Bonsai是GTDLife一直在用的清单管理和项目分解软件，曾经做过详细的介绍：

• Palm GTD 工具 Bonsai介绍一
• Palm GTD工具 bonsai介绍 二
• Palm GTD工具 bonsai介绍 三
• Palm GTD工具 bonsai介绍 四
• Palm GTD工具 bonsai介绍 五
• Bonsai的过滤器使用

Back2Bonsai在palm上的版本是Bonsai与Todo、日程表、记事本之间互相链接的利器，但是因为GTDLife.cn没有在桌面端做收集的习惯，所以没有研究过Bonsai与Outlook的结合，交流圈里的chubing.zhang贴出了他对这方面的研究成果，当然，bonsai和outlook之间的沟通也是靠Back2Bonsai。

back2bonsai如何在windows下配合outlook使用的文章比较少，自己研究了一下，把心
得写在这。

back2bonsai的安装，英文的直接从手册上贴下来。
Install the macro
· Hit Alt+F11 from within MS Outlook to open a MS Visual Basic window.
· Right click on the Project icon in the Project Explorer window and select Import File from the context menu.
· Navigate to the Bonsai installation directory and select "Back2Bonsai.bas".
· If Bonsai was not installed in the default folder under Program Files, then edit the Launch Bonsai function in the module and change the path to the actual installation folder.
· Save the project (click save icon) and close the Visual Basic editor.
Create a toolbar button
· Right-click on the MS Outlook toolbar and select Customize from context menu to display the Customize dialog.
· Select 'Macros' in the Categories list.
· Click and drag the 'DoBonsai' macro from the commands list to the MS Outlook toolbar.
· Before closing the Customize dialog, right-click on the 'DoBonsai' button on the MS Outlook toolbar to display the context menu.
· Find the Name entry on the menu and change the button name to Back2Bonsai.
· Optionally, the icon can be changed using the same context menu.
· Close the Customize dialog.
简单说明一下步骤：
1、载入脚本文件：outlook下ALT+F11，左边的project窗口中右键点引入文件(improt
file)，选择bonsai文件夹下的Back2Bonsai.bas，保存，关闭。
2、窗口工具栏中建立按钮，右键自定义，将project1.DoBonsai拖到工具栏上，同时可
以使用右键菜单修改按钮的名称与图标。

back2bonsai在outlook下能够正常运行的三个条件：
1、与outlook版本有关，2003版本默认安全级别为高，不会执行来历不明的脚本。建议
将安全级设置为中级，这样运行时会弹出提示框，提示是否执行。
操作：tools->macro->security。操作后需要重起outlook程序。
2、与bonsai安装路径有关。如果没有采用默认路径安装，需要修改脚本，否则无法正
常运行。
操作：ALT+F11，找到Private Sub LaunchBonsai(TagNum As String)过程下的：
WSHShell.Run """%ProgramFiles%\Natara\Bonsai\Bonsai.exe"" /LinkTag:" & TagNum, 5, False
修改为：（我的安装路径在D盘下）
WSHShell.Run """D:\Program Files\Natara\Bonsai\Bonsai.exe"" /LinkTag:" & TagNum, 5, False
保存，退出。
3、tag。桌面版的bonsai无法将每个task直接导出为outlook中的task。如果在bonsai
桌面端使用了link with todo(CTRL+L)，则需要与palm同步两次，outlook中才能出
现。
手册中原文：
Note: Changes made on the desktop to an item linked with a To Do require 2 synchronizations before they appear in the desktop PIM application.  On the first synchronization the changes are propagated to the handheld To Do database.  On the second synchronization the changes are propagated to the desktop PIM application by the PIM HotSync Manager conduits.
所以我通常的做法是，将project同步到palm中，使用palm有选择的将task连接到todo
下，然后将todo同步回outlook。也属无奈之举，没有找到更好的办法。这样在outlook
下选中该task，点击back2bonsai按钮就可以自动开启bonsai，并且跳转到相应的
task。

