总结和计划是GTD和个人管理的关键

2009年已经过去，2010年即将到来

你是否已经做好了总结和计划？

放上来和大家一起分享吧，或许大家可以让你的计划更加细化

或许一年之后再后头看你在这里做出的计划时，会感慨万千

看看谁能够按照计划去执行自己的计划，看看谁能够很好的回顾自己的全年。

让我们一起成长吧。～

邹鑫

你可以发布到交流圈，也可以投稿给我，谢谢~

另一位朋友也在向我倾诉他的麻烦，“我觉得使用情境一点都不高效，第一，为每个任务写情境就是时间的浪费，第二，我的情境似乎是无限的，比如说，在办公室，在家，在厕所，在公车上，在电脑旁，在逛街。。。。等等等等，不但是无数个，并且还很容易重叠，比如，既在家又在电脑旁怎么办？总不能加两个情境吧？这样的成本消耗我宁愿不要。第三，每次情境转换的时候都要遍历一次清单，这是一件很麻烦的事情，比如说我从电脑旁离开，去坐地铁，那么我还要把清单拿出来从上到下看一遍，看看哪些事情是要在地铁上完成的，从地铁回到家，又要遍历一遍清单。这很麻烦。”

这是GTDLife.cn在上一篇Blog中为大家列举的一个案例，我觉得这样的案例分析非常的有意思，能够帮助我们获得清晰的经验，以及分析的乐趣，呵呵～欢迎大家在GTD交流圈谈谈你对情境的使用经验。

来吧，让我们继续，暂且把那个人就当作《小强升职记》里的小强吧，他对情境的疑惑是“每次转换情境的时候都要遍历清单，好麻烦阿！”

标注情境是一种浪费

你觉得标注情境是一种浪费是因为你觉得情境对你来说没有用处，那么就有两种可能，它对你真的没有用处，或者你没有领悟到它的用途。

关于情境的使用，通过我们前一篇博文已经得出了共识：

1.每天20个行动以下，不建议使用复杂的情境

2.每天超过40个行动，或者超过你清单的一整页纸，建议你使用情境

3.如果你使用数码产品作为GTD工具，那么建议你使用情境

小强，如果你真正的知道了情境的作用，以及情境的优势和劣势，那么你就可以自己判断标注情境是否是一种浪费，其他任何人都不能代替你！

情境是无限的

使用情境的最大难度在于如何合理的设置情境，每个人都有自己的一套，比如读者李毅，他是这样做的：

Dear GTD friends,

在GTD Life的blog上看到连续两篇的关于场景（context）是否有用的帖子。
我想分享一下一点陋见，请多多指教。
之前在公司分享GTD思想的时候，我对context进行了一个小小的分类。
1）物理场景：例如@home,@phone,@office,@errands
——目的是为了在特定的地方、工具做具体的事，
举个例子，A君有一台娱乐用的Desktop和一个专门用来工作的Laptop,那么，使用这个两台电脑的时候，A君便进入某个场景的特定待办中了。
这个场景或许是实体的，或许是心理上的。如第二个分类。
2）状态场景：例如@与人联系，@等待答复
——目的是为了让执行者清楚在这个场景中，所有待办均处于相似的进度。（对应第一种分类的“物理”。）
我相信，还有更多的场景属性的划分。
就这两者的划分，他都表明一种目的——聚类以便迅速进入状态而执行待办！
因此，我们讨论context是否有用并非基于它所设置的多与少，而在于是否具有效率。同时，不可否认，设置数量的多少会影响效率。
但数量并非是最主要的影响因素，最主要的因素是通过设置context来实现某种相似行为的聚类是否必要。
例如文中提及到——
“这些任务，我只需要0.01秒就可以知道他们应该在哪种情境下做，我想我还不至于糊涂到在午睡时回复所有Email，而在公司去维修水龙头。”
这个显然，设置context就显得无必要。
因为这个主人翁都觉得这些都是或平常至极、或无论如何都不会出错的事，所以，对这位主人翁是“不必要的”！故无需特别设置。
但，这个并不意味着不同的人对同样的事有着相同的答案和解析。例如，一位极其热心的员工，可能觉得维修水龙头（无论家里还是公司的）都是重要至极的事！这个时候 ，context（物理场景）就显得必要了！
因此，针对世间诸事，不要所有的都设置context，以致一一对应。因为context的目的是“聚类以便迅速进入状态而执行待办”，聚类仅是第一步，关键是 第二步——进入状态！！！
在实践中，我建议，可以采取上述的二分法来定义context。在“必要性”的原则下，适当定义物理和状态场景。这会比什么都定义来得更有效率和更易于指导执行 。

情境是需要我们定期去调整的，因为情境的设置太依赖我们的状态和环境了，既然环境是不断变化的，那么情境也需要不断变化才行。

每次情境转换都要遍历清单

实际上这是你最不需要担心的问题，以我的经验来看，如果你在情境转换的时候才去看清单，那未免有点迟了，我会利用小片的时间去遍历清单，每天至少遍历清单30次，但是完全没有感觉到时间被浪费或者嫌麻烦。

