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让我们一起成长

这是来自于GTDer，也是我的好朋友-古道的投稿，在我写《搞定GTD系列》的关于GTD在Outlook中应用的文章之后，我就邀请他也把自己的经验写出来和大家分享，这是古道的系统、古道的思考、古道的经验，同时GTDLife.cn也希望您能将自己的经验提炼出来和大家分享，总结自己，帮助他人，谢谢。（zouxin2000$163.com）

古道视野之Outlook GTD应用教程
第一课 开篇介绍及Outlook设置

我曾经在古道视野上更新了一系列GTD的相关文章，其中最为推荐的工具是Outlook，因为这个软件是最方便获得的，同时Outlook与手机，不论是诺基亚，还是微软操作系统的手机在同步上均属于最便利的，在更换平台时也可以方便导入，因此强烈建议GTD初学者使用！

同时，之所以这样推荐，也是因为个人并不认为GTD原著或者任何一个思想就是真理，就应该是每个人严格遵守的东西，每个人都应该发展出适合自己的GTD系统，Outlook并不完全符合GTD思想，但强大的功能给我们带来了很大的空间。

本来我已经觉得不再更新教程式的文章，具体原因前面已经提过很多次，但是这次应GTDLife的邀请，实在有些却之不恭，加上近期很多朋友发来mail，希望有一个这方面的教程，而至少我目前并没有发现中文这方面详细的介绍，所以，还是写几篇吧。大概会有几篇，不会很长，把基本的内容完成，争取用更多的图片予以描述，做到简单易懂。

OK，进入正题！第一课是软件设置：

选择工具：Outlook 2007

1、Outlook数据文件设置：
由于Outlook数据文件的默认位置是C盘，一方面可能由于系统问题而导致数据丢失，建议更换保存位置；另一方面，据说Outlook的数据文件大于5G时可能出现文件无法打开的情况，还是做好保存较好。
设置方法：
文件-数据文件管理 在打开页面中选择添加，保存至非C盘符下。之后将默认的数据文件删除，将后添加文件设置为默认。

之后是做好备份工作，从微软主页上下载“Outlook备份工具”这时会在“文件”下出现“备份“：

其中可以通过选项来设置备份间隔等。

特殊说明：针对习惯使用多台电脑做GTD的朋友，比如我，两台电脑的数据为了保持一致，我会选择直接copy数据文件的方式，将Outlook关闭，在D盘下设置文件夹Outlook Data，将第一个数据文件放进去，然后再其中设置一个文件夹Backup，将第二个备份文件制定到该位置，以后用U盘copy这个文件夹回家即可，当然copy之前要确保Outlook关闭，另外注意，不要在没有覆盖新版本前做任何修改，因为一旦修改就会出现数据丢失的情况……

2、设置“联系人”：

在Outlook中有一个很大的劣势，就是无法做“分级任务”，比如说我现在在写GTD Outlook教程，这个Project可以做进一步的分解：

第一步：使用思维导图列清都需要写哪几个方面的内容。

第二步：注明那些内容需要重点来写，大概要完成多少篇文章，使用哪种方式来写。

第三步：Outlook中建立一个新的数据文件，作为写东西的抓图内容。

……

当我在Outlook中做这个Project时，我发现，我发将这些任务或者日程联系到一起，回顾时无法将这几个独立的任务归类到某一个Project下。曾经我尝试过“类别”功能，但是“类别”更多的应该作为“情景或地点”出现，若作为Project，可能带来很多混乱，那么如何处理？我们使用“联系人”！因为“联系人”是唯一一个在Outlook中可以和所有“任务”、“日程”联系在一起的东西！

首先，我个人习惯将左侧的邮件、任务等标签下移并变小，只留下一个“文件夹列表”（下图下面的红框），以后操作只看这一个。

然后，在联系人下新建一个文件夹-Projects

再次，在文件夹“Projects”点击右键-属性，选择“Outlook通讯簿”页面，将“将此文件夹显示为电子邮件通讯薄”勾选。至于为何，我会在最后一篇文章的“常见问题FAQ中说明”。

最后一步，工具-选项，点击“联系人选项”，将“在所有窗体上显示联系人链接”勾选！

3、Projects联系人内部设置：

选择Projects文件夹，如下图，选择视图-当前视图-按类别。

这时，可以看您方便，是否选择下一步骤，我个人因为不太喜欢联系人的默认页面做Project，很多内容是不必要的，因此创建了一个针对Projects文件夹的模板（下载地址），如何导入，由于我的电脑已经存在，无法试用，麻烦哪位朋友实验成功告诉我一下，我再更改！下面是我自己设计的窗体，很多地方完全不知道如何做，所以，很丑，功能也不怎么样，哪位高手帮忙重新调整一下！万分感谢，大家可以做一个参考：