不久前，GTDLife在交流圈里给读者留下了这样的一个问题：

GTDLife问读者：我们要朴素化自己的GTD系统，就需要精简自己的清单数量。

问题来了：除了“下一步清单”是必须的，还有哪个清单是我们所必需的？

希望大家多多交流，共同成长～～

这个问题得到了大家踊跃的回应，先在这里谢谢大家了。大家如果有什么有意思的话题也可以在交流圈发布哦，让我们一起在交流中成长吧。

这是《重新认识我们的清单》系列文字的一篇～

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• 在“什么是清单？你需要数字清单还是实物清单？” 里我们讨论了清单的根本问题“什么是清单”，以及清单的形式问题“数字清单还是实物清单”
• 在“精简清单的切入点。”里我们研究了精简清单的思路。
• 在“精简清单方法及实例1 ”里我们分享了一种简约的清单系统

今天将继续和大家分享另外一种简约的清单系统：漏斗式清单系统

主要工具为：Bonsai

主要方法为：“设置标签+过滤器”

主要原则为：合理的利用bonsai自带的强大过滤器功能将清单融合在一起，实现“一张大清单”的管理方式。

就像GTDLife在“精简清单的切入点。”里提到的那样：清单如果太个性化就容易混淆，而如果使用经典的清单分类，又过于繁琐。

清单太个性化

比如说：

• “公交车清单”---  专门在公交车上阅读的清单
• “女友清单”  ---  答应女友要做的事情
• “无聊时清单”  ---  在无事可做是要做的事情
• “厕所清单” ---  在如厕时阅读的清单

这里面存在两个问题：

1.同时维护这么多的清单会造成效率低下

处理一个stuff你可能会产生犹豫：“看《三国志》的电子书这件事情好像既属于公交车清单，又属于无聊时清单，到底应该放到哪个清单里呢？”这就是我前面提到的耦合问题。

2.降低清单的可跟踪性

假如你选择了折中方案，将“看《三国志》的电子书”同时放入了两个清单，虽然解决了选择清单的问题，但是有没有想过，如果这件事情做完了，难道还要分别在两个清单里将他们分别划掉？？这样下去我们的清单系统就会一塌糊涂。

解决方案：参考时下流行的tag方式，进行“tag式清单录入”，并且利用bonsai的过滤器功能进行检视工作。

什么是“tag式清单录入”呢？举个简单的例子就清楚了，还是拿上面“公交车清单”和“无聊时清单”来说事，在处理“看《三国志》的电子书”这个stuff的时候，我们可以将它分别放入“公交车清单”和“无聊时清单”，因为这件事情在“公交车”上和“无聊时”都可以做，所以这样的处理是合乎逻辑的。

ok，你现在非常的无聊，这时候你拿出bonsai，点击“无聊时清单”的过滤器，这时候会显示出你可以“看《三国志》的电子书”，同样，你在公交车上的时候也可以找到这件stuff，这样你公交车上就有事做了。

当这件事完成的时候，你从任何一个清单来看，他都是完成状态。具体的图文设置方法将在后面的日志中放出，感谢支持。

经典清单太繁琐

GTDLife认为DavidAllen的清单系统之所以对我们来说过于繁琐是因为我们所承受的压力和他预计的并不一致，当然这仅仅是对一部分朋友而言（每天邮件少于50封，每天的stuff少于20件，每天的日程表常常排不满）。

举个例子来说，我们在购车的时候需要考虑自己的用途以及自己的承受能力，比如说如果是一位探险队成员的话，或许需要一辆能抵御恶劣环境的越野车，如果家和公司距离比较远的话，或许需要考虑一下车辆的耗油指标，DavidAllen的清单系统就像是一台经典的沃尔沃轿车，我们虽然非常赞叹，也非常认可，但是我们可能买不起，也有可能并不需要，就像我这种情况，家和公司只有两站路，最多一辆自行车就搞定。

所以GTDLife认为：经典的清单系统虽然很好，但是我们要将他改造的更适合自己。

                                                                                                        --GTDLife

其实GTDLife认为，对于一般人来说只需要两个清单就足够了：

• 任务清单
• 下一步清单

“任务清单”充当孵化器和暂存器，用“下一步清单”指挥我们的日常工作，就这么简单。

• 一个“工作”清单
• 记录在日程表的行动和信息
• 各种“下一步行动”清单
• 一个“等待”清单
• 一个“将来某时/也许”清单

David Allen提到的这么多清单其实就可以分为三个类别：待孵化、将执行、暂存储

待孵化：指还没有开始做的事情。

将执行：指“下一步行动”。

暂存储：指正在操作中的事情。

虽然分为三个类别，但是我们两个清单就够了：任务清单，下一步清单

我们可以用下图表示：

具体在bonsai的设置方法将在后面的blog中介绍，敬请期待。～

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这是GTDLife发布的《重新认识我们的清单》系列文章～