1.遍历使用碎片时间，这些时间不利用才叫浪费

2.每次遍历清单的时候我都会用四象限法在大脑里衡量一下哪件事情比较重要，或者紧迫。然后调整顺序去执行，每次遍历清单的时候我都有一种掌控感！这样的感觉很好

所以，不要怕遍历清单，只需要考虑一点：你是否真的需要情境。

这是读者BondZhang的投稿，同时大家还可以读读他的博文“时间管理达人”

读完《小强升职记》并没有花费太长的时间,读完之时,心中有种意犹未尽的感觉.
　　
　　这本书读起来非常轻松,而且非常实用。通过老付对小强的指导，将项目管理，时间管理。培养良好的个人习惯讲述的生动，形象。而且有着非常强的可操作（可学习）性。
　　
　　书名与<XXX升职记>有点雷同(可能是出版社之意),不过内容大不相同.书中没有太多的人物,也没有大企业的"明争暗斗"，也没有职场"勾心斗角"人物描写,,
　　
　　全书从普通职员小强升职为项目主管，讲述了小强成长的历程。,并以“老付”对“小强”精心摘陪的课程,而浅入深的介绍了GTD管理方法。,伴随着小强的成长,我也逐足的了解，学习并开始使用GTD管理方法.（GTD不只是时间管理，还包括项目管理，培养习惯等）
　　
　　对于我来说,这不是一本小说,而是一本使用手册,对于此书我用“爱不释手”来形容,我狠不得把老付掌握的知识全部值入我的大脑中。
　　
　　通过与小强一同从浅入深的学习，我发现GTD对于高效管理自己的工作、生活有着非凡的帮助.下面是简单的分享书中知识点（个人体会，不足之处请指正）:
　　
　　一、二分钟原则（详见我的博文《高效时间管理达人》）
　　
　　二、如何养成好的习惯（详见第五章，在开花与结果中成长。培养一种习惯从制作一张“习惯卡片”开始，一共分为七个步骤和四个阶段。）
　　
　　三、逐步推进中长期目标达成方法。（详见第三章。长出主杆和树桠。从建立中长期目标的原则入手，讲到了愿景，结终建立自己的中长期目标。从对如何达成目标进行了讲述。包括：责任范围，任务，下一步行动。）。
　　
　　四、如何作好“项目”管理。通过“项目”“任务”“下一步进动”三个方向指导我高效完成项目作业。下一步行动指导我们完成任务，在全部任务完成之时就是完成了项目。（详见衣柜整理法，收益非浅。）
　　
　　目前我已经开始使用“二分钟原则”，并制作了一张“培养习惯的卡片”来培养自己的好习惯。衣柜整理法和中长期目标，我也在逐步的摸索使用。希望可以快速的掌握，并见到成效。
　　
　　《小强升职记》推荐给你。有机会大家一起研究，讨论，共同成长。

GTDLife.cn在上一篇blog中为大家列举了关于情境的三个案例，让我们一起在分析中成长吧。

难道还不知道自己什么地方做什么事情吗？

以前我针对大家过于依赖GTD的流程反而降低自己效率的情况做过分析，虽然我们认为大脑应该保持“心如止水”的境界，所以我们去努力清空大脑，但是我们也不能矫枉过正，我们大脑处理某些事情所消耗的成本几乎是可以忽略不计的，我们应该利用这一点，就像你看到平静的湖面以为它是静止的，实际上，它没有停止过运动。

所以这位朋友就说了：“我看一眼清单，就知道什么事情该在哪种情境下做，比如说：

• 下午下班和XX买衣服
• 早晨9点前完成项目计划
• 给XXX回电话
• 下午2点开会
• 回复所有Email

这些任务，我只需要0.01秒就可以知道他们应该在哪种情境下做，我想我还不至于糊涂到在午睡时回复所有Email，而在公司去维修水龙头。

再说，按照GTDLife.cn告诉我们的“投资－回报”取舍法，我每写一个任务，多用3秒的时间写情境，任务越多，花得时间越多，而作为回报，只是帮助我节省了大脑的1秒钟？这显然划不来。”

我们每个人似乎都知道自己应该在什么地方做什么事情，这一点错都没有，但是，有一个问题是，你能保证在所有的条件下都能够迅速得知道吗？

让我们一起看一段影片：

”我是一个普通白领，使用GTD半年多时间了，感觉相当不错，你看，手上清单里已经有40个下一步行动了（一个忙碌得小兵），我只要focus在这些行动上面，那么就可以保证我在把一件正确得事情做正确。

