这是来自于读者hhw的投稿，他对Outlook有着自己的经验。如果大家在使用OUTLOOK进行GTD方面有自己的方法的话，欢迎投稿：zouxin2000$163.com

分使用Outlook的Task模块进行GTD的安排。

平时可以使用笔记本或者卡片构筑自己的Inbox，不要太多渠道，我一般使用一个本子、以及email的Inbox作为自己的Inboxes。每天下班的时候卸载Inboxes到Task里面。

卸载分为两步：建立Task和设置Task。

可以一次把Inboxes里面的所有内容先建立Task，然后一个一个设置。或者卸载一个设置一个，按照自己的习惯来做，反正每次的最终结果是Inbox保持清空，以及每个Task都设置完全。
一、建立Task

注意：建立Task的时候，应该使用Category来区分Task的类别，这个类别可以是项目，或者是环境，或者Reference/Someday等等。你也可以将没有设置的Task就归类为Someday的。如下图：

二、设置Task

打开具体的Task，是可以设置很多内容的，首先当然是标题和内容，可以插入图片、相关邮件等等。

Outlook的Task设置的时候，可以通过拖拉，设置任务的开始日期和结束日期。

具体设置一个Task，要注意几个要点：
1、细分子任务：一定要按照1小时左右的工作量来细分任务，如果有交付时间要求，写上要求交付日期和时间。 甚至像后文介绍的那样，使用Calendar安排好日程；
2、重视提醒：提醒功能可以任务是一个任务的开始信号，通过snoop来逐次推移任务提醒，直到完全完成；
3、优先级：可以帮助你安排并行任务的执行次序。

三、使用Calendar

有些任务的子任务，需要规定时间地点完成的，可以通过Calendar设置指定日期和时间，或者作为某日的Boss Task，就是必须完成的任务，设置在All day event里面。

GTD的主旨是随时收集任务、分析细分任务到易执行的子任务，然后按照优先级逐个击破。 整个过程的提醒不断，也可以看到并行任务的状况。

Happy GTD !

如果您有什么关于在OUTLOOK上使用GTD的经验，可以和我联系，与大家一起分享，谢谢。

在《搞定GTD，从入门到精通》这个系列的开始就提到了，这个系列将是：

1. 读者想了解什么，我就去研究什么，就和大家分享什么，也希望大家能把自己的经验通过GTDLife.cn的平台和大家一起分享。
2. 以工具为线索，让大家迅速上手，在实践中不断优化。
3. 复杂的理论放在一边。

那么从这一篇开始，GTDLife.cn和大家一起体验OUTLOOK带来的GTD魅力。

OUTLOOK是最受欢迎的GTD工具之一，起码在GTDLife.cn对1221名读者的调查中是这样。

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OUTLOOK为什么被大多数人接受

据我所知，OUTLOOK成为最受欢迎的GTD工具原因有下面几个：

• 被捆绑于绝大多数人使用的操作系统上。
• 很多公司都是用电子邮件作为日常沟通、交流、布置任务的工具。
• OUTLOOK作为一个个人管理工具来说功能相当完善，通讯录、任务、日程表、便签、网络会议、邮件。
• 他有超强的组织、过滤、规则、管理功能
• 他支持很多很棒的插件，有轻松备份文件夹的、有支持无线备份的、还有超强的Xobni插件。
• 关于GTD的插件也有很多：Outlook on the desktop、Jello.Dashboard、GTD Outlook Add-in

让我们从头学起

到这里，可能有些朋友会说：“不是已经有那么多插件了吗？可以直接按照GTD的方法使用了，为什么还要从头学起？”

很多GTD的插件都类似于一种“批处理”，把我们对GTD的需求进行了打包处理，因此你可以很快入门的去使用它，但是这里面也有个问题，当你吃“速食快餐”的时候，你很难根据自己的需求去定制，况且，我们的GTD方法和流程又是不断修改的，所以就像我对THINKINGROCK使用者的建议那样：入门不错、优化很难。

提升效率的第一步

我走路的速度一向很快，我认为这既符合“快走慢跑”的养生规则，也能够替我节省不少时间，不要小看了每天节省下里的五分钟，可以做很多事情，我使用软件的时候也一样，常用软件尤其如此，比如说Firefox，比如说Windows，比如说OUTLOOK，快捷键能帮助我们积累起一点一滴的时间，所以，在我们进行OUTLOOK的学习时，先来认识一下它的快捷键：

