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在办公室避免被打扰的几个技巧


29th 四月 2008 个人提升 3 Comments

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GTDLife在前面无数次的提到了设置一个UnbrokenTime可以成倍的提高效率,根据我的经验,只有把UnbrokenTime设置到睡觉前或起床后比较合适和可行,原因如下:

  1. 受到外界干扰的可能性较小
  2. 家里的环境比较舒适,能很好的放松心情,有利于思考

大部分人都认为想在办公室找到一个这样的UnbrokenTime是不大可能的,除非你是公司董事长。

我在这里和大家分享几个在办公室避免被打扰的几个小技巧(或许只能说是降低干扰),希望能对大家有所帮助。

另辟蹊径

对于一般的职员来说,都是在一个大房间内办公,仅仅靠一些隔断划分出每个人的工作区域,这样的设置方法既可以保持员工之间的距离,又不影响沟通,简直是天才的发明,可是我们在进入UnbrokenTime的时候是需要尽量排除任何干扰的,怎么办呢?我在现实生活中采取的是“躲避战术”。在一个别人找不到的地方享受自己的UnbrokenTime,在这种情况下一般设置的时间比较短,经常在半小时左右,这足以整理我们的思路了。特别建议那些与编程打交道的朋友,当你debug遇到挫折的时候,当你百思不得其解的时候,找个僻静的地方进行一次UnbrokenTime吧,或许会有意想不到的收获,反正我是受益匪浅。我常常躲避的地方有:

  • 楼道
  • 楼顶
  • 公司门口的喷泉
  • 楼上的办公室(我经常在别人的办公室进行独自思考,很少有人打扰我)

ps:厕所也是一个不错的地方,可惜我只能坚持10分钟,不知道你们怎么样。呵呵。

断掉通讯

当你注意力完全集中在手头的工作时,只有很少的几件事情可以干扰你:

  • 手机来电(短信)
  • Email到达提醒
  • 日程提醒
  • 有人找你

如果你打算在工作时给自己一个安静的时间段去仔细的规划手头的工作,那么我建议你:

  • 手机调成静音(非振动),在特定的时间统一回电
  • 关闭Outlook或其他Email客户端,每天固定几个时间去接收和回复
  • 挑选一个有人打扰几率最低的时间段

世外桃源

你可以尝试投入音乐的怀抱,当你写程序、编辑视频、制作动画或者其他“熟练活”的时候,你可以戴上耳塞,放上一段音乐,将自己和其他人隔离开来。

每个人都有自己喜欢的背景音乐,我最喜欢的是小野丽莎的作品,呵呵~

 

其实,最重要的是下面这段话:

投入的工作和被打扰是此消彼长的,如果说你足够投入的话,周围的环境是很难干扰你的,你只需要将手机关掉即可进入UnbrokenTime的境界,而如果你本身就对工作十分厌烦,心情十分浮躁,那么就算是一根针掉在地上,也会吸引你的注意力

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重新认识我们的清单:精简清单方法及实例2


24th 四月 2008 + GTD,重新认识我们的清单 2 Comments

不久前,GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题:

GTDLife问读者:我们要朴素化自己的GTD系统,就需要精简自己的清单数量。

问题来了:除了“下一步清单”是必须的,还有哪个清单是我们所必需的?

希望大家多多交流,共同成长~~

这个问题得到了大家踊跃的回应,先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦,让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇

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今天将继续和大家分享另外一种简约的清单系统:漏斗式清单系统

主要工具为Bonsai

主要方法为:“设置标签+过滤器”

主要原则为:合理的利用bonsai自带的强大过滤器功能将清单融合在一起,实现“一张大清单”的管理方式。

就像GTDLife在“精简清单的切入点。”里提到的那样:清单如果太个性化就容易混淆,而如果使用经典的清单分类,又过于繁琐

清单太个性化

比如说:

  • “公交车清单”---  专门在公交车上阅读的清单
  • “女友清单”  ---  答应女友要做的事情
  • “无聊时清单”  ---  在无事可做是要做的事情
  • “厕所清单” ---  在如厕时阅读的清单

这里面存在两个问题:

