨厌临时事件的人，我喜欢每天都在我的掌控之中，按照我的安排度过每一天，但我们不是上帝，我们不能预先安排一切，从另一个角度讲，生活正是因为充满了未知才有意思。

如果我们一出生就知道这一辈子的每一天将会如何度过，那是多么可悲的事情，除了大多数婴儿会被“吓死”外，这世界上很多有趣的事情将消失：

• 赌博
• 新闻
• 迷路
• 失恋
• GTD。。。。

临时事件总是不期而至，当他和我们的计划发生冲突时应该如何处理呢？

举个例子：

按照自己的项目计划，该是写一个推广策划书的时候了，这件事情被你认为“重要但不紧急”，因此，你特地挑选了同事们5点下班之后和晚上7点回家吃饭之前这个时间段去整理思路、列出提纲。

这是一个非常合理的计划：

1. 没有耽误和家人的晚餐
2. 这是一个非常安静，非常适合思考的时间段

但是，好事多磨，就在下班前的半个小时，领导要求你晚上陪一个客户吃饭，这时候你该如何处理呢？

原则一：要事第一

做抉择的一个重要原则就是：要事第一。

但是这里我们必须明确一个问题：“重要的事”是相对于谁来讲的？GTDLife认为重要的事情应该是相对于自己来讲的，需要自己去判断这件事情重要还是那件事情重要。不要因为是领导交代下来的事情就必须具有最高的优先级，我们将的所有关于“优先级”“要事第一”“四象限法”都是需要自己当裁判的。

别人并不知道你准备计划做什么事情，所以他们只会把自己想要你做的事情告诉你，虽然有可能对方的身份很特殊（上司、亲人、密友），但是这些都不是你划分优先级的依据，只能说是影响你划分优先级的一个因素，我们在为自己而活！

拿上面的例子来讲，我们可能需要做如下的考虑：

• 这是否是一个重要的客户？
• 是否必须自己出面不可？
• 是否还有比自己更适合的人选？
• 推广策划书的deadline是哪天？
• 这份策划书是否具有非常重要的意义？
• 如果换一天写这份策划书是否会影响进度？
• 和家人的晚饭是否非常重要？
• 。。。。。。。

虽然我们只有1-2分钟的考虑时间，但是我们必须根据上面的问题做出决定：改变（不改变）原计划。

原则二：委婉、坚决拒绝

如果我们的决定是 改变计划！那么我们必须让对方知道，为了临时事件我们做出了怎样的牺牲，起码不能让对方认为你是一个没有原则的人。

在这之后我希望你立即投入到这件临时事件当中，立刻向对方询问这件事情的目的，以及对方希望自己怎么做。

如果我们的决定是 不改变计划！那么我们最好不要直接的告诉他“我要写一份策划书，还要和家人吃饭，而且我非常讨厌临时事件，所以我不能去陪客户吃饭～”我想如果你这样回答，你就离被炒鱿鱼不远了。

没有人会喜欢被别人拒绝，不管是表白还是邀请别人吃饭，尤其对方如果是上司的话，会很尴尬，下不了台。拒绝别人也是一门艺术，我们可以采取“我非常想去，但是。。。。。。”这样的句式，并且要仔细的斟酌你拒绝对方的理由。这时候你撒一个善意的谎言是不会有人怪你的。比如说你可以这样回答：“我非常想去，而且我也知道这个客户非常重要，但是我已经答应了老婆，并且已经定好了晚上的电影票，您看……”在下班时间用家庭的理由当挡箭牌，一般还都是比较奏效的，一个聪明的老板是不会再坚持的。

但有一点要注意，在拒绝的时候一定要委婉而且坚决，千万不要“我想应该可以吧，我给家里打个电话问问”对方看你并不是坚决的拒绝，一定认为你并没有什么特别重要的事情，等你再给对方回话的时候，他会认为你所有的理由都是借口。

原则三：争取下次机会

如果你真的拒绝了一件非常重要的邀请，你一定要争取下次机会，不过根据GTDLife的经验，绝大多数的人都会说：“ok，那到下次再联络吧”，所以你在拒绝对方的那个时刻最好不要提下次见面的时间，我们应该做的是：

• 在第二天询问前天晚上的情况，一定要表达出自己的关心和惋惜，还要提及一点，这次完全是因为日程的冲突，这样对方下次就知道该怎么做了。
• 在一周内打电话告诉对方，如果下次有这样的机会自己一定不会错过。