切换到邮件 CTRL + 1
切换到日历 CTRL + 2
切换到通讯录 Ctrl + 3
切换到任务 Ctrl + 4
切换到笔记 Ctrl + 5
新建约会 CTRL+SHIFT+A
新建联系人 CTRL+SHIFT+C
新建日志项 CTRL+SHIFT+J
新建会议 CTRL+SHIFT+Q
新建信件 CTRL+SHIFT+M
新建笔记 CTRL+SHIFT+N
新建任务 CTRL + SHIFT + K
拼写检查 F7
转发信件 CTRL + F
搜索 F4
切换到收件箱 CTRL+SHIFT+I
切换到发件箱 CTRL+SHIFT+O
发送 Alt + S
回信 Ctrl + SHIFT + R
收信 CTRL+M or F9
写信 CTRL + N
打开信件 CTRL + O
标为已读 CTRL + Q

这是一篇来自于“大家都叫我老杨”的投稿，您可以通过下面的方式联系到他：

Email/Gtalk/MSN
linchang.yang[at]gmail[dot]com

Outlook on the desktop（下称ootd）是Outlook的一个很好的插件，能够把Outlook的内容集中到桌面上来显示，免去在Outlook里面切换来切换去的麻烦。如下图所示：

    在安装了之后，任务栏会出现一个日历的样子

    双击这个日历就可以隐藏/显示桌面的Outlook项目（所谓Outlook项目，就是指Outlook里面的各个功能模块，比如邮件/日程/任务等）。大家看第一幅图，可以看到我有三个Outlook项目在桌面上，分别是左边的日历（其实是时间日志，timelog），右上方的任务和右下方的GTD-INBOX。

    右击日历会出现ootd的设置菜单。

   在设置菜单里面，第一个分隔符之前的是Add Instance，也就是添加一个Outlook项目，在第一和第二个分隔符之间的是你目前正在使用的Outlook项目。下面的选项就很简单了，分别是要不要开机启动，显示/隐藏桌面项目，关于和退出。

    如果你是第一次使用，它好像是有默认的日志和任务两个项目。为了教程的完整，我们从新建一个Outlook项目开始，点击Add Instance

    先输入项目名字

    然后桌面就会显示一个项目，如下图（我隐藏了其他的项目）

    我们接下来对这个项目进行设置，右击ootd图标，选中我们刚才新建的Test项目

    在菜单里面，我们可以看到有选择目录的菜单，另外在下面有几个内置的项目，分别是日程/联系人/邮件收件箱/便签/任务，还可以选择重命名项目的名称，同时可以只对这个项目进行设置，也可以隐藏这个项目甚至删除这个项目。

    我们选择Select Folder，这时候就会出现电脑中Outlook的文件夹来给我们选择

    我选择日历下面的“校园信息”，点击确定，回到桌面，可以看到这个时候Test项目的内容已经改变

    接下来我们在ootd设置菜单-Test-Preference中设置这个项目的显示属性

    可以调整透明度、位置（position,不知道为什么不齐），宽度和高度，设置好了点那个O（就是OK）就可以了。

    关于ootd的使用方法，其实就是这么简单。但是有时候，显示会出现一点问题，特别是你的项目是任务或者日程。

    这里我要猜一下ootd的工作显示原理：我猜想在数据上，ootd和outlook是双向的，也就是说你在ootd里面添加、修改或者删除的不管是日程还是任务或者是便签，确实是保存在outlook里面的的，这可以从你没有显式的调用outlook却能在任务管理器里面看到OUTLOOK.EXE猜出来。（这也导致一个问题，关掉ootd了之后OUTLOOK.EXE不会自己结束）

    但是在显示上，ootd只能显示你outlook当前的视图设置，或者这么说，显示格式的修改，只能从outlook到ootd，在ootd中的任何关于显示的设置都不会作用于outlook。也就是说，你在ootd中显示的设置在下次ootd重启的时候是不会被载入的。

    我们可以做一个实验，大家看到我的任务项，里面只有三列：重要度、任务主题和完成情况

    那现在我在outlook里面，进入任务，把视图改为“本周”（上一讲说过了这个视图的用处），然后重启一下ootd。果然，ootd里面的任务视图改为了“本周”

    但是如果我们在ootd里面修改视图，它重启之后是没有用的，你可以试一试在ootd里面删掉一列，然后再重启一下ootd，仍然是原来的样子。推而广之，如果你在ootd里面设置日程或者任务的自动格式，也是没有用的，下次再打开就看不见了。

    如果你ootd中的日程变成这个样子，千万不要惊慌，只要打开outlook中对应的日程（最好在文件夹那改而不是在日程项里面改），将视图还原为“天/周/月”就可以了

    怎么样，ootd还是挺好用的吧，期待大家发掘更多的功能。另外推荐的一个插件xobni，是邮件管理使用的，没有什么技巧就不作专门说明了，大家随便google一下就好。