在这个联系人，后面成为Project List中，我一般使用“类别”划分成“事业”、“健康”、“生活”、“思想和修身”、“社会责任”等几大类，这个大家参考我之前写过的“[GTD][实施]如何进行人生规划（含MindManager模板）”文章，就是其中的几个大类，当然为了方便查找，您也可以进一步细分一下类别，一切看您方便！总的来说，这个List就是您回顾时使用的Project List，所以怎么习惯怎么用好了！

参考文章：[Outlook技巧]巧用联系人索引同一Project的所有Acitons

好的，第一课Outlook设置就讲到这，第二讲，我们将真正开始Outlook GTD之旅！！

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这篇文章，还有剩下的几篇，说实话我只是一次写成，没有做任何重读和修改，再次非常非常抱歉！主要是我最近工作实在太忙了！工作时间的八小时完全做不完，加班加点，回家了还要写总结、写规章制度等等，今天没有回项目，那需要远程遥控做很多事情，所以大家原谅吧！

Tags: GTD 3.0, GTD/资料管理/知识管理/Project模板系统, GTD工具,Outlook

让我们一起成长！

这是来自于读者yibie的投稿，他的博客学无止境@一点一滴关注GTD和时间管理，并且在前一段时间还号召汉化了Chandler，非常活跃的GTDer

首先，回顾自己的生活，问自己几个问题：

⒈你是上班族？还是学生族？还是属于其它什么生活方式？

确定这一点很重要。这对你如何设置属于你自己的GTD很有帮助。每个人都有不同的生活方式，想让GTD的系统更好的为自己服务，你就得知道你和别人不同的地方在哪里。你喜欢在哪里做什么样的事情？你的一些小习惯是什么？想建立一个属于自己的，有效的GTD系统，那就好好的想想吧~也许一张摇摇椅会让你更好的思考。

⒉记录你的时间

这有助于你建立行动清单里面的分类，这也可以让你自己知道你宝贵的时间究竟溜去哪里了。想管理自己的生活，先从了解自己的时间都跑哪儿了开始。想知道做记录有什么用途，请参考我的这篇如何分析自己的时间耗用情况。

⒊确定自己做inbox的工具

相信我，这个是在GTD中最重要的工具。通过这个我们才能捕捉大脑里面那稍纵即逝的想法，才能知道自己一直以来想做什么，想要什么。这个工具的要求是，稳定、便捷，呼之即来挥之即去，没有过多的环节，你所要做的就是记录。除此之外，这个工具，不必拥有其它任何用途。

⒋每天必不可少的就是对inbox的事情进行分类

在GTD里面，这种事情大体分为"等会要做"，"近期要做"，"将来会做"。但是，如果你对这种分法感到不满意，可以自己个性化你事务分类，比如工作，家庭，朋友…之类。噢，别忘了，你的一些想法仅仅是YY，一点参考价值都没有的话，那你还是不要记录下来的为好。

⒌分清了事务之后，就开始研究你的事务类型

你的事务，是一步可以完成的，还是要几步才能完成？一步完成的事务好处理，这个是当然的，只要在安排出处理这个事务的时间出来就行了。几步完成的事情就有点复杂了，因为要达到既定目标，你得考虑清楚，究竟怎样做才能做到。需要几个步骤？需要什么步骤？

⒍在GTD中，你光给事务分好类，还不够，你得给你的事务分好场景

"场景"是GTD中最具有特色的概念。什么是场景？那就是，你处理这件事所处的环境。GTD的效率由此而生。场景能让你在一个特定的环境内，批量处理差不多类型的事务。并且，场景的分类能让自己做到事无遗漏。所以，建立场景非常重要。而，如何建立场景这个问题，那就回想一下自己的生活--究竟这件事情，我会在哪里处理？在家，在办公室，还是在外面。这也是为什么我一开头就提出，弄清自己的生活方式。这是确定你处理事务场景的根据。

7.既然分好类，最后一步就是执行了

记住，GTD不是让自己的生活加重负担，而是让自己从压力中解放出来。想让自己的大脑轻松一点，那就记住将所有的"承诺"完成，将所有的事务，都处理好～你的大脑就会轻松起来。

8.执行中，遇到阻碍该怎么办？

不要心急，不要生气，也不要自责。这种情况的出现是正常的--人生不如意事十之八九。你要先考虑的是，这件事等会什么时候再继续做？而不是，这件事情停下了，这都怪"XX"或"XXX"，责怪是一种马后炮，对事情的进展一点作用的没有。

写到这里，我的参考意见已经写完了。希望这对大家有帮助，而这篇东西，也是我的一些经验与总结，希望能与大家多多交流。

您也有自己的经验想和大家一起分享？？可以直接Email给我，zouxin2000$163.com，谢谢

这是来自于读者hhw的投稿，他对Outlook有着自己的经验。如果大家在使用OUTLOOK进行GTD方面有自己的方法的话，欢迎投稿：zouxin2000$163.com

分使用Outlook的Task模块进行GTD的安排。

平时可以使用笔记本或者卡片构筑自己的Inbox，不要太多渠道，我一般使用一个本子、以及email的Inbox作为自己的Inboxes。每天下班的时候卸载Inboxes到Task里面。