但是我有个习惯，不喜欢用情境，所以我得下一步清单更像是古老得”TODO List“

电脑正在缓慢得进入Windows时，我已经在浏览我得清单了（以前这段时间我完全不知道自己该做些什么，而且很烦躁，感谢GTD让我知道利用好这碎片得时间）

遍历之后发现，至少有15件事情时需要在电脑上完成得，说‘至少’，是因为我还是不够确定，好吧，我承认我有些强迫症。

那么我如何让自己聚焦在这15个行动上呢？因为我完成一个行动之后还得再找一遍下一个在电脑上完成得行动，这样好辛苦，而且容易漏。

或许将他们前面全部打钩是个好办法。但是难道把要出门办得事情全部打星，书房做得事情全部打三角？

好乱！“

其实，关于情境得使用，主要取决于你清单上下一步行动数量得多少，它有一个”性价比“得问题，当你只有20个以下得行动时，那么情境就没有必要了，或者说，如果你得行动能大大方方的写在一页纸上，那么就不需要情境了，如果你的任务多于40个（这个阀值可以自己根据情况设置），那我建议你还是使用情境比较好。

1.我不会遗漏这个情境下应该做的事情

2.我可以很好的聚焦到这个情境里，我只需浏览这个情境需要做的事情即可

是否设置情境这个问题其实很好解决，根据20/40的方法就可以搞定，你知道关于情境最难的问题在哪里吗？

如何合理的设置情境？

首先，我认为情境是会调整的，可能是一个月，可能是两个月，不可能是一成不变的，即使你划分的再合理也是这样，这一点大家同意吗？？

如果说你不需要情境，那么很好，如果说你很不幸每天有超过40件的行动需要完成，那么我们就继续讨论“如何让你的情境更合理”的问题吧～

我会从交流圈里找出一些具体的案例进行分析。

如果大家有关于情境的任何问题，或者想要和我们分享你设置情境的经验，我们在交流圈等着你！

（交流圈的web访问因为众所周知的原因，不太稳定，大家直接将问题发到gtdlife@googlegroups.com我们就可以看到了，谢谢）

“情境”一词在我很早前的博文里就做过一些详细的解释：

可以这样理解Context：

1. 它是除了时间线的另外一个维度，就象你PC上的文件可以按照名称排序，也可以按照最后修改日期排序一样
2. 如果有些事情是必须在某个地方完成的，那么就需要建立一个Context清单，比如因为家里没有电脑，所以有些事情只能在办公室的电脑上完成，又或者“整理衣柜”之类的事情只能在家里完成。

最近和朋友们在一起交流的时候又把这个概念提了出来，他们普遍的观点是：情境没有用！

理由如下：

我难道还不知道自己什么地方做什么事情吗？

以前我针对大家过于依赖GTD的流程反而降低自己效率的情况做过分析，虽然我们认为大脑应该保持“心如止水”的境界，所以我们去努力清空大脑，但是我们也不能矫枉过正，我们大脑处理某些事情所消耗的成本几乎是可以忽略不计的，我们应该利用这一点，就像你看到平静的湖面以为它是静止的，实际上，它没有停止过运动。

所以这位朋友就说了：“我看一眼清单，就知道什么事情该在哪种情境下做，比如说：

• 下午下班和XX买衣服
• 早晨9点前完成项目计划
• 给XXX回电话
• 下午2点开会
• 回复所有Email

这些任务，我只需要0.01秒就可以知道他们应该在哪种情境下做，我想我还不至于糊涂到在午睡时回复所有Email，而在公司去维修水龙头。

再说，按照GTDLife.cn告诉我们的投资－回报取舍法，我每写一个任务，多用3秒的时间写情境，任务越多，花得时间越多，而作为回报，只是帮助我节省了大脑的1秒钟？这显然划不来。”

每次转换情境的时候都要遍历清单，好麻烦阿！

另一位朋友也在向我倾诉他的麻烦，“我觉得使用情境一点都不高效，第一，为每个任务写情境就是时间的浪费，第二，我的情境似乎是无限的，比如说，在办公室，在家，在厕所，在公车上，在电脑旁，在逛街。。。。等等等等，不但是无数个，并且还很容易重叠，比如，既在家又在电脑旁怎么办？总不能加两个情境吧？这样的成本消耗我宁愿不要。第三，每次情境转换的时候都要遍历一次清单，这是一件很麻烦的事情，比如说我从电脑旁离开，去坐地铁，那么我还要把清单拿出来从上到下看一遍，看看哪些事情是要在地铁上完成的，从地铁回到家，又要遍历一遍清单。这很麻烦。”

如果我按情境不同做不同的清单呢？

还有一位朋友的想法更有建设性，他提到“如果我按不同的情境做不同的清单呢？比如说，我把自己的清单分成5份，分别标记上@公司，@家，@地铁，@无聊，@电脑，我直接把这些清单放到情境里不就行了？我用统一的收集器，然后分别维护不同的清单，不管什么时候产生的任务，反正要在特定的情境才能完成，那么我就在那个情境的时候先写在情境清单上，然后再去做事，这样不是很好吗？如果你说这样维护起来不方便，那么我也可以把他们集中起来，随身携带，只不过在不同的情境打开不同的清单！这样可以吗？你说呢？”

这些都是关于情境不错的观点和思考，不过这次我想在我做出分析之前，先听听大家是怎么看待这些案例的，我希望能形成一种良好的氛围，深入思考，帮助我们共同成长。

你认同这些观点吗？欢迎来交流圈和我们讨论下。