这是来自于读者 大狗熊 得投稿，GTD在Mac和iphone上有很多得使用经验，让我们来看看他是如何在Mac系统上实现GTD得～
不知不觉，使用Macbook已经快三年，使用iPhone也快三年了。从第一次在GTDlife.cn了解了GTD的概念之后，也一直在整理整合自己适用的GTD系统。我的工作用电脑逃不了必须得用到PC，但生活里一般也就用自己的Macbook，而iPhone算是完美地可以和两个平台同步，不论你的iPhone是3G还是金属壳的初版iPhone。经过摸索（用过复杂的OMNIFOCUS，用过方便的TOODLEDO，也试过GOOGLE TASK等很多方式），我的GTD系统最终还是基本定型了。
总的说来，目前我的GTD系统有这几个特点：
1. 符合KISS(KEEP IT SIMPLE, STUPID)原则（其实也可以说是符合“奥卡姆剃刀”的原则），使用软件和工具都是越简洁越好，我个人觉得这应该是任何系统能够长久的第一个基本原则。越复杂的东西出问题的机率越大，而且也往往不易管理、查阅，更别说坚持使用了。我的GTD系统试用过很多工具，包括纸质的、电子的、网络的、单机的，最终发现不管是什么类别的工具，都必须符合“奥卡姆剃刀”原则。
2. 不论何时何地，随时可以进入工作和整理状态──我把这取名为”DIAA”标准:DO IT ANYTIME, ANYWHERE。可以这么说，不论你在什么地方，什么时间，你都可以很方便地使用你的GTD工具来进行工作。这么说吧，如果你突然想到一件事需要做，但时间和地点都不适合，无疑你的选择是将这件事放到“INBOX”里。如果你进入自己的INBOX需要5秒以上，那么你可以考虑换一个INBOX了。
3. 注意力应该集中在具体的工作和事项上，而不是如何记录和整理工作清单上。就像使用MAC时，你的绝大部分时间是花在“用”上，而使用PC，很多时候你的精力是花在更新杀毒软件、杀毒、重装系统上，这些事务上的精力花得越少越好。当然，学习和实践了GTD之后，我也发现，花上一定的时间来进行GTD类别、事项的梳理、分类和审阅是必须的，这就像是系紧我们的鞋带花上几分钟，可以让我们跑上几小时都不用担心鞋带的问题一样。关键是时间的比例，很多对GTD还未曾深入理解的朋友很容易进入到“为了整理而整理”的状态，我也曾经有过这样的状态，这其实已经脱离了GTD的精神。GTD的关键目的在于“提高产出率”，具体的方法只是通向这一目标的途径而已。
4. 可以方便地保存、同步、调用和更新，最好支持云运用，当然这不是一个绝对的标准。现在不提云运算似乎就有些跟不上潮流似的。但除非你24小时内手边有随时可以上网的设备，不然的话我倒觉得随时的GTD类信息更新并不是必须的，这样也反而会让使用者变得有焦虑感，变成了所谓的“GTD管理强迫症”。
5. 绝对支持MAC系统，这是必须的，一般也要求跨多平台可运用。
如果你看了上面这五条原则，觉得这样的原则也适用于自己，从而也对我的GTD解决方案感兴趣的话，请关注这个系列博文吧。如果有什么想要沟通和了解的问题，欢迎大家用留言或邮件的方式和我联系（bearbighouse@gmail.com）。
今天先从GTD最基本的功能─收集开始，进入Mac和iPhone的GTD应用分享。收集是GTD的第一个环节，自然也是一个极其重要的环节。我现在使用的INBOX实际上有几种形式，一是自己装在包里的纸质笔记本，二是iPhone上的备忘录和语音备忘录，三是Mac上的Mail软件。这三个足够搞定我的个人的收集工作。之前自己用过很多不同形式的INBOX了，为什么最后用了这样的三种INBOX形式呢？这就必须要提到我对我自己的INBOX的几个要求了。
我的INBOX应该符合这几个特点：
1. INBOX应该符合我在“前言”提到的DIAA原则（DO IT ANYTIME, ANYWHERE）。