卸载分为两步：建立Task和设置Task。

可以一次把Inboxes里面的所有内容先建立Task，然后一个一个设置。或者卸载一个设置一个，按照自己的习惯来做，反正每次的最终结果是Inbox保持清空，以及每个Task都设置完全。
一、建立Task

注意：建立Task的时候，应该使用Category来区分Task的类别，这个类别可以是项目，或者是环境，或者Reference/Someday等等。你也可以将没有设置的Task就归类为Someday的。如下图：

二、设置Task

打开具体的Task，是可以设置很多内容的，首先当然是标题和内容，可以插入图片、相关邮件等等。

Outlook的Task设置的时候，可以通过拖拉，设置任务的开始日期和结束日期。

具体设置一个Task，要注意几个要点：
1、细分子任务：一定要按照1小时左右的工作量来细分任务，如果有交付时间要求，写上要求交付日期和时间。 甚至像后文介绍的那样，使用Calendar安排好日程；
2、重视提醒：提醒功能可以任务是一个任务的开始信号，通过snoop来逐次推移任务提醒，直到完全完成；
3、优先级：可以帮助你安排并行任务的执行次序。

三、使用Calendar

有些任务的子任务，需要规定时间地点完成的，可以通过Calendar设置指定日期和时间，或者作为某日的Boss Task，就是必须完成的任务，设置在All day event里面。

GTD的主旨是随时收集任务、分析细分任务到易执行的子任务，然后按照优先级逐个击破。 整个过程的提醒不断，也可以看到并行任务的状况。

Happy GTD !

如果您有什么关于在OUTLOOK上使用GTD的经验，可以和我联系，与大家一起分享，谢谢。

在《搞定GTD，从入门到精通》这个系列的开始就提到了，这个系列将是：

1. 读者想了解什么，我就去研究什么，就和大家分享什么，也希望大家能把自己的经验通过GTDLife.cn的平台和大家一起分享。
2. 以工具为线索，让大家迅速上手，在实践中不断优化。
3. 复杂的理论放在一边。

那么从这一篇开始，GTDLife.cn和大家一起体验OUTLOOK带来的GTD魅力。

OUTLOOK是最受欢迎的GTD工具之一，起码在GTDLife.cn对1221名读者的调查中是这样。

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OUTLOOK为什么被大多数人接受

据我所知，OUTLOOK成为最受欢迎的GTD工具原因有下面几个：

• 被捆绑于绝大多数人使用的操作系统上。
• 很多公司都是用电子邮件作为日常沟通、交流、布置任务的工具。
• OUTLOOK作为一个个人管理工具来说功能相当完善，通讯录、任务、日程表、便签、网络会议、邮件。
• 他有超强的组织、过滤、规则、管理功能
• 他支持很多很棒的插件，有轻松备份文件夹的、有支持无线备份的、还有超强的Xobni插件。
• 关于GTD的插件也有很多：Outlook on the desktop、Jello.Dashboard、GTD Outlook Add-in

让我们从头学起

到这里，可能有些朋友会说：“不是已经有那么多插件了吗？可以直接按照GTD的方法使用了，为什么还要从头学起？”

很多GTD的插件都类似于一种“批处理”，把我们对GTD的需求进行了打包处理，因此你可以很快入门的去使用它，但是这里面也有个问题，当你吃“速食快餐”的时候，你很难根据自己的需求去定制，况且，我们的GTD方法和流程又是不断修改的，所以就像我对THINKINGROCK使用者的建议那样：入门不错、优化很难。

提升效率的第一步

我走路的速度一向很快，我认为这既符合“快走慢跑”的养生规则，也能够替我节省不少时间，不要小看了每天节省下里的五分钟，可以做很多事情，我使用软件的时候也一样，常用软件尤其如此，比如说Firefox，比如说Windows，比如说OUTLOOK，快捷键能帮助我们积累起一点一滴的时间，所以，在我们进行OUTLOOK的学习时，先来认识一下它的快捷键：

切换到邮件 CTRL + 1
切换到日历 CTRL + 2
切换到通讯录 Ctrl + 3
切换到任务 Ctrl + 4
切换到笔记 Ctrl + 5
新建约会 CTRL+SHIFT+A
新建联系人 CTRL+SHIFT+C
新建日志项 CTRL+SHIFT+J
新建会议 CTRL+SHIFT+Q
新建信件 CTRL+SHIFT+M
新建笔记 CTRL+SHIFT+N
新建任务 CTRL + SHIFT + K
拼写检查 F7
转发信件 CTRL + F
搜索 F4
切换到收件箱 CTRL+SHIFT+I
切换到发件箱 CTRL+SHIFT+O
发送 Alt + S
回信 Ctrl + SHIFT + R
收信 CTRL+M or F9
写信 CTRL + N
打开信件 CTRL + O
标为已读 CTRL + Q