GTDLife.cn一直认为，一个高效的办公环境是提高生产力的关键。

很难想象一个乱七八糟的办公桌能有多大的产出，根据统计，我们每天有10%的时间都浪费在找东西这个动作上。

来一起参观一下外国GTDer的工作环境，或许对我们都有一些启发。

地址：http://feeds.feedburner.com/~r/GtdTimes/~3/400253052/

ps：需要翻墙

下载地址一：http://www.youtube.com/watch?v=czYiQDr8I38

下载地址二：http://www.youtube.com/watch?v=8yTTyxWXbGM

“过节比上班累”这是身边很多朋友的相同感触，不知道从什么时候起，为了什么，我们要如此互相折磨，人和人之间的关系就不能再简单点？人和人之间的沟通就不能再直接些？

节假日应该是留给最重要的家人和朋友的，但是你又必须要做某些事，那就尽量的提高效率吧，留下80%的时间陪陪家人和朋友。

再次申明一下，本系列的假设环境是：经过评估，确实有重要的事情必须在节假日做，如果挤出时间去做这些事情？

好不容易一个节假日，大家都想做些自己的事情，可是面对着一大堆的应酬，我们该怎么办呢？我个人有几个小建议，希望能和大家一起交流交流。

续上篇。

避免占用自己的高效时段

如果平时做过一周的“时间日志”，我们就对自己的“高效时段”有一个把握，拿我来说，我一般下午2点到4点之间的效率是比较高的，所以，我在安排自己的应酬时，尽量的避开这个“高效时段”，让自己尽量能在日程满满的一天里，有更多的产出。

如果你还不知道自己的“高效时段”在哪，建议你有空做一下自己的时间日志。

适当减少睡眠

过节的时候往往是睡眠不足的时候，既然如此，我选择主动的减少睡眠，比如说我平时是11点上床睡觉，但是在节假日的时候，我会推迟一个小时到一个半小时睡觉，这段时间可以用来当作一个UnbrokenTime，做一些自己想做的事情，然后第二天早晨会晚起半个小时的时间，用来补觉，不知道这个方法是否适合您，我用起来感觉还不错，有一次晚上突然来了灵感，一下写了三篇Blog，呵呵～

当无法避免的时候尽量享受

上面虽然说了那么多，在节假日如何给自己挤出一点时间来做一些自己想做的事情，但是总有一些约会是必须要参加的，比如说铁哥们的婚礼等等，那怎么办呢？只好使用最后一招了：既然无法避免了，那就尽量享受吧～虽然脑袋里有很多需要自己做的事情，但是既来之则安之，好好的和朋友聊聊天，吹吹牛、喝喝酒，要知道，节假日本来就是用来休息的么～会工作，更要会放松，这样才能成为时间管理的达人。

所谓时间管理，并不是要在单位时间内，完成更多的事情，而是能让我们更高效的去做事情。

尽量更好的了解自己的脾性吧，什么时候该工作，什么时候该休息，听身体的，听自己的。

在交流圈里放出这个话题之后，大家都发表了自己的观点，比如说：

BenChen：

> 有些节日,是不能逼自己太紧的
> 因为这些节日是维系家里情感的需要
> 如果十分的紧迫的做一件事
> 那,不如在当天的一大早起来做完它
> 一般来说
> 朋友约你出去,也不可能一大早七点就叫你出去吧
> 那就早上6:00起来
> 做自己的事情
> 一般都能完成不少呢

CJ:

个人观点:
1. 如果朋友聚会，真成了负担，那还是慢慢从那个圈子退出吧
2. 其实凡事往好处想，把时间投资给朋友，这是在实现三万英尺的目标
3. "生命中许多美好的时刻是不在日程表上的" ，这句话可以有更多的含义，去发现并享受
4. 要适度地包容自己，人是灵性的，GTD只是一堆流程图
另外，想法为自己创造出一个可以快速进入状态的小环境来，这样可以利用一些零碎的时间。
例如我以前在地铁上只能发呆，完全无法思考事情，无法集中注意力，
但现在我只要一打开Netbook，看到熟悉的桌面和工作目录，我就可以立即开始工作，
曾经本来是安排晚上回家写简报，结果在车上写着写着就写完了，代价是坐过了头...