要能做到对任何事务都能DIAA，必须也先梳理一下自己平时生活中所经常处于的场合。我平时一般有70%的时间在工作室和家的办公桌上办公，面前都放着自己的Macbook，这时在桌上的Macbook本身也就是我的INBOX。我大概有20%多一些的时间是在交通工具上，有时自己开车，有时坐公交车，这时iPhone就是最好用的INBOX了。用iPhone上的备忘录功能录入需要做的事情，单手就可以操作，公交车上很方便，如果是自己开车，通常用语音备忘录当然好得多，安全第一，安全第一嘛。另外有一些少量的时间，我可能是在一些地方坐着等客户、等朋友，iPhone的备忘录不适合梳理自己的思路，纸质的笔记本这是就是最好的选择。
2. INBOX之间应该可以方便地同步数据。
之前我用过iPhone端的Toodledo. 整理待办事倒是很方便. 但之后发现. 可能纯文本方式的inbox更适合我. iPhone的备忘录和Mail上的备忘录本就是自动同步. 而在纸质本子上记录的大多是脑图和其他零散信息. 一般我也会在有空时录入Mail的备忘录. iPhone的语音备忘录在每次和Macbook同步时. 我就在iTunes里将其整理后录入备忘录. 这样实际只需要两个软件Mail. iTunes. 我的inbox之间也就实现了很方便的同步.
3. INBOX也应该符合“奥卡姆剃刀”原则。
和很多gtd的初学者一样，我也曾走过将GTD系统精细复杂化的弯路。最夸张的时候我的GTD系统横跨PC、Mac、iPhone三大平台，以wifi为传输基础，光Inbox就有六七个（包含网络版）……当时觉得这样精致的GTD系统一定已经是很完美的，可以用一辈子的，结果呢？事实证明我当时的GTD倒是符合“28法则”了，只是顺序颠倒了一下：“用20%的时间来工作，却用了80%的时间来管理和维护我的GTD系统”。直接的后果就是我一个月内根本不想再G什么TD了。
后来发现，我当时的GTD系统. 和那个 生态玩具“蚂蚁世界”是一样的。“蚂蚁世界”是个可以自给自足的生态圈，你只需要把它放在阳光下，它就可以自己生成水、空气，甚至食物，供圈中的蚂蚁们生存。这是个相当精致的世界，但通常这个玩具都玩不长：就是因为它太精致，却也太脆弱了。GTD系统不需要精致，它本身就是一种生活方式，坚持一种生活的方式的根源，还是在于我们内心想要坚持的那种强大的信念，过于精致的系统会分散你的信念，一旦你有了“今天不想弄了，过几天再说吧！”的心态，那么你的系统离崩溃也不远了，哪怕它再精致，再完美，也是如此。
奥卡姆剃刀（Occam’s Razor, Ockham’s Razor），又称“奥坎的剃刀”，是由14世纪逻辑学家、圣方济各会修士奥卡姆的威廉（William of Occam，约1285年至1349年）提出，该原理可以归结为：若无必要，勿增实体。软件开发里的KISS原则（Keep it Simple, Stupid）应该也是直接受奥卡姆剃刀的影响。奥卡姆剃刀原则的精髓在于“果断地抛弃所有不必要的形式”。我的INBOX原先也有很多形式，后来根据自己的实际情况，运用了奥卡姆剃刀原则，现在已经是最简了。举个例子吧，突然接到工作电话，需要记录一些信息，我可以马上记在自己的笔记本上，收到邮件时发现有需要做的事情，我可以将其录入MAIL里的备忘录（以前我专门在邮箱上设置了一个INBOX，这也可以减掉）。甚至我在家和工作单位都没有准备专门的INBOX蓝子，因为个人的REFERENCE系统（资料管理系统）还算比较完善，相应资料都可以很快地进入我的REFERENCE系统，不必在INBOX里停留，这样其实实体的INBOX也就又少了一个。
我想，任何能够长期使用的GTD系统，它的INBOX也应该符合上面提到的三条原则。你可能会用iPhone端的OmniFocus，可能也会用我也曾用过的Toodledo，也可能用一个纸质杯子就搞定所有事务了，也希望能和在这方面有些心得的GTD同好们交流（邮箱：bearbighouse@gmail.com，或者直接在我的博客bearbig.cn留言），谢谢。