1.同时维护这么多的清单会造成效率低下

处理一个stuff你可能会产生犹豫:“看《三国志》的电子书这件事情好像既属于公交车清单,又属于无聊时清单,到底应该放到哪个清单里呢?”这就是我前面提到的耦合问题

2.降低清单的可跟踪性

假如你选择了折中方案,将“看《三国志》的电子书”同时放入了两个清单,虽然解决了选择清单的问题,但是有没有想过,如果这件事情做完了,难道还要分别在两个清单里将他们分别划掉??这样下去我们的清单系统就会一塌糊涂。

解决方案参考时下流行的tag方式,进行“tag式清单录入”,并且利用bonsai的过滤器功能进行检视工作

什么是“tag式清单录入”呢?举个简单的例子就清楚了,还是拿上面“公交车清单”和“无聊时清单”来说事,在处理“看《三国志》的电子书”这个stuff的时候,我们可以将它分别放入“公交车清单”和“无聊时清单”,因为这件事情在“公交车”上和“无聊时”都可以做,所以这样的处理是合乎逻辑的。

ok,你现在非常的无聊,这时候你拿出bonsai,点击“无聊时清单”的过滤器,这时候会显示出你可以“看《三国志》的电子书”,同样,你在公交车上的时候也可以找到这件stuff,这样你公交车上就有事做了。

当这件事完成的时候,你从任何一个清单来看,他都是完成状态。具体的图文设置方法将在后面的日志中放出,感谢支持。

经典清单太繁琐

GTDLife认为DavidAllen的清单系统之所以对我们来说过于繁琐是因为我们所承受的压力和他预计的并不一致,当然这仅仅是对一部分朋友而言(每天邮件少于50封,每天的stuff少于20件,每天的日程表常常排不满)。

举个例子来说,我们在购车的时候需要考虑自己的用途以及自己的承受能力,比如说如果是一位探险队成员的话,或许需要一辆能抵御恶劣环境的越野车,如果家和公司距离比较远的话,或许需要考虑一下车辆的耗油指标,DavidAllen的清单系统就像是一台经典的沃尔沃轿车,我们虽然非常赞叹,也非常认可,但是我们可能买不起,也有可能并不需要,就像我这种情况,家和公司只有两站路,最多一辆自行车就搞定

所以GTDLife认为:经典的清单系统虽然很好,但是我们要将他改造的更适合自己。

                                                                                                        --GTDLife

其实GTDLife认为,对于一般人来说只需要两个清单就足够了:

  • 任务清单
  • 下一步清单

“任务清单”充当孵化器和暂存器,用“下一步清单”指挥我们的日常工作,就这么简单。

  • 一个“工作”清单
  • 记录在日程表的行动和信息
  • 各种“下一步行动”清单
  • 一个“等待”清单
  • 一个“将来某时/也许”清单

David Allen提到的这么多清单其实就可以分为三个类别:待孵化、将执行、暂存储

待孵化:指还没有开始做的事情。

将执行:指“下一步行动”。

暂存储:指正在操作中的事情。

虽然分为三个类别,但是我们两个清单就够了:任务清单,下一步清单

我们可以用下图表示:

绘图1

具体在bonsai的设置方法将在后面的blog中介绍,敬请期待。~

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这是GTDLife发布的《重新认识我们的清单》系列文章~

现有几个问题需要大家的帮助:

1.关于我们的清单大家还有什么想要知道的,或者希望GTDLife和大家一起分析的?
2.对于已经发表的《重新认识我们的清单》在写作方式上和内容上有什么建议??
3.如果这个系列的内容对您有一点点启发的话,希望在自己的blog上写出来(一定要写
出来才会深刻)
4.如果大家觉得《重新认识我们的清单》哪篇文字写得不错的话,请在抓虾或者鲜果
推荐,这样就为GTDLife的成长提供了很大的帮助,多谢~

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Getting Things Done Outlook Add-In 无限制下载


21st 四月 2008 + GTD 27 Comments

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前几天我在blog上写了篇《五个最佳的GTD应用软件》,并且做了一个投票调查,发现outlook的支持者人数在所有软件里排第一位(不算笔纸)。

你最喜欢的GTD工具是什么?