我们的生活是丰富多彩，同时也是千变万化的，您有什么应对临时事件的“高招”不妨到GTDLife交流圈和大家一起分享。。呵呵～～～

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虽然我的房子目前还没有封顶，但是我已经对我的房子进行了无数次设计(现在的房价好夸张！)。

我希望我的家除了充满温馨之外，还能够随时“为我助力”，只要对我们的房间进行一些小小的改动对自己的习惯进行一些小小的改进，就可以达成这个目标，比如说：

• 购买能够帮助你保持注意力的桌子（可能需要考虑桌上物品的摆放，随时需要的东西触手可及，参看：如何设计GTD办公桌的参考、使用GTD的方法整理衣柜）
• 保持期整理书桌、衣柜、书柜的习惯，保持定期打扫房间的习惯
• 一定保留一格抽屉或者摆放一个竹篮当作“收件箱”
• 购买一块白板或者便签
• 钥匙放在固定的地方
• 坏的东西及时清理，有可能用不到的东西集中放置，每年清理一次。
• 过期很久的杂志和报纸果断清理

今天想和朋友们一起聊聊：一块白板可以用来做什么？

梦想板

“有梦想才能飞翔，有目标才能实现”我们不妨把自己的梦想贴在白板上，这样可以把普通的白板改造成一个梦想板，它将时刻提醒你“我在为什么奋斗！”

一般情况下如果你的梦想是一辆宝马或者是一台MacBook Air或者是一个女孩，那么你可以把她(它)们的照片贴在上面。

显然如果你的梦想是赚100万元的话，当然不可能把钱贴上去：0，这时候你可以写一段激励自己的话在上面，比如“我将在2010年通过卖掉我自己编写的GTD软件赚到30万”。

我们就像是一台在路上行驶的汽车，如果油箱没油了，那肯定是寸步难行，因此我们需要不断的“加油”，其实“加油”也就是给自己一个理由，给自己一个“在路上行走”的理由～梦想板可以做到这一点，让我们现在就为自己准备一块梦想板吧。

任务清单

（与家庭相关，或者是出门前、进门后立即要做的事情）

我们的PDA、手机、笔记本、PC虽然都有提示软件，但是他们永远也不能提示我们在出门前检查是否自己带好了钥匙、关闭了电源、关闭了天然气，他们还没有那么智能，因此，如果你在门口准备了一块白板的话，你可以在换鞋的时候白板就会提醒你：“又忘了关灯吧？”“没带钥匙可回不了家～”。虽然不是高科技，但是非常奏效。

另外，一些context是“家”的任务也可以写在白板上，比如说：

• 每周六早晨打扫房间卫生
• 水龙头漏水，请及时修复
• 查询液晶电视的价格

头脑风暴

在白板上做头脑风暴是一个不错的选择，不管是个人的还是团队的，之所以这样说是因为白板具有“易书写”“易擦除”的特点。

我们手机上有很多涂鸦软件（BugMe，PhatSketch 1.0）其实都是白板的“电子版”

当然这个需要你的白板足够大，头脑风暴起来可以相当可观的数据量，如果你具备思维导图的简单知识的话，你可以把你的头脑风暴通过思维导图的方式在白板上展现出来，这可是“套餐”啊，推荐使用。

温馨留言

“我最失落的时候幸亏有你陪着我，老公，我爱你！”这句话不论是通过电话的方式还是面对面的说都不如白板来的震撼，因为他不可能在电话里或者在你面前哭的像个孩子，但是他可以在白板前感动的泪流满面。

当然“我回来之前如果不做好晚饭你就死定了！”这样的留言也未尝不可。

这块白板还可以当作夫妻之间的“调解员”，如果你做错了一件事情，想承认错误但又说不出口，你完全可以写在白板上，“对不起，我错了，我不应该。。。。。”

白板的核心作用：

1. 放在醒目的位置随时回顾，对自己形成刺激，随时为自己加油，为自己助力。
2. 可以成为家庭之间一个新的交流平台。
3. 可以当作一个快速的录入工具，将自己脑子里的想法第一时间记录下来。

与白板相关的问题：

多大的白板合适？

这主要取决于你打算用白板做什么，如果是在白板上艺术创作（我是指做头脑风暴或者思维导图），那么应该尽可能的大一些（在考虑室内空间的前提下）；如果是给自己的老婆温馨留言，那么50cm×25cm就应该差不多了。