下一节，我想具体分享一下我是怎么使用我的INBOX的，具体的流程和形式是什么，敬请关注，谢谢。
继续，这一节深入分享一下我的INBOX的几种应用方式。
一、iphone 端的inbox
1. 系统自带的备忘录。这是我的iPhone端INBOX的主体。我在备忘录里建了一个名为@inbox的文本文档，一般有什么思路、想法、待办事项，都先存到这个文档里，包括这篇博文，其实大部分也是在去上班的路上用iPhone在@INBOX里写的。
之所以用备忘录作为INBOX，更多是因为我的待办清单也是在备忘录里，用iPhone管理很方便，用Mac同步管理也非常简单。我的待办事项清单是按情景分类的，之后的章节会详细分享。
2. 语音备忘录。这个在iPhone3.0系统里自带的功能很是方便，不过要用它用好了有个前提：你独处的时间最好多一点，不然对个电话在大办公室里讲思路，大家都会用看神经病的眼神看你。
我用语音备忘录用得也不多，因为觉得整理的时间成本有点高：你录了段十分钟的语音，至少还得用二十分钟的时间去整理。但有时你的思路想法比较活跃，而且手边也没有纸笔这样最快速的记录工具，那语音备忘录就算是刚好派上用场了。另外如果是开会或是培训时需要做记录，那么语音备忘录也会是个好帮手。其实我倒觉得，如果你是像David Allen那样日理万机的超级忙人，而且你有自己的助理或秘书，那么语音备忘录倒是太适合你了：“Maggie，昨晚和张总打球时谈到的合作思路，语音文件我发你邮箱了，中午前整理出要点文档给我吧！”哇咔咔咔，很帅啊！
在Mac平台同步语音备忘录也相当简单：将iPhone和Mac连接后打开iTunes，你录制的语音备忘录会自动显示在iTunes里，你可以直接在iTunes里整理。 如果需要的话，你还可以在Quicktime里剪辑一下，甚至是在Garageband里加点混响，加点背景音乐。（明天去哭求老板加薪：背景音乐二泉映月……）
3. 系统自带的照相机。很多时候手机相机是很实用的，可以拍资料，可以做笔记，当然还可以以发短信的伪装偷拍mm……
推荐的其他iPhone端INBOX选择
1. Toodledo的iphone端或是大家熟悉的RTM。我以前用一个名为todo的iPhone端appz，选择了用Toodledo同步，也很方便，推荐大家使用。
2. Evernote。iPhone上玩GTD怎能不用Evernote呢？Evernote当INBOX用，可以录音，可以文字录入，真的很方便。我是把Evernote主要当作知识管理系统在用，所以后面会详细讲讲我用Evernote的方法。
3. OmniFocus。这个重量级的GTD应用软件一直陪我学习GTD，它实在是很强，最后强得我都不敢用它了……对于在用Mac端的OmniFocus进行GTD管理的朋友们，iPhone端的OmniFocus算是一个很好的延伸，但对于没有使用Mac的朋友. OmniFocus可能不太适合你们。
二、纸质的inbox
我在07年买了本Ｍoleskine. 好像就是受了gtdlife的影响，嗯。买的是Calender booK，理说应该是最适合GTD的纸质工具了，可我用下来却很是不顺手，仅仅坚持了一个月不到，又用回了我原来的本本……啊！一百多块呐！后来我发现了原因：我是搞策划和设计的，有很多时候我的一些想法和草图，需要在本子上记录，有时我也需要在本子上记录一些信息，或者是一些想法，这样的话，最适合我的其实是一本纯空白的本子。本子上我按日期记录东西，所有记录的东西都会有个INDEX，哪怕是随手记下的某人的电话，我也会用@i的方式来表示这是个information，如果是创意类的想法，那么我会写上@idea，如果是开会的记录的话，我会写上@meeting，如果是摘抄的有意思的资料，我会写上@note。嗯，通过每周回顾，这些资料都可以盘活，而不像以前的很多笔记内容，记完以后本子一扔，什么都不知道了。在后面关于整理分类的内容里，我也会把我如何整理分类的方式和大家分享。