感谢他们，让我得到了成长，谢谢。

中国人向来讲究礼节，就拿刚刚过去的中秋节来说吧，好不容易放了三天假，结果两天走亲戚、一天同学聚会，没来得及眨眼就过去了，不仅没法按计划做事情，还把自己搞得很累，甚至有点想上班，上班的时候时间起码比较规律，自己有很大的可控性。

如何在节假日仍然保持高效的产出呢？

（我在这里假设经过评估之后，你觉得节假日的应酬没有手头的工作重要，所以想要在节假日里为自己挤出一点时间。）

不知道有没有朋友想过这个问题，咱们可以一起在交流圈里探讨。我自己有一些经验，拿出来和大家分享一下，权当抛砖引玉了。

将约会尽量集中到一天

不管是家庭聚会、同学聚会、朋友聚会，都会提前约定时间和地点，并且90%的人都会回答“我无所谓啊，你们定就好了”，如果你珍惜自己的时间，就请不要这样回答，你可以告诉组织者“你觉得周六下午5点如何？看看大家有没有时间。”90%的人都弃权的话，有极高的概率将“约会时间”变成“我的时间”，另外，我还建议最好将所有的约会都集中在一天处理，比如说放假三天，如果每天的下午都有一个约会的话，我会觉得有些烦躁，一个是因为当我知道下午有约会的时候，心境就不能平和下来，（虽然写在了行事历上，但显然，我还达不到“心如止水”的境界，呵呵），第二个是因为会有很多的时间花费到路上，得不尝失。

将不重要的约会尽量推掉

整个家庭的聚会是很难参考自己的时间的，我们通常都是“被通知”的角色，或许是因为辈份的问题，呵呵～但是也恰恰是因为这个问题，我们可以轻松的“逃掉”，基本上家庭成员吃完饭之后就是一些长辈之间的娱乐活动，这时候你提出要出去走走或者是要提前回家，估计是不会有什么障碍的。

其他的约会也是类似的，就像有些人打电话一样，用1分钟的时间说明了打电话的原因，然后用10分钟的时间去聊一些毫不相关的事情，当你察觉到有这样的苗头时，你可以找个借口“合适的退出”，甚至有些约会你可以直接婉言拒绝掉，不过这很考验你的评估能力，我一般会拒绝：

• 最近频繁见面的邀请：有时候和朋友出去玩是一阵一阵的，比如说一连15天，和某个朋友约着出去了8天，不是吃饭就是逛街，不是逛街就是玩。有时候又1个多月见不着面，如果有空的话还可以，如果实在没时间的话，我会婉言拒绝。
• 意义不大的邀请：有些时候对方比较闲，纯粹想做一些消磨时间的事情，比如说约你打麻将，如果我的时间不允许的话，我会拒绝。
• 不需要面谈的应酬：有些客户不管什么事都想把你约出去吃个饭，边吃边聊，对于这类应酬我也是能推就推。

再强调一下，这些需要考验你的评估能力，权衡一下什么对你来说是重要的，什么是不重要的。

尽量的主导话题

和朋友聊天的过程中总是会有一个主导话题的角色，一般都是由聚会发起者承担，我建议大家都能尽量争取到“话题主导者”这个角色，主动的去获取信息比你被动接受、然后过滤要好的多。

有时候同学聚会或者朋友聚会，就是更新一下大家的近况，然后针对一些大家感兴趣的话题做一些沟通，所以我一般都会问问：

• 每个人最近忙什么事情
• 上次提到的XX事进展的怎么样？
• 最近相亲没有？
• 你们公司最近怎么样？

然后根据他回答的内容再做一些深入的沟通。

首先承接上次的话题，然后问一些近况，最后深入的交流。主导话题的人获得信息量肯定会比较大，那么他在这次约会中的产出也会比较多，不知道大家是否认同，可以在交流圈里交流一下，呵呵

也希望您有什么高招，和我分享一下，多谢。呵呵～让我们一起成长！

未完待续。。。。

我在很久前就写过一篇《性格与GTD特点的形成分析》，当然，那时候是在经验比较缺乏的基础上进行的思考，有失偏颇，在所难免。

不过有一点是肯定的：时间管理绝对和你的性格相关！！

下面是Ella在交流圈里对这个案例进行的补充，在这里我代表所有从案例中有收获的所有人向她表示感谢。

首先，是她，不是他 ^^

谢谢Tina.我补充一下我的性格好了~~我也觉得会有点意思。

我不是一个非常organized的人，比较随性，做事情的效率和方式受心情影响很大，所以不到万不得已，我不会gtd...(羞)