如何巧妙的安排白板的位置？

• 最常见的地方是一进门，鞋柜的上面，这通常是一个比较小的白板，可能会写着“老公，今天该你做饭咯”
• 书桌的上方也是一个不错的位置，当你思想抛锚的时候看到白板上的“你现在应该为了宝马奋斗”，肯定会立刻产生动力（也有人嵌在天花板，当你想要睡觉的时候。。。。。）
• 艺术家可以考虑做一个white wall，整个墙壁改成白板，可以搞创作，可以贴上自己的作品供大家欣赏。

ps:顺便推荐一个网页涂鸦工具，是Firefox的扩展：Firedoodle

      这里还有一张可以轻易擦除的涂鸦纸

白板能做的不止这些，使用白板的技巧也肯定不止这些，有什么需要补充、讨论的，请来GTDLife交流圈

David Allen这次改变了五个水平流程的术语，他们是：

Cleaning, Clarifying, Organizing, Reflecting, Engaging

在改变之前他们分别是：

collect       ,process,    organize,     do,                review

GTDLife觉得五个水平流程并没有什么根本的变化，只是用词变得更清晰、更感性。

cleaning--清理

我们的大脑本来就不适合追踪及记忆事情

所以我们需要一个可信赖的系统去保存不适合大脑“消化”的“食物”，但是我们很少有人做到这一点，起码我身边的人是这样，如果有机会见到David Allen我一定要亲眼看看他究竟是如何做到cleaning的。我们很多人无法做到cleaning，或许是因为：

• 我能清空收件箱，但是我不能清空大脑，这或许需要一些训练
• 有些事情比如说：晚上和老婆去看电影，我可以在丝毫不占用大脑资源的情况下保证不会忘记，这也需要放入GTD系统吗？
• 在做cleaning的时候容易发散，失去焦点。比如我正在写计划书的时候一件stuff进来了，我这时候需要做的是，放入收件箱即可，但是我却不由自主的将焦点转移到新stuff上，或许他比手头的事情更能引起我的兴趣

如果你也深有同感，请在交流圈和我们一起交流、一起成长。

Clarifying--明晰

应该针对这件杂事思考两个问题。一、我们希望的结果图像（Outcome）是什么？二、下一步行动(Next Action)是什么？

很多人在GTD中常犯的毛病就是“乐此不疲的收集”然后就“欣赏着自己的成果”，很抱歉，这不是GTD，或者时间管理，这是“收集癖”，呵呵，关于找出next action可以参看我以前的两篇文字：

• 如何找出NextActions？
• GTD最重要的是“找出next action,执行它”

GTDLife问读者：我们要朴素化自己的GTD系统，就需要精简自己的清单数量，问题来了：除了“下一步清单”是必须的，还有哪个清单是我们所必需的？

请发表评论，或者在交流圈和圈内朋友交流。

下面来谈谈outcome，关于outcome我理解的不是很深刻，这一点还希望与永锡老师做进一步的交流。

GTDLife谈谈自己对outcome的一点认识，还希望朋友们多多指教。

我自己的经验是：

• 如果我自己设定了一个类似年度计划、或者购买一辆新车这样的目标时，我会把我想要的目标详细的描述出来（如果是买车，就剪一张想要车的图片下来），然后贴在一块白板上。虽然有的时候看上去自己都很想笑，和白日做梦一样，不过这对我不断的review目标，坚持目标有很大的好处。
• 如果是单纯的任务或者短期目标，我会在任务的后面写下“如何才算是完成任务或者达到目标”。我觉得这一点很重要。

Organizing--组织

组织是GTD的一个核心流程，为什么这样说呢？因为“组织”这个环节决定了下面这些问题的答案：

• 我使用什么软件作为收集的容器？（因为你一定希望你的软件可以很方便的收集之后很清晰的被组织，所以考虑使用什么软件收集的时候就必须要考虑该软件如何处理“组织”流程）
• 我的GTD流程是什么样的？
• 我的GTD流程还可以再优化吗？
• 。。。。。（有很多，不一一列举）

Reflecting--检视

David Allen这次上课时很强调Weekly Review的重要

周回顾的重要性毋庸置疑，GTDLife也强调过多次：

• 周回顾:带着指南针工作
• Forgetful-system 3: 回顾
• GTD词典：Weekly Review 周回顾

个人认为回顾之所以这么重要，是因为回顾至少有两个非常大的好处：

1. 加深印象，总揽全局：回顾有利于对任务的理解，提高检视的高度，对任务整体性的把握。
2. 迸发灵感，重燃激情：回顾的过程中随时会有灵感的迸发，这是GTDLife的经验，不可解释，非常奇妙，享受他吧。