现有几个问题需要大家的帮助：

1.关于我们的清单大家还有什么想要知道的，或者希望GTDLife和大家一起分析的？
2.对于已经发表的《重新认识我们的清单》在写作方式上和内容上有什么建议？？
3.如果这个系列的内容对您有一点点启发的话，希望在自己的blog上写出来（一定要写
出来才会深刻）
4.如果大家觉得《重新认识我们的清单》哪篇文字写得不错的话，请在抓虾或者鲜果上
推荐，这样就为GTDLife的成长提供了很大的帮助，多谢～

GTD是一种生活方式，重要的是理念和体系，工具只是一种配合

--GTDLife

Remember the Milk (基于页面)

非常流行的基于页面的GTD系统，以至于很多朋友因为在《推荐四个在线任务管理网站》里没有提到他给我发来email询问，呵呵～～原因是我一直把Remember the Milk当作一个完整的GTD系统，而那篇文章里介绍的只是“任务管理网站”，呵呵～

Remember the Milk的特点其实就是“基于页面”的特点：

• 只要有网络，可以随时随地使用。
• 方便的和Gmail，Google calendar进行同步

关于他的使用，可以参看这篇文章。本来想翻译，但是觉得没有必要，RTM还是比较容易上手的，呵呵～

GTDLife曾将他评为“最著名的WebGTD工具：rememberthemilk”

Microsoft Outlook (Windows桌面工具)

outlook应该是我们接触最早的邮件管理软件～但是很诧异的是在xp之前的版本中，日程管理功能竟然是出奇的差～其实到现在他也没有好到哪去，否则也不会有add-ins的出现.下面这三款插件是GTDer经常使用的：

• Jello.Dashboard
• GTD Outlook Add-in
• Outlook and OneNote

可以说配上这三门火炮的outlook才能称之为一个像样的“GTD应用软件”

ThinkingRock (Windows/Mac/Linux桌面工具)

ThinkingRock是GTDLife开始一直推荐的GTD工具，但是后来为什么不推荐了呢？原因如下：

• 流程过于标准化，操作起来比较繁琐，适合严格意义上的GTD，不能做任何的朴素化处理
• 事实证明，大多数的GTDer都经历了这样一个过程“见到ThinkingRock的时候非常兴奋，终于找到了。慢慢的就觉得这样的软件好复杂，好古板。用起来好累，算了，放弃吧～”。

但是，ThinkingRock仍然是GTD入门者必须使用的一个工具，因为这个工具能够帮助我们更好的理解GTD流程～

所以，GTDLife建议：刚入门的GTDer一定要使用ThinkingRock，已经比较熟练的GTDer最好不要使用ThinkingRock。

Bonsai(Windows 桌面工具)

一直关注GTDLife.cn的朋友一定不会对Bonsai陌生，这是我在blog上向大家经常推荐的软件之一，他是一种Outline式的软件，可以让你对自己的项目，对自己的任务一目了然，并且可以通过back2bonsai插件，以及自带的过滤器功能，实现很多“高阶”的应用，到目前为止，我用起来都非常的顺手～

最近正在和大家探讨的《重新认识我们的清单》系列，就使用bonsai作为操作的工具。

笔和纸

任何时候我们都不能忘记笔纸，即使我们有再先进的工具。就像我们的输入法不论多么的方便，快捷，我们仍然不能放弃用手写字～任何的工具都是对笔纸的模仿，千万不要弃本逐末。

这是GTDLife认为最好的GTD应用软件，你们还有什么推荐的？？来交流圈谈谈吧～

参考：http://lifehacker.com/378062/five-best-gtd-applications

请参与GTDLife关于“你最喜欢的GTD应用”的投票～在GTDLife的右上方～～多谢~