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截至2008年4月18日

因此GTDLife在这里放出GTD Outlook Add-in 下载,以及解除限制方法。

请在这里下载GTD Outlook Add-in 30天试用版本

解除限制的方法其实很简单:

Snap1

在你开始安装之前将你的系统时间改到2050年或者任何一个你想要的年份。(当然要尽量往后改,这样才能延长试用期)

Snap2

Snap3

我这里提供这个方法仅供学习GTD Outlook Add-in 所用,请在试用结束后自行删除,谢谢~

ps:觉得自己有点不厚道~

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五个最佳的GTD应用软件


14th 四月 2008 + GTD,+ GTD软件评级 33 Comments

GTD是一种生活方式,重要的是理念和体系,工具只是一种配合

--GTDLife

Remember the Milk (基于页面)

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非常流行的基于页面的GTD系统,以至于很多朋友因为在《推荐四个在线任务管理网站》里没有提到他给我发来email询问,呵呵~~原因是我一直把Remember the Milk当作一个完整的GTD系统,而那篇文章里介绍的只是“任务管理网站”,呵呵~

Remember the Milk的特点其实就是“基于页面”的特点:

  • 只要有网络,可以随时随地使用。
  • 方便的和Gmail,Google calendar进行同步

关于他的使用,可以参看这篇文章。本来想翻译,但是觉得没有必要,RTM还是比较容易上手的,呵呵~

GTDLife曾将他评为“最著名的WebGTD工具:rememberthemilk

Microsoft Outlook (Windows桌面工具)

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outlook应该是我们接触最早的邮件管理软件~但是很诧异的是在xp之前的版本中,日程管理功能竟然是出奇的差~其实到现在他也没有好到哪去,否则也不会有add-ins的出现.下面这三款插件是GTDer经常使用的:

可以说配上这三门火炮的outlook才能称之为一个像样的“GTD应用软件”

ThinkingRock (Windows/Mac/Linux桌面工具)

thinkingrock

ThinkingRock是GTDLife开始一直推荐的GTD工具,但是后来为什么不推荐了呢?原因如下:

  • 流程过于标准化,操作起来比较繁琐,适合严格意义上的GTD,不能做任何的朴素化处理
  • 事实证明,大多数的GTDer都经历了这样一个过程“见到ThinkingRock的时候非常兴奋,终于找到了。慢慢的就觉得这样的软件好复杂,好古板。用起来好累,算了,放弃吧~”。

但是,ThinkingRock仍然是GTD入门者必须使用的一个工具,因为这个工具能够帮助我们更好的理解GTD流程~

所以,GTDLife建议:刚入门的GTDer一定要使用ThinkingRock,已经比较熟练的GTDer最好不要使用ThinkingRock。

Bonsai(Windows 桌面工具)

Bonsai

一直关注GTDLife.cn的朋友一定不会对Bonsai陌生,这是我在blog上向大家经常推荐的软件之一,他是一种Outline式的软件,可以让你对自己的项目,对自己的任务一目了然,并且可以通过back2bonsai插件,以及自带的过滤器功能,实现很多“高阶”的应用,到目前为止,我用起来都非常的顺手~

最近正在和大家探讨的《重新认识我们的清单》系列,就使用bonsai作为操作的工具。

笔和纸

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任何时候我们都不能忘记笔纸,即使我们有再先进的工具。就像我们的输入法不论多么的方便,快捷,我们仍然不能放弃用手写字~任何的工具都是对笔纸的模仿,千万不要弃本逐末。

这是GTDLife认为最好的GTD应用软件,你们还有什么推荐的??来交流圈谈谈吧~

参考:http://lifehacker.com/378062/five-best-gtd-applications

请参与GTDLife关于“你最喜欢的GTD应用”的投票~在GTDLife的右上方~~多谢~

你最喜欢的GTD工具是什么?

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重新认识我们的清单:精简清单的切入点


10th 四月 2008 + GTD,重新认识我们的清单 3 Comments

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不久前,GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题:

GTDLife问读者:我们要朴素化自己的GTD系统,就需要精简自己的清单数量。

问题来了:除了“下一步清单”是必须的,还有哪个清单是我们所必需的?

希望大家多多交流,共同成长~~

这个问题得到了大家踊跃的回应,先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦,让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇

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David Allen 为我们列出了下面这些清单:

  • 一个“工作”清单
  • 记录在日程表的行动和信息
  • 各种“下一步行动”清单
  • 一个“等待”清单
  • 一个“将来某时/也许”清单

有一些喜欢思考的朋友会给自己定义一些新的清单,比如:

  • “公交车清单”---  专门在公交车上阅读的清单
  • “女友清单”  ---  答应女友要做的事情
  • “无聊时清单”  ---  在无事可做是要做的事情
  • “厕所清单” ---  在如厕时阅读的清单

如果给我足够的时间的话,我能列出成百上千个这样的清单,按照上一篇文字提到的对清单的定义(清单是具有同一特征的事物集合)我们其实可以列出无数个清单。

为什么我们没有那么做?或者说为什么David Allen没有那么做?