Bonsai是GTDLife一直在用的清单管理和项目分解软件，曾经做过详细的介绍：

• Palm GTD 工具 Bonsai介绍一
• Palm GTD工具 bonsai介绍 二
• Palm GTD工具 bonsai介绍 三
• Palm GTD工具 bonsai介绍 四
• Palm GTD工具 bonsai介绍 五
• Bonsai的过滤器使用

Back2Bonsai在palm上的版本是Bonsai与Todo、日程表、记事本之间互相链接的利器，但是因为GTDLife.cn没有在桌面端做收集的习惯，所以没有研究过Bonsai与Outlook的结合，交流圈里的chubing.zhang贴出了他对这方面的研究成果，当然，bonsai和outlook之间的沟通也是靠Back2Bonsai。

back2bonsai如何在windows下配合outlook使用的文章比较少，自己研究了一下，把心
得写在这。

back2bonsai的安装，英文的直接从手册上贴下来。
Install the macro
· Hit Alt+F11 from within MS Outlook to open a MS Visual Basic window.
· Right click on the Project icon in the Project Explorer window and select Import File from the context menu.
· Navigate to the Bonsai installation directory and select "Back2Bonsai.bas".
· If Bonsai was not installed in the default folder under Program Files, then edit the Launch Bonsai function in the module and change the path to the actual installation folder.
· Save the project (click save icon) and close the Visual Basic editor.
Create a toolbar button
· Right-click on the MS Outlook toolbar and select Customize from context menu to display the Customize dialog.
· Select 'Macros' in the Categories list.
· Click and drag the 'DoBonsai' macro from the commands list to the MS Outlook toolbar.
· Before closing the Customize dialog, right-click on the 'DoBonsai' button on the MS Outlook toolbar to display the context menu.
· Find the Name entry on the menu and change the button name to Back2Bonsai.
· Optionally, the icon can be changed using the same context menu.
· Close the Customize dialog.
简单说明一下步骤：
1、载入脚本文件：outlook下ALT+F11，左边的project窗口中右键点引入文件(improt
file)，选择bonsai文件夹下的Back2Bonsai.bas，保存，关闭。
2、窗口工具栏中建立按钮，右键自定义，将project1.DoBonsai拖到工具栏上，同时可
以使用右键菜单修改按钮的名称与图标。

back2bonsai在outlook下能够正常运行的三个条件：
1、与outlook版本有关，2003版本默认安全级别为高，不会执行来历不明的脚本。建议
将安全级设置为中级，这样运行时会弹出提示框，提示是否执行。
操作：tools->macro->security。操作后需要重起outlook程序。
2、与bonsai安装路径有关。如果没有采用默认路径安装，需要修改脚本，否则无法正
常运行。
操作：ALT+F11，找到Private Sub LaunchBonsai(TagNum As String)过程下的：
WSHShell.Run """%ProgramFiles%\Natara\Bonsai\Bonsai.exe"" /LinkTag:" & TagNum, 5, False
修改为：（我的安装路径在D盘下）
WSHShell.Run """D:\Program Files\Natara\Bonsai\Bonsai.exe"" /LinkTag:" & TagNum, 5, False
保存，退出。
3、tag。桌面版的bonsai无法将每个task直接导出为outlook中的task。如果在bonsai
桌面端使用了link with todo(CTRL+L)，则需要与palm同步两次，outlook中才能出
现。
手册中原文：
Note: Changes made on the desktop to an item linked with a To Do require 2 synchronizations before they appear in the desktop PIM application.  On the first synchronization the changes are propagated to the handheld To Do database.  On the second synchronization the changes are propagated to the desktop PIM application by the PIM HotSync Manager conduits.
所以我通常的做法是，将project同步到palm中，使用palm有选择的将task连接到todo
下，然后将todo同步回outlook。也属无奈之举，没有找到更好的办法。这样在outlook
下选中该task，点击back2bonsai按钮就可以自动开启bonsai，并且跳转到相应的
task。

前几天我在blog上写了篇《五个最佳的GTD应用软件》，并且做了一个投票调查，发现outlook的支持者人数在所有软件里排第一位（不算笔纸）。

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截至2008年4月18日

因此GTDLife在这里放出GTD Outlook Add-in 下载，以及解除限制方法。

请在这里下载GTD Outlook Add-in 30天试用版本

解除限制的方法其实很简单：

在你开始安装之前将你的系统时间改到2050年或者任何一个你想要的年份。（当然要尽量往后改，这样才能延长试用期）

我这里提供这个方法仅供学习GTD Outlook Add-in 所用，请在试用结束后自行删除，谢谢～

ps:觉得自己有点不厚道～