我对文字的记忆力很差，对没有关系的事物的记忆力很差，但是对地图、音乐旋律、画面的记忆力很好，这让我非常痛苦！一个案子，我在做的时候思路很清楚，
但是只要一被打断，接着要做下去就要回想很久，甚至昨天才结案的case,第二天老板问我情况，我都得再看一遍才知道。我的这个特点使得David的紧
急事件处理流程对我来说特别有用，因为我一定要把手头上的事情进度和接下来要做的行动记录下来才可以去做别的事情。

我还是个不太愿意被人瞧不起的人，很多事情，明明可以不那么辛苦的，但是我还是要很辛苦地去做，因为我过不了自己那一关。比如我现在刚到一个部门，之前
也没有做过这方面的工作，一个正常人的逻辑都是会觉得上手是需要一段比较长的时间的，而且大家已经觉得我上手很快了，但是因为我是
supervisor，我就受不了自己有一些事情搞不清楚，不能给staff方向和指导，于是把自己弄得很累，什么问题上来了，都想去解决。其实如果我
都懂了，按照我的性格绝不是愿意做别人保姆的人，我之所以以前做了别人的保姆，是因为我觉得自己还不懂，过不了自己那一关，想趁此机会自己把这个事情弄
弄懂而已。

再讲得深一点，前段时间之所以觉得不安，深层次的心理原因是因为我讨厌一切不在我掌控之中。gtd的魅力就在于它让一切看起来都在你掌控之中。如果总共
有100件事情，我可以掌握这100件事情，即使每件事情只掌握了50%，我也觉得舒服。这比100件事情只掌握50件，每件事情掌握100%的感觉好
多了。

周回顾/日回顾让你记忆力超人

其实包括Ella在内的大多数女士（起码根据我对自己身边女士的观察是这样）都有这么两个特点：

1. 不是很organized：下午突然很想逛街，犹豫什么，let's go。今天没有心情工作，算了，工作先放到一边，看看韩剧再说。
2. 形象思维强于逻辑思维：可以很轻松的回忆起来某年某月的某个时候和谁在哪做了哪些事，它们就像是电影片段一样在脑海中闪回，但是要分析一个方案的优劣、得失就不是那么容易了

不知道有多少人认可我这样的结论，不过最起码我想根据Ella提供的资料给她提出一个建议：

                                                                       加强周回顾

作为一个主管，和以前的角色当然会有所不同，举个例子来说，以前是集中精力种一棵树，而现在呢？则是要看管好整片树林，这时候你就特别需要加强周回顾的环节，当你集中精力在一棵树上的时候，你的整个思维是不会紊乱的，有一条线索串起了整个case，通常压力相对来说也不是很大，只要做好手头的事情就可以了，而当上主管之后就不是这么回事了，这棵树需要浇水了，那棵树需要修剪了，各种各样的事情就像一条条射线相互交错，千头万绪。这需要我们充分发挥CPU的能力：

• 合理分配时间片：合适的时间做适合的事情，当你的心情不是很好的时候，可以做一些比较机械和简单的工作，当你觉得工作状态很好地时候去集中精力解决一些重要任务。
• 随时切换时间片：很有可能我们正在做这件case的时候，负责那个case的来找你沟通，这时候你就需要迅速的在case之间切换

要想做到上面的两点，就得加强周回顾了，在每周回顾的时候你可以做下面几件事情：

1. 用四象限法划分任务：哪些是重要的？哪些是不重要的？哪些是紧急的？哪些是不紧急的？方便你随时根据自己的时间情况安排不同的事情。
2. 尽量熟悉各个案子：回顾的过程中把所有案子的资料拿出来看看，整理一下思路，相当于做一个“索引”，当领导或者别人提到哪个案子时，就可以迅速的找到该案子的线索。这时候建议可以充分利用形象思维能力强的特点，将整个案子形象化，因为我对Ella做什么案子不是很了解，所以不太好讲，假设是司法方面的刑事案子，那么就很容易将整个案子形象化为一部电影。假设是公司项目的案子，可以尝试将资料“抓拍”到你的大脑中。总之，当你对手头的案子认真的进行一次周回顾的话，相信你会对你的工作有更好的把握