我想可能有下面几个原因:

用最少的清单涵盖最多的事情

用最少的清单涵盖最多的事情,为此,我们必须提高自己的检视高度,我们需要从我们的清单系统去考虑,就像我刚才提到的那样,如果我们不提高自己的检视高度,那么我们可能会有成百上千个清单,并且这个数目还将继续增加,那将会是一个长尾~~

想象一下心静如水的境界吧,我们要追求一个能够涵盖所有事情的清单系统,就像绘制饼图那样,任何事情都能找到他们的位置。

那么如何得到这样的清单系统呢?从我们的生活中有一些这样的分类方法,比如:

  • 男人和女人和非男人女人:这三个类别基本上包含了所有的人类,未知的外星生物不算。。。。。
  • 工作、生活、娱乐:我们的每天都离不开这三种类别
  • 亲人、朋友、知己、认识、其他:如果想按照老师、同学、同事、网友、驴友。。。。这样的方式去划分的话会很累。

好在DavidAllen已经帮我们做好了这部分工作,他的划分方式应该是经过实践检验的,但是他的清单系统仍然有个问题:对我们来说过于繁琐。

这也是《重新认识我们的清单》系列文字和大家探讨的问题

GTDLife认为DavidAllen的清单系统之所以对我们来说过于繁琐是因为我们所承受的压力和他预计的并不一致,当然这仅仅是对一部分朋友而言(每天邮件少于50封,每天的stuff少于20件,每天的日程表常常排不满)。

举个例子来说,我们在购车的时候需要考虑自己的用途以及自己的承受能力,比如说如果是一位探险队成员的话,或许需要一辆能抵御恶劣环境的越野车,如果家和公司距离比较远的话,或许需要考虑一下车辆的耗油指标,DavidAllen的清单系统就像是一台经典的沃尔沃轿车,我们虽然非常赞叹,也非常认可,但是我们可能买不起,也有可能并不需要,就像我这种情况,家和公司只有两站路,最多一辆自行车就搞定

所以GTDLife认为:经典的清单系统虽然很好,但是我们要将他改造的更适合自己。

清单越多,耦合的几率越大,越容易迷茫

经常写代码的朋友可能对耦合有比较深入的认识,我还是简单的说明一下:

内容耦合:如果发生下列情形,两个模块之间就发生了内容耦合

(1) 一个模块直接访问另一个模块的内部数据;

(2) 一个模块不通过正常入口转到另一模块内部;

(3) 两个模块有一部分程序代码重迭(只可能出现在汇编语言中);

(4) 一个模块有多个入口。

每一个模块都相当于一个清单,举个例子来说:

“女友清单”里你写下了这样一项内容“为女朋友买一条项链”,那么他有可能和“将来某时/也许”清单重复。

其实你使用自定义清单一段时间之后,都会发现,其实这些都是可以包含在那个“经典的清单分类”里的。

至少他会使你概念上模糊“将来某时/也许”清单的定义,时间长了你有可能会产生这样的疑问“这个清单干什么用的?这件事情应该存在于哪个清单呢???这两个清单的区别是什么??”

但是我们是否需要“自定义清单”呢?我认为是有必要的,自定义清单对我们来说有很多“实际意义”,具体有哪些呢?请在交流圈交流吧~

同样的例子还能举很多,请大家仔细理解一下“内容耦合”的定义。

其实,大部分的自定义清单都是可以整合到其他清单里的~只不过我们强调他的场合、对象、时间段,所以将他单另提出来变成了一个“自定义清单”。

这是我们精简清单的雏形~

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这是GTDLife发布的《重新认识我们的清单》系列文章~

现有几个问题需要大家的帮助:

1.关于我们的清单大家还有什么想要知道的,或者希望GTDLife和大家一起分析的?
2.对于已经发表的《重新认识我们的清单》在写作方式上和内容上有什么建议??
3.如果这个系列的内容对您有一点点启发的话,希望在自己的blog上写出来(一定要写
出来才会深刻)
4.如果大家觉得《重新认识我们的清单》哪篇文字写得不错的话,请在抓虾或者鲜果上
推荐,这样就为GTDLife的成长提供了很大的帮助,多谢~

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