Engaging--行动

相对于Doing，Engaging更强调：

• 上下环节的衔接
• 约定，表示行动是与组织（organizing）建立的一种约定

由于Engaging（有齿轮啮合的意思），兼顾长期及短期的想法，我用齿轮的图像来代表这一个术语的新内涵

最后永锡的一段话对我深有启发：

新的五个流程了GTD Roadmap的水平层面，也代表了执行力，也就是我所认为GTD"术"的层次。接下来要介绍的课程，则是属于垂直层面，是我所谓"器"（系统）的层次，但是这并不是时间管理的最后目的。时间管理的目的，是在于创造一个更有价值的人生，也就是"道"的部份。"术"、"器"、"道"三个部份组成了twhsi 的时间管理哲学

我以前只对“术”和“道”有些体会（感谢栖息谷的阿懒）这次twhsi提出“器”的层次我深为认同，多谢。

相信大家对身患癌症但仍然对生活充满热情的Randy Pausch教授不会陌生, 他在CMU所做的”The Last Lecture “给许多人带来了很多启迪. 这次他在弗尼吉亚大学做的时间管理讲座也同样是一个很棒的讲座. 我费了很大精力把这篇讲座翻译出来. 希望大家能够喜欢.
讲座翻译得到了Lichao Chen的支持, 在此表示感谢. 另外在此把这份讲座要献给我的女友, 作为生日礼物. 呵呵! 也送给Lifehack.cn作为一份迟来的贺礼了.

中英PDF文稿: http://pickup.mofile.com/2967525494424452
中文PPT幻灯片:http://pickup.mofile.com/7074503431636947
视频浏览地址(无字幕): http://www.youtube.com/watch?v=oTugjssqOT0
另附各种资源下载页面: http://download.srv.cs.cmu.edu/~pausch/Randy/Randy/timemanagement.html

欢迎大家提出指正! 也希望与我交流! 也欢迎大家来我们的lifehack.cn看看!

翻译 by 河流 @ LifePro

 

河流 翻译的非常用心，历时也比较长，甚至在PDF里还演讲者的动作，以及译者的注释。再次感谢河流

相关阅读：

• 李开复对蓝迪波许教授的推荐
• Randy Pausch个人主页上关于自己癌症情况的介绍
• 杂乱的书桌对演讲的评论

永锡终于从美国回来了，同时带回来的还有他在David Allen GTD Roadmp的课后心得，（永锡老师一直致力于 GTD的推广，这一点上和GTDLife是非常一致的），GTDLife没有机会亲自参与这个“David Allen GTD Roadmap”研讨会，但是GTDLife很幸运的能够通过阅读永锡的心得了解一二。

就当作是“参加David Allen GTD ROADMAP 课后心得(1) 125/200”的心得吧。

Mind like water

可以翻译成“心静如水”或“心如止水”，其实这都不重要，重要的是你是如何理解“水”这个概念的。

不论溅起了多么大的水花，这一切总能迅速的趋于平静。

David Allen在《尽管去做》这本书里说到心如止水就是“一切就绪的状态”，现在他说的更加明确“有任何事情发生，我们能够以合适的方法及情绪来回应”

焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。

                                                                          —戴维·凯克奇 （David Kekich）

你的GTD流程能够应对生活中的每件事情吗？（并不要求一定要解决，只是知道该怎么去做）

GTD流程

“有点惊讶的是，David Allen几乎更改了所有GTD流程的名字，现在五个流程的名称是Cleaning, Clarifying, Organizing, Reflecting, Engaging”

关于这个，我理解的还不是很深刻，有机会需要向永锡请教

这五个名字的改变仅仅是为了能让我们更容易联想吗？还有有什么新的意义？

任务清单

他每周检视一次任务清单，并决定下一步行动，并加到下一步行动清单中。也就是说，他虽有这两个清单（任务清单，下一步清单），但是两者都是独立的清单

提到这一点GTDLife就有点窃喜了，我一直是这么干的！

刚开始的时候我被“心如止水”的境界所征服，接下来就被繁琐的流程所折磨，这时候我有了将GTD朴素化的想法。

经过不断的尝试，得出下面的流程：

我将所有的任务列在bonsai里，然后再bonsai里建立一个“下一步”清单，每天晚上用两分钟的时间快速浏览一遍清单，然后利用back2bonsai功能将“下一步”任务链接到行事历或者任务中去，非常的方便。

GTD是一种生活方式，我们可以改变自己的习惯、改变自己的生活，让我们一起成长。