甚至我建议每天拿出15分钟的时间对当天的工作进行一次回顾，别小看回顾这个环节，根据艾宾浩斯遗忘曲线，每天进行回顾，起码能提高30%记忆率。

吃完一碟菜还是每碟各吃一点？

我相信这是你的真实体会，也是GTD的魅力所在，这就是open loop的威力

如果总共有100件事情，我可以掌握这100件事情，即使每件事情只掌握了50%，我也觉得舒服。这比100件事情只掌握50件，每件事情掌握100%的感觉好多了。

上面这段话也是你觉得工作压力过大的最好答案，事实上你明明已经做得很好了，新角色上手很快，大家对你的能力也很认可（提拔你当主管就是证明），就像你说的，你还是“过不了自己这一关”，个人觉得这里面是一个角色转换的问题。

要知道，没有人能掌控一切，我们的掌控力要符合自己的角色。

建议你可以这样试试：

• 解决“受不了自己有一些事情搞不清楚，不能给staff方向和指导”：受到了提拔，角色得到了提升，那么你关注的高度也得一起提升才行，我们的精力毕竟是有限的，如果说你以前是管案子的话，那么你现在的角色应该是管人，然后由你的部属去负责案子。其实你已经意识到了这一点，但是由于一种惯性还是无法有效的实施，因此我建议你将自己的角色形象化。然后摆在你的办公桌上随时提醒你，比如： 你可以将“我是一个Supervisor”做成卡片放在醒目的位置，或者是一张管理学大师彼得德鲁克的照片，或者是你觉得一个Supervisor的职责范围有哪些？写下来，放在醒目的位置。相信经过这样对你潜意识的刺激，角色很快就会调整过来。
• 解决“我之所以以前做了别人的保姆，是因为我觉得自己还不懂”：仍然是要过自己这一关，呵呵，没错，你觉得自己还不懂，因为你根本不需要懂。建议不要将一件非常正常的事情看作自己的负担，自从当上Supervisor之后，如果还按以前的方法，工作量可能是以前的N倍（N=你负责的案子数量）。建议你写出Supervisor的职责范围：需要关注所有案子的进度？背景？等等（这个我不太了解），然后让部属通过Email或者其他的方式来向你汇报你想要知道的事情即可，你看，这样一下子从被动变成了主动，不是吗？（如果你对某个案子的某个方面特别感兴趣的话，你可以和负责人当面沟通）

呵呵。我的建议可能对你完全不适用，因为我毕竟不了解你的环境，如果能有哪怕一点点的帮助，我就非常高兴了，呵呵～

其他朋友想聊聊这个话题的话，也可以来时间管理的交流圈发表自己的观点，呵呵，众人拾柴火焰高，这也是时间管理案例分析这个系列的初衷。

祝一切都好。

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你是如何管理时间的？关于时间管理有什么想和大家交流的吗？来这里：

《时间管理案例分析 一》发布之后，在读者之中反应非常的强烈，都觉得这样的形式非常好，在此，GTDLife.cn非常感谢大家的支持，既然对彼此都有帮助，那我们就一起把它做到最好吧～

特别值得一提的是交流圈里的“童年柯睿”，他对案例做出了自己的分析：

GTDlife用案例的方式来和大家探讨时间管理，觉得很棒；ella的案例也很具体而典型，谢谢；对案例发生者Ella的时间管理方式进行前后对比，
还是可以发现不小的改善，很不错！

自己也学习，小结和发表看法一下：

1，Ella时间管理出现问题，主要因为三个方面的原因

第一，角色定位。他/她是supervisor，但开始充当了“保姆”的角色，食物大小巨细全揽，无分轻重。这无形中弱化了项目和任务产生的意义，并给
他/增加很多额外责任。-----这是Ella自己的问题，但他/她很好的意识到了。而GTDLife.cn提出的四象限法，应该是很有帮助的。

第二，对新环境的适应。Ella提到他/她自己刚到团队，所以不管是工作方式也好，团队的管理也好，或者是和公司其他部门的相处协调等方面，应该有很多
需要适应的地方，一定时间内感到混乱可能也正常----这需要一定的时间（可以从后面的改进看出ella的适应还是很快的）

第三，工作性质（工作方式）与时间管理。正如Ella自己的描述，以及上面各位朋友的理解，ella的工作有两个主要特点，一个是多个独立案子同时进
行，第二个是会涉及到大量的外部沟通协调，以及委派的工作----这种工作方式并不单一，而且外部不可控因素多，显然对时间管理的技术要求更高。
上面的建议中，我觉得“委派清单”和“甘特图”的建议不错。