记录内容
我的本子作为INBOX用时，主要记录一些思维跳跃比较快的东西，比如某个计划的脑图，或者是一些设计方面的草图。谁都不能否认，纸和笔的确是最快的思维记录工具，毕竟我们学用这两件工具学了十几年了。通常对于比较重要的东西，我会对本子上的内容再次整理，电子化，便于以后查询。
纸质本子使用建议
个人建议纸质本子尽量选择纯空白的，尺寸也别太大，至少放随身背的背包里没问题。装订一定要牢，如果可能的话纸张颜色最好是淡黄色，比较保护视力。我个人倾向于牛皮纸材质的本子。
纸质本子最好的分类方式是按日期顺排，但所有内容都有一套标签来标注，这样管理起来也很方便。如果你的周回顾也做得很到位的话，本子上的好东西可以很好地变成自己随时可以查找的资料。
这是我在西藏记下的六世达赖的情诗，如果用Moleskine的话，这样的内容很难在本子上记下吧。
这是我家装修时自己规划的房间设计草稿，这东西只可能画在纸质本子上的。
这是我制订个人培训师计划时在本子上记录的脑图，这样的应用在纸质本子上最方便。
三、Mac端的INBOX。
在Mac端，我的Inbox就比较简单，就只有一个Mail软件自带的备忘录而已。其实这和iPhone的备忘录是一个，只是通过了Mail来同步而已。因为对我来说，Mac更多是用来整理、分析、归类和进行具体的工作的，它上面的Inbox只需要有一个纯文本的就足够了。
我的备忘录版INBOX和待办事项清单是放在一起的，一共有这么几项：
@HOME──在家里的待办清单
@BILL──记账的待办清单
@INCUBATE──待处理（孵化）的待办清单
@SOMEDAY──将来某时的待办清单
@OFFICE──工作室的待办清单
@LAPTOP──笔记本的待办清单
@READ──阅读的待办清单
@WRITE──待写下，记下的的待办清单
@MEETING──会谈，交流的待办清单
@WAIT──等待某件事或某人的答复的待办清单
@ERRAND──外出的待办清单
@PHONE──电话的待办清单
@PROJECT──重要项目的待办清单
当然，还有最重要的@INBOX，收件框，呵呵。
MAC端的其他INBOX选择：
1. iGTD。虽然界面简洁，但应该也很好用（虽然我没用过）
2. OmniFocus。如果你向往一个类似OUTLOOK却异常强大的专业GTD软件，那么一定是OmniFocus莫属。
3. 大镖客Yojimbo。一个基于Mac端的类似Evernote的软件，作为GTD的管理也很好用，我原来也用过一段时间。可惜，自从Evernote横空出世，大镖客也搞不定大象了……
4. Journler。这是一款类似日记本类型的软件，如果你用它来做INBOX，也不是不可以，毕竟这款软件里也有常用的Tag功能和方便的邮件功能。我以前有几个月就用它来做周回顾，然后再把周回顾发邮件给自己……直到有一天我忽然发现自己这样完全是在折腾……
5. MAC OS系统自带的Widget里的便笺薄。这也挺好用，也不用在不同的软件中切换。
6. 直接用Google Task! 如果你的Mac总是在网络环境里，这当然也是个好方法！
7. 用Evernote！这应该是很多朋友们的选择。但对于我来说，Evernote更多是个知识管理系统，嗯，INBOX不是很适合。
不好意思，说话有点像鸡皮老头，只是INBOX就拉拉杂杂地说那么多，真是的。其实写这个系列文章，更多也是想真正系统地整理一下自己的GTD思路，为了更有效的GTD，更轻松更无压力的生活而努力了。可能之后在写的过程中还会有些啰啰嗦嗦的感受。关于INBOX的分享就结束了。下一节，我想聊聊关于MAC和IPHONE应用方面的整理和分类，这应该是MAC端软件的强项吧！在阅读时如果有什么想法，欢迎随时和我沟通！
我的博客：熊出没设计 http://bearbig.cn 欢迎大家随时骚扰！
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