延伸开来，我的具体建议是：首先一定要形成自己处理案件的关键流程，然后才在这个流程下去利用甘特图管控各项目时间（比如ella也提到要做一个进度
表），并注意关键节点；其次，在“委派”方面，可以充分运用GTD中的“场合”概念，对不同的案子中相似的委派类别，建立相似任务的委派清单，便于你集
中处理和追踪。只是处理和追踪后，要记得还原到任务中去。---当然，有合适的工具辅助，会方便很多，哈
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借鉴ELLA自己改善的几个点：
1，routine事件，放在固定时间处理（不只是staff交来的，也可以包括查看邮件一类的）
2，staff的要求，分类按需进行
比如：有需要电话沟通来支持的，马上操作（符合2分钟原则）
有需要思考解决的，安排专门时间来沟通讨论（而不是自己一个人提出解决办法再反馈回去）

看来他从这次的案例分析中得到了更多的经验值，呵呵。分析的过程就是成长的过程，建议大家在看到案例时自己先做分析，并且写在纸上，然后再去看别人的分析，这样比较容易能激发出自己的潜能，呵呵。

童年柯睿 提出的“一定要形成自己处理案件的关键流程”我非常的认同，一般情况下我们每天遇到的大部分事情，其关键流程基本上是相似的。

比如说，你是一个老师，那么你每天的关键流程可能就是：

• 备课
• 上课
• 跟踪

虽然每个流程具体做的事情肯定是不相同的，但是这几个环节是必不可少的，建立自己的关键流程有什么好处呢？

增强对整个过程的把握

拿我自己的实际情况举例来说，我是一个项目管理者，每个项目都会有项目申请、调研、设计、开发、测试、完善文档、推广（小作坊，所以文档在后面写，呵呵～见笑），整个过程实际上就是这样的一条线（多个项目就是平行的多条线），每一个关键环节都是一个里程碑，我可以随时与项目经理进行沟通，把握整个项目的进度、困难、预期等等，当然，这些只是我“项目跟踪”中的细分环节而已，属于末梢，与“项目跟踪”平级的还有“售后服务”、“资源协调”等等，这些就不再细说，总之，如果你能将你每日工作的关键流程提炼出来的话，你就有了利用甘特图等工具进行管理的基础。

建议使用bonsai，listpro之类的大纲式软件进行树形的分解。

方便量化，减少压力

有一种压力，来自于我们对任务的不可评估，这一点不知道大家是否认同，不过如果你能提炼出自己的工作流程的话，你就可以对目前任务的完成度进行一个量化的评估，在进行有效评估之后，可以：

• 释放压力
• 调整任务的属性，比如优先级和重要程度
• 寻找下一个工作重点

比如说，某个项目已经到了完善文档的阶段了，那么完成度基本在85%以上了，心中的大石基本上可以落地了，这时候压力得到了释放，同时，我也会根据这个结果来调整任务的属性，比如说，前段时间搞研发放弃了很多的休假以及社交，现在是不是可以适当的增加一些社交活动呢？是不是可以按时下班了呢？

虽然我们以前也会模糊的认识到：哦，到了写文档的时候了，根据经验，基本上后面没什么事情了，可以放松了，但是如果你是在管理两个或者三个项目呢？你会不会得上一种“强迫症”，感觉好像没有什么可忙的了，但是又不知道为什么，总觉得还有什么事儿没做。

尽量的将你的工作任务量化和流程化，有利于释放你的压力。

帮助你形成习惯

大家知道这个世界上什么事情做起来最轻松自如吗？答案是：习惯做的事。当我们做一件我们早已习惯的事情时，就像是直接在内存里运算，速度将大大提升，比如说你觉得早晨刷牙、洗脸、吃早饭累吗？每天打开电脑、打开outlook、打开firefox累吗？（有些人说，如果每天早晨起床也是我的习惯的话，那么为什么那么累呢？我只能说：和起床相比，你更习惯睡觉。）一样的道理，如果我们能给自己制定一个好的流程，形成习惯，那么工作起来也会轻松很多。

当然，我们每天遇到的事情不会都在我们的预料之中，我们毕竟不是神仙，所以，一个良好的“例行工作流程”还需要和一个好的“临时突发事件处理流程”结合起来使用。

例行工作流程+临时突发事件处理流程=搞定90%的工作

关于临时突发事件的处理流程，我以前有个流程图，大家可以参考。

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你是如何管理时间的？关于时间管理有什么想和大家交流的吗